2014_CBS_04767 - Privacybeleid en informatieveiligheid - Aansluiting globale machtiging. Toegang tot het Rijksregister. Collegiale brief - Goedkeuring

Op 13 februari 2013 keurde de privacycommissie, Sectoraal Comité van het Rijksregister de beraadslaging RR nr. 13/2013 goed waarbij gemeenten gemachtigd worden om toegang te krijgen tot de informatiegegevens in het Rijksregister over niet-inwoners, met het oog op de uitvoering van de aan hen toevertrouwde taken.

Deze zogenaamde 'globale machtiging' biedt aan steden en gemeenten een voldoende raamwerk opdat zij een aantal basisgegevens van natuurlijke personen zouden kunnen raadplegen zonder voor elke mogelijke informatiestroom een nieuwe aanvraag te moeten indienen bij de privacycommissie.

Concreet werd bij de beraadslaging RR nr. 13/2013 van 13 februari 2013 van het Sectoraal comité van het Rijksregister aan de gemeenten een eenmalige machtiging verleend werd om toegang te krijgen tot bepaalde gegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen voor wat niet-inwoners betreft voor:

• het toekennen van vergunningen, rechten, diensten en voordelen aan niet-inwoners hetzij op initiatief van de betrokkenen zelf, hetzij proactief op basis van een gemeentelijke bevoegdheid;
• het vestigen en innen van belastingen, retributies en schuldvorderingen, het opleggen van maatregelen in het kader van de handhavingsbevoegdheid waarover een lokaal bestuur beschikt;
• het informeren en communiceren met niet-inwoners op initiatief van de niet-inwoners, in het kader van de gemeentelijke bevoegdheden met het oog op een efficiënt en effectief klantenbeheer van de gemeente;
• het verkrijgen van basisgegevens uit het Rijksregister voor het opstellen van een omgevingsanalyse in functie van de algemene gemeentelijke beleidsplanning en budgetopmaak, en in functie van een aantal specifieke planningsnoden;
• het nakomen door gemeenten in hun hoedanigheid van werkgever van een aantal verplichtingen op die verband houden met het geldelijk en sociaal statuut van hun werknemers.

Bij Koninklijk Besluit van 3 april 1984 betreffende de toegang door sommige openbare overheden tot het Rijksregister van de natuurlijke personen, alsmede betreffende het bijhouden en controle van informaties, zijn de gemeenten gemachtigd om toegang te hebben tot het Rijksregister. Die toegang betreft:

• alle gegevens van het Rijksregister betreffende de personen die in hun registers zijn ingeschreven (artikel 1);
• de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, Wet op het Rijksregister betreffende de personen die niet in hun registers zijn ingeschreven (artikel 2). In dit laatste geval mogen de gegevens enkel gebruikt worden voor doeleinden van intern beheer (artikel 3)

Dit betekent dat de door de artikelen 2 en 3 van het machtigingsbesluit van 3 april 1984 verleende toegang:

• alleen "ex-inwoners" van de gemeente viseert;
• uitsluitend mag gebruikt worden met het oog op "intern beheer", waarbij dit begrip een verrichting van de gemeente viseert die verband houdt met het feit dat de betrokkene ooit "inwoner" is geweest.

Omdat gemeenten nood hebben aan gegevens van het Rijksregister met betrekking tot personen die niet en ook niet eerder in de gemeente hebben gewoond, heeft de VVSG namens haar leden (alle gemeenten, gelegen in het Vlaamse Gewest) een aanvraag ingediend tot uitbreiding van het voornoemde koninklijk besluit van 3 april 1984 zodat iedere gemeente toegang krijgt tot de in het Rijksregister van de natuurlijke personen opgenomen informaties betreffende de personen die NIET in haar bevolkingsregisters of in haar vreemdelingenregisters ingeschreven zijn of ingeschreven zijn geweest.

Op 13 februari 2013 keurde de privacycommisie de uitbreidingaanvraag goed.

Steden en gemeenten kunnen echter enkel een beroep doen op deze globale machtiging indien ze een aantal voorwaarden vervullen.

De machtiging is onderworpen aan volgende voorwaarden:

• schriftelijke en ondertekende verbintenis van instemming met de voorwaarden van de beraadslaging nr. 13/2013 vanwege de gemeente die een aansluiting wenst;
• een informatieveiligheidsconsulent aanduiden;
• een veiligheidsplan hebben;
• ten allen tijde een vragenlijst van de privacycommissie met betrekking tot de informatiebeveiligingsstatus die kan toegestuurd worden, kunnen invullen;
• een lijst van wie toegang heeft ter beschikking houden.

Ondertussen beschikt de stad over een informatieveiligheidsconsulent evenals een informatieveiligheidsplan.

Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van verwerking van persoonsgegevens

Koninklijk Besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering van de privacywet.