2014_CBS_05162 - Beheer geïnde gelden - Kasverschillen gemeld in 2013. Ontheffing verantwoordelijkheid stadssecretaris - Kennisneming

Na goedkeuring door de gemeenteraad zullen de kastekorten worden geboekt op budgetpositie 657 en de kasoverschotten op budgetpositie 759.

Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 bepaalt de bevoegdheden van de stadssecretaris en de financieel beheerder.

Op grond van artikel 100 §3 van het Gemeentedecreet is de stadssecretaris verantwoordelijk voor de chartale gelden en de kasverrichtingen.

Artikel 162 §4 van het Gemeentedecreet bepaalt dat de gemeenteraad de voorwaarden bepaalt waaronder personeelsleden van de gemeente kunnen worden belast met de inning van geringe dagontvangsten.

De bevoegdheid voor de chartale gelden en de kasverrichtingen ligt in het kader van de functiescheiding bij de stadssecretaris. De stadssecretaris delegeerde zijn decretale bevoegdheden inzake financiën aan de bedrijfsdirecteur financiën.

Op 26 mei 2008 (jaarnummer 1066) keurde de gemeenteraad de voorwaarden goed waaronder personeelsleden kunnen worden belast met de inning van geringe dagontvangsten en gaf de gemeenteraad opdracht aan de stadssecretaris tot het uitwerken van procedures met de modaliteiten voor de inning van geringe dagontvangsten.

Op 4 maart 2009 (jaarnummer 176) nam het managementteam kennis van de procedures voor de inning van geringe dagontvangsten.

Op 17 juli 2009 verscheen de dienstnota "Financiën: procedures voor de inning van geringe dagontvangsten" (D2009.147), die weergeeft welke procedures bij de inning van geringe dagontvangsten nageleefd moeten worden.

Op 28 oktober 2009 (jaarnummer 710) besliste het managementteam om een doelgerichte en doelmatige risicobeheersing na te streven bij de inning van geringe dagontvangsten, en om de nodige stappen te ondernemen opdat deze aangepaste procedures binnen de bedrijfseenheden en districten nageleefd worden.

Op 16 september 2010 besliste de stadssecretaris dat de "kasverschillen" om de drie maanden worden geagendeerd.

Op 16 april 2013 (jaarnummer 668) nam de stadssecretaris kennis van de kasverschillen gemeld in het eerste kwartaal van 2013 en besliste deze kasverschillen voor te leggen aan college en gemeenteraad in 2014.

Op 16 juli 2013 (jaarnummer 1154) nam de stadssecretaris kennis van de kasverschillen gemeld in het tweede kwartaal van 2013 en besliste deze kasverschillen voor te leggen aan college en gemeenteraad in 2014.

Op 19 november 2013 (jaarnummer 1631) nam de stadssecretaris kennis van de kasverschillen gemeld in het derde kwartaal van 2013 en besliste deze kasverschillen voor te leggen aan college en gemeenteraad in 2014.

Op 11 februari 2014 (jaarnummer 162) nam de stadssecretaris kennis van de kasverschillen gemeld in het vierde kwartaal van 2013 en besliste deze kasverschillen voor te leggen aan college en gemeenteraad in 2014.

Het managementteam heeft per kwartaal kennis genomen van de kasverschillen gemeld in 2013.

In het kader van het interne controlesysteem werden procedures voor de inning van geringe dagontvangsten uitgewerkt. Deze procedures beschrijven de aanstelling van geldinners, het beheer van geïnde gelden en de te volgen stappen in geval van kasverschil, diefstal of fraude.

De bijlage "Kasverschillen overzicht 2013" geeft een overzicht van de kasverschillen gemeld in 2013 per bedrijfseenheid/afdeling en per kwartaal.  

In de periode van 1 januari 2013 tot en met 31 december 2013 zijn 894 kasverschillen gemeld, waarvan 464 kastekorten voor een bedrag van -2.258,95 EUR en 430 kasoverschotten voor een bedrag van 1.321,92 EUR.

De bijlage "Kasverschillen lijst 2013" bevat een lijst met alle individuele kasverschillen.

Er zijn twaalf kasverschillen gemeld in 2013 die het gevolg zijn van een inbraak of een vermoeden van diefstal. Voor deze tekorten werd een proces verbaal opgemaakt. Zes diefstallen met sporen van braak werden gemeld aan de verzekering. Voor vijf diefstallen werd het gestolen bedrag volledig vergoed door de verzekering. Het gestolen bedrag in containerpark Deurne werd gedeeltelijk vergoed. De kluis was slechts voor 250,00 EUR verzekerd en er werd 292,25 EUR gestolen. Er is bijgevolg nog een kasverschil van 42,25 EUR.

Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 bepaalt de bevoegdheden van de stadssecretaris en de financieel beheerder.
Op grond van artikel 100 §3 is de stadssecretaris verantwoordelijk voor de chartale gelden en de kasverrichtingen.

Het Gemeentedecreet, artikel 162 §2, bepaalt dat de secretaris onder zijn verantwoordelijkheid, na advies van de financieel beheerder, personeelsleden van de gemeente die onder zijn gezag staan, kan belasten met de inning van geringe dagontvangsten.

De omzendbrief ABB 2006/19 van 1 december 2006 definieert geringe dagontvangsten als ontvangsten die onmiddellijk geïnd worden. Men spreekt van een onmiddellijke inning als de inning samenvalt met de vaststelling van het invorderingsrecht (bv. toegangsgeld voor een museum).

Deze omzendbrief stelt bovendien dat de inning van geringe dagontvangsten door personeelsleden het voorwerp moet zijn van een procedure binnen het interne controlesysteem.