2014_CBS_04737 - Project digitale handtekening milieuvergunningen - Collegiale brief - Goedkeuring

De stad Antwerpen werkt aan een doorgedreven digitalisering en wenst in de toekomst het papiergebruik zo sterk mogelijk te verminderen. Hierbij wil men gebruik maken van digitale vergunningen zoals beslist op 18 april 2012 door het managementteam (jaarnummer 123).

Het Besluit van de Vlaamse Executieve van 6 februari 1991 houdende vaststelling van het Vlaams reglement betreffende de milieuvergunning (titel I van het VLAREM, hierna: “VLAREM I”) maakt gebruik van de termen “eensluidend afschrift” en “voor eensluidend verklaard afschrift” waarbij nergens een definitie van deze termen voorkomt. Dit belet momenteel om een aantal handtekeningen af te schaffen en zo de doorlooptijd voor het afleveren van de milieuvergunning in te korten.

Bij Besluit van de Vlaamse regering van 23 april 2004 tot afschaffing van de verplichting tot het voorleggen van een eensluidend verklaard afschrift werd in verschillende Vlaamse regelgevingen het “eensluidend verklaard afschrift” vervangen door een “kopie”.

Zo wijzigde artikel 3 van dit besluit ook VLAREM I, maar het “voor eensluidend verklaard afschrift” werd alleen vervangen door “kopie” in enkele artikelen:

• art. 15, § 1: De exploitant mag een kopie van het veiligheidsrapport bij de aanvraag voegen.
• art. 49, § 2, al. 2, 1°: De beroepstermijn loopt in bepaalde gevallen vanaf overzenden van een kopie van de vergunningsbeslissing.
• art. 51, § 2, al. 2, 1°; art. 54, § 2, al. 2 en art. 55, § 2, al. 2: Een kopie van het attest van aanplakking ofwel verzending moet door de beroepsindiener bij zijn beroepsschrift worden gevoegd.

De termen “eensluidend afschrift” en “voor eensluidend verklaard afschrift” werden echter niet vervangen in andere artikels van VLAREM I. Hierna volgt een overzicht van de artikelen op basis waarvan de gemeente een ”eensluidend afschrift” of “voor eensluidend verklaard afschrift” moet afleveren:

• art. 4, § 2, al. 3 met betrekking tot aktename klasse 3, rubrieken 9.3-9.8 of subrubriek 28.2: Een “voor eensluidend verklaard afschrift” hiervan moet worden gestuurd naar Vlaamse Landmaatschappij.
• art. 30, § 6, al. 3 met betrekking tot mededeling verlening bouwvergunning door exploitant aan milieuvergunningsverlenende overheid: De milieuvergunningsverlenende overheid moet een “eensluidend afschrift” overmaken aan bepaalde instranties.
• art. 31, § 3, al. 2 met betrekking tot attest aanplakking/verzending: Een “voor eensluidend verklaard afschrift” van het attest moet worden bezorgd aan de beroepsgerechtigden die erom vragen
• art. 36, al. 1, 5°, b) met betrekking tot vergunningsbeslissing: De vergunningverlenende overheid moet een “voor eensluidend verklaard afschrift” hiervan sturen aan de exploitant en verschillende instanties.
• art. 37, §1, a) met betrekking tot de verlenging van beslissingstermijn: De vergunningverlenende overheid moet een “voor eensluidend verklaard afschrift” van de verlengingsbeslissing worden overgemaakt aan de vergunningsaanvrager.
• art. 47, § 2, al. 1, 2° met betrekking tot processen-verbaal van vaststelling van overtredingen in het kader van volledige of gedeeltelijke schorsing of opheffing van milieuvergunning: De burgemeester moet een “voor eensluidend verklaard afschrift” overmaken.

Het gaat hier telkens om een document dat de overheid moet kopiëren en doorsturen naar iemand anders. Wanneer de burger daarentegen iets moet kopiëren, volstaat een gewone kopie en is de last van de “eensluidende afschriften” ofwel “voor eensluidend verklaarde afschriften” verdwenen. Maar wanneer de overheid documenten voor een derde (burger, rechtspersoon, ...) moet kopiëren, werden de “eensluidende afschriften” ofwel “voor eensluidend verklaarde afschriften” in de wetgeving behouden. Voor eensluidend tekenen lijkt achterhaald voor een document waarvoor een kopie ook ruim voldoende is. De stad Antwerpen werkt aan een doorgedreven digitalisering en wenst in de toekomst de papiervracht zo sterk mogelijk te verminderen. De onbestaande definitie van “eensluidende afschriften” en ”voor eensluidend verklaard afschriften” maakt het onmogelijk om een aantal handtekeningen af te schaffen en zo de doorlooptijd voor het afleveren van de milieuvergunning in te korten. Wachten op de omgevingsvergunning en de uitvoeringsbesluiten van de omgevingsvergunning is moeilijk en biedt misschien ook geen oplossing gezien de aanpassing naar het digitale werken zich nu reeds opdringt.

Aan de Vlaams minister van Leefmilieu, Natuur en Cultuur wordt dan ook gevraagd de termen "eensluidend afschrift" en "voor eensluidend verklaard afschrift" te vervangen door "kopie". 

Besluit van de Vlaamse Executieve van 6 februari 1991 houdende vaststelling van het Vlaams reglement betreffende de milieuvergunning (titel I van het VLAREM).