Volgens artikel 12 van het retributiereglement voor het gebruik van zalen in de musea en erfgoedinstellingen, goedgekeurd door de gemeenteraad op 19 november 2013 (jaarnummer 688), kan het college afwijkingen op de prijs toestaan op basis van een gemotiveerde beslissing.
Het Rubenianum werd gevraagd om partner te zijn van een studiedag en boekvoorstelling op vrijdag 23 mei 2014. De studiedag wordt georganiseerd ter gelegenheid van de voorstelling van de studie van Dr. Natasja Peeters, uitgeven door de Koninklijke Vlaamse Academie voor Wetenschappen en Kunsten, onder de titel 'Frans Francken de Oude (ca. 1542-1616). Leven en werken van een Antwerps historieschilder'.
Dr. Peeters staat in voor de organisatie van studiedag en boekvoorstelling, met medewerking van de Vrije Universiteit Brussel. De studiedag brengt toonaangevende specialisten op het gebied van de Vlaamse kunst van de 16de eeuw aan het woord. Het doelpubliek valt samen met de kerndoelgroepen van het Rubenianum: onderzoekers, studenten en geïnteresseerde erfgoedliefhebbers. Het studiedagprogramma omvat tien lezingen, afgewisseld met discussie- en netwerkmomenten, en vindt plaats in het Rubenianum. Aansluitend bij de studiedag vindt in het Rubenshuis de presentatie plaats van een gelegenheidsgedicht door dichter en radiopresentator Bart Stouten, gevolgd door de overhandiging van het eerste exemplaar van de publicatie en een afsluitende receptie.
Als onderzoeksinstituut voor de Vlaamse kunst van de 16de en de 17de eeuw is het Rubenianum de uitgelezen locatie voor een wetenschappelijke bijeenkomst over de invloedrijke en productieve schilder Frans Francken. Het ontvangen van deze studiedag en boekvoorstelling is bovendien een belangrijk signaal dat, naast de Rubensstudie, ook het onderzoek naar de zestiende-eeuwse Vlaamse schilderkunst integraal deel uitmaakt van het actieterrein van het Rubenianum. Het onderbrengen van dit evenement in het Rubenianum en het Rubenshuis biedt beide huizen de kans om hun werking te presenteren bij relevante doelgroepen. De bijeenkomst biedt bovendien goede kansen tot uitbreiding en bestendiging van hun netwerk.
De receptieve medewerking aan wetenschappelijke bijeenkomsten helpt het Rubenianum om een spilpositie te blijven opnemen in internationale netwerken rond de geschiedenis van de Vlaamse 16de- en 17de-eeuwse kunst. Deze rol is opgenomen in de doelstellingen die het Samenwerkingsverband Kunstmusea formuleerde voor de beleidsperiode 2014-2018, en die eerder werden goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen (jaarnummer 2709).
Het Rubenianum aanvaardt de uitnodiging om medewerking te verlenen aan dit wetenschappelijke evenement. Het Kolveniershof wordt ter beschikking gesteld voor de studiedag. Het Rubenshuis wordt ter beschikking gesteld voor het aansluitende avondprogramma. Voor het programmadeel in het Rubenshuis is van 17.00 uur tot 19.30 uur de aanwezigheid vereist van vijf personeelsleden (viermaal niveau D1-D3 en éénmaal niveau C1). Deze uren worden gepresteerd via het principe van verschoven uren.
Retributiereglement voor het gebruik van zalen in de musea en erfgoedinstellingen, goedgekeurd door de gemeenteraad op 19 november 2013 (jaarnummer 688).
De rechtspositieregeling van het stadspersoneel zoals goedgekeurd door de gemeenteraad op 30 januari 2012 (jaarnummer 70) en gewijzigd op 24 september 2012 (jaarnummer 881), 19 november 2012 (jaarnummer 1267), 24 juni 2013 (jaarnummer 471) en 16 december 2013 (jaarnummer 758).
Het college keurt goed dat het Rubenianum en het Rubenshuis voor de studiedag 'Frans Francken en zijn milieu. Oude paden, nieuwe wegen' en de bijhorende boekpresentatie, georganiseerd door Dr. Natasja Peeters en de Vrije Universiteit Brussel, op vrijdag 23 mei 2014 hun infrastructuur kosteloos ter beschikking stellen.