2014_CBS_03927 - Sportevenementen 2014 - DVV Antwerp 10 Miles & Marathon (lopen) - Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

Voor dit evenement geeft vzw Antwerpen Sportstad een subsidie van 20.000,00 EUR.

De DVV Antwerp 10 Miles vond al 28 maal plaats in de stad Antwerpen en in 2013 was het ook al de zevende editie van de Antwerp Marathon. Beide loopwedstrijden, een organisatie van de vzw Sportinez in samenwerking met evenementenbureau Golazo, maken deel uit van een evenement dat ondertussen is uitgegroeid tot de grootste loopwedstrijd van Vlaanderen en de 2de grootste van België, na de 20 kilometer van Brussel.

Op zondag 27 april 2014 wordt de 29^ste DVV Antwerp 10 Miles en 7^de Antwerp Marathon georganiseerd in de stad Antwerpen. De vorige editie kende opnieuw een stijging van deelnemers ten opzichte van 2013. Algemeen wordt verwacht dat er bij de editie 2014 35.000 lopers zullen deelnemen.  

Om het groot aantal deelnemers van de DVV Antwerp 10 Miles na de start op Linkeroever op een veilige en comfortabele manier naar rechteroever te loodsen, wordt sinds 2008 de Kennedytunnel ingeschakeld. Na een aantrekkelijk parcours in de binnenstad nemen de lopers de Waaslandtunnel terug naar Linkeroever. De marathon start eveneens op linkeroever, de aankomst is voorzien op de Grote Markt.

Vanuit het standpunt veiligheid is er beslist om vanaf 2014 in drie waves te starten van 9.000 personen. Deze maatregel heeft enkel een gunstig effect op de densiteit van de massa in de tunnels en specifiek in de Waaslandtunnel. Het werken met waves heeft geen impact op de afsluittijden van de Kennedytunnel. Enkel de afsluittijd van de Waaslandtunnel (politionele bevoegdheid) zal 15 minuten verruimen. Ook nieuw dit jaar is een tijdslimiet voor de deelnemers van de DVV Antwerp 10 Miles van 2.10 uur. Deelnemers die buiten deze limiet aan de Waaslandtunnel aankomen zullen uit de wedstrijd worden gehaald en met een pendel naar Linkeroever worden gebracht.

De organisatie heeft dit jaar in samenwerking met een externe mobiliteitsmanager en verschillende stadsdiensten een volledig nieuw mobiliteitsplan uitgewerkt waarbij er mobiliteitsinformatie op maat van de deelnemers wordt gecommuniceerd. De grootste wijziging is het afschaffen van de pendels tussen de parking Metropolis en Linkeroever. De grote capaciteit van parking Metropolis wordt nu opgevangen door een samenwerking met De Lijn en NV Sportpaleis voor het gebruik van de parkings aan het Sportpaleis. Verder is er een algemene optimalisatie van het gebruik het openbaar vervoer in nauwe samenspraak met De Lijn.

Het programma voor 2014 ziet er als volgt uit:

• 9.00 uur: Antwerp Marathon (tot 14.30 uur);
• 11.00 uur: Kids Run 1 kilometer (4 tot 12 jaar);
• 12.00 uur: Antwerp Short Run 5 kilometer;
• 13.00 uur: Ladies Run 5 kilometer;
• 15.00 uur: Antwerp 10 Miles:
  • 15.00 uur: deelnemers 1 - 9000;
  • 15.30 uur: deelnemers 9001 – 18000;
  • 16.00 uur: deelnemers 18001 – 27000.

Parcours Antwerp Marathon 2014
Start Thonetlaan, Beatrijslaan, Blancefloerlaan, Halewijnlaan, Waaslandtunnel, Tunnelplaats, Ankerrui, Oudeleeuwenrui, Brouwersvliet, Orteliuskaai, Jordaenskaai, Ernest Van Dijckkaai, Plantinkaai, St. Michielskaai, Cockerillkaai, De Gerlachekaai, Namenstraat, Jan van Genstraat, Bolivarplaats, Brusselstraat, Singel, Kolonel Silvertoplaan, Emiel Vloorstraat, Lage Weg, Hendriklei, Weerstandslaan, Steynstraat, Antwerpse Steenweg, Louisalei, Jozef Leemanslaan, Krijgsbaan, R 11, Valaardreef, Bosheidenlaan, Papaverlei, Berkenrijslaan, Dr Veeckmanlaan, Heistraat, Bist, Doornstraat, Kerkeveldstraat, Alfons Wellenslaan, St. Bavostraat, Vaderlandstraat, Jules Moretuslei, R 11, Groenenborgerlaan, Ringlaan, Fruithoflaan, Berchemboslaan , Rooiplein, Filip Williotstraat, Berchem Stadionstraat, Rodveldlaan, Arbeidersstraat, Edelgesteentenstraat, Lode Van Berckenlaan, Vosstraat, Lanteernhofstraat, Boekenberglei, Drakenhoflei, Unitaslaan, Eksterlaar, St. Rochusstraat, Pastoor Holthofplein, Gabriël Vervoortstraat, Dr Romain, De Velstraat, Van Havrelei, Te Boelaarlei, Morckhovelei, Kerkendijk, Jagerstraat, Griffier Schobbenslaan, Collegelaan, Wouter Haecklaan, Sterckxhoflei, Rivierenhof, Parkweg, Turnhoutsebaan, Binnensingel Noord, Schijnpoortweg, Lange Lobroekstraat, Kalverstraat, Lange Lobroekstraat, Demerstraat, Park Spoor Noord, Asiadok Zuidkaai, Kempenstraat, Binnenvaartstraat, Londenstraat, Napelsstraat, Godefriduskaai, Tavernierkaai, Orteliuskaai, Jordaenskaai, Ernest Van Dijckkaai, Suikerrui, Grote Markt, aankomst.

Parcours Antwerp 10 Miles 2014
Start Thonetlaan, Blancefloerlaan, oprit Kennedytunnel, Kennedytunnel, afrit Bolivar, Bolivartunnel, Amerikalei, Singel, Namenstraat, De Gerlachekaai, Cockerillkaai, St. Michielskaai, Plantinkaai, E. Van Dijckkaai, Jordaenskaai, Orteliuskaai, Sint Pietersvliet, Sint Paulusstraat, Minderbroedersrui, Sint Katelijnevest, Meirbrug, Meir, Jesusstraat, Kipdorpbrug, Italiëlei, Paardenmarkt, Hessenbrug, Hessenplein, Oudeleeuwenrui, 180° draaien thv Falconplein, Oude Leeuwenrui, Ankerrui, Waaslandtunnel, Charles de Costerlaan, aankomst (16.152 m).

Parcours Short Run & Ladies Run (5 kilometer) 2014
Thonetlaan, Beatrijslaan, 180° draaien thv Kennedytunnel, Beatrijslaan, Blancefloerlaan, Gloriantlaan, Charles de Costerlaan, aankomst.

Parcours Kids Run (1 kilometer) 2014
Thonetlaan, Blancefloerlaan, Frederik van Eedenplein, Gloriantlaan, Charles de Costerlaan, aankomst.

Dit besluit geeft een overzicht van de uitgebreide logistieke ondersteuningsvraag van het organisatiebureau en de inzet van de verschillende stadsdiensten. Naast de betrokken stadsdiensten werden afspraken gemaakt met de lokale politie, de federale politie, het Vlaams gewest en het Vlaams Verkeerscentrum (voor gebruik Ring en Kennedytunnel), de brandweer, de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, De Lijn en de NMBS.

De organisatie vraagt concreet aan de stad Antwerpen om de volgende ondersteuning:

• gebruik van de Grote Markt van zaterdag 26 april 2014 - 8.00 uur tot zondag 27 april 2014 - 19.00 uur;
• gebruik van de Charles de Costerlaan (weg en graszone) van donderdag 24 april 2014 - 8.00 uur tot maandag 28 april 2014 - 20.00 uur;
• gebruik van het Frederik van Eedenplein voor de opbouw van de inschrijvingstent van dinsdag 22 april 2014 - 8.00 uur tot maandag 28 april 2014 - 24.00 uur;
• gratis ter beschikking stellen van herinneringsgeschenken voor de winnaars van de DVV Antwerp 10 Miles & Marathon;
• bewoners informeren door het maken en bussen van bewonersbrieven;
• afvaardiging van de burgemeester en/of de schepen voor sport voor het startschot van de Marathon op zondag 27 april 2014 om 9.00 uur;
• afvaardiging van de burgemeester en/of de schepen voor sport voor het startschot van de DVV Antwerp 10 Miles op zondag 27 april 2014 om 15.02 uur, 15.30 uur en 16.00 uur;
• afvaardiging van de burgemeester en/of de schepen voor sport voor de prijsuitreiking van de Marathon op zondag 27 april 2014 om 11.15 uur op de Grote Markt en voor de DVV Antwerp 10 Miles om 16.30 uur op de Charles de Costerlaan;
• toelage van 20.000,00 EUR van de vzw Antwerpen Sportstad;
• het verwijderen van obstakels in samenspraak met de verkeerspolitie en de afdeling wegen;
• gratis gebruik van twee kleedkamers van sporthal Linkeroever op zondag 27 april 2014 van 13.00 uur tot 18.00 uur;
• gratis gebruik van twee kleedkamers van sporthal Kiel op zondag 27 april 2014 van 12.00 uur tot 16.30 uur.

Inzet van de lokale politie/openbare orde/evenementen voor:

• afsluiten van de gevraagde straten en locaties noodzakelijk voor de organisatie van het evenement;
• visuele aanwezigheid op de start- en aankomstzone Linkeroever, Grote Markt en aan de voetgangers – en fietserstunnel;
• bemanning van de kruispunten (politiepersoneel als seingever) in samenwerking met de organisatie;
• toelating voor het plaatsen van nadarbarelen op het loopparcours;
• toelating voor het plaatsen van wegwijzers;
• mobiliteitsafspraken met De Lijn;
• medewerking verlenen bij de uitwerking van een veiligheidsplan in samenwerking met de organisatie en de betrokken overheidsdiensten;
• geen toelating verlenen voor terrasuitbreiding rond het parcours;
• briefing van de seingevers (lokale politie/verkeerspolitie), in samenwerking met de organisatie, kort voor het evenement;
• afstemming met de federale politie en het Vlaamse Gewest voor het gebruik van de Kennedytunnel en de Ring.

Inzet van stadsreiniging voor:

• reiniging van het parcours voor het evenement;
• reiniging van de organisatiesites (Thonetlaan, Charles de Costerlaan, Grote Markt) voor en na het evenement;
• reiniging van de bevoorradingsposten na het evenement;
• gratis ter beschikking stellen van de nodige vuilniscontainers (start- en aankomstzone Linkeroever, Grote Markt en bevoorradingsposten).

Inzet van stadsbeheer/logistiek/bijzonder opdrachten en feestmateriaal voor:

• het gratis gebruik van het beschikbare feestmateriaal, nadarbarelen en vlaggenmasten met vlag (inclusief plaatsen en afbreken);
• het gratis ter beschikking stellen van stroom- en watervoorziening;
  • op- en afbouw van technische aansluitingen op de organisatiesites;
  • ter beschikking stellen van een technieker op de start – en aankomstzone Linkeroever op zondag 27 april 2014 van 8.00 uur tot 18.00 uur.

Toelating voor de uitwerking van animatiezones langs het parcours door organisatiebureau Golazo:

• muzikale animatie tijdens de DVV Antwerp 10 Miles ter hoogte van:
• Linkeroever (start & aankomst);
• Kaaien;
• Sint Paulusplaats (= samenwerking met Special Olympics);
• Meir;
• Oudeleeuwenrui thv Hessenplein.
• muzikale animatie elke 5 km bij de Marathon.

Toelating voor de uitwerking van animatiezones door de sportantennes van de districten langs het parcours van de marathon:

• district Borgerhout: een animatiezone op het basketbalpleintje aan de Griffier Schobbenslaan;
• district Berchem: animatiezone in de Berchemstadionstraat, Fruithoflaan en de Diksmuidenlaan;
• district Hoboken: animatiezone voor sporthal Kiel en sporthal Sorghvliedt;
• district Wilrijk: animatiezone aan het Rooibospark en de Bist;
• district Deurne: animatiezone aan de Sint Rochusstraat en het Arenaplein;
• district Antwerpen: een animatiezone aan Park Spoor Noord en de Lange Lobroekstraat.

De inschrijvingen worden georganiseerd in de inschrijvingstent in het Frederik Van Eedenplein.

De bewaakte vestiaire en VIP-tent (10 Miles) is voorzien op de grasweide aan de Charles de Costerlaan. De kleedkamers zijn voorzien in de Schippersschool. Het secretariaat van de organisatie is voorzien in de hal van de Royal Yachting Club België in de Thonetlaan. De Operationale Commandopost (CP-OPS) is voorzien in het Imalsogebouw indien deze nog toegankelijk is tijdens het weekend van het evenement. Anders zal men hiervoor uitwijken naar een lokaal in de Schipperschool.

Net zoals vorig jaar is er cateringexclusiviteit voor de organisatie op de organisatiezone op linkeroever (Charles de Costerlaan, zone tussen Gloriantlaan, Charles de Costerlaan en Thonetlaan en Frederik Van Eedenplein). Dit om een professionele catering te kunnen organiseren en een wildgroei van ambulante handel (aangekondigd en onaangekondigd) te vermijden.

Om de beschikbare ruimte van de graszone Charles de Costerlaan optimaal te benutten, wordt in samenspraak met district Antwerpen en de groendienst, de omheining van de hondenwei (ter hoogte van de Reinaartlaan) tijdelijk verwijderd van woensdag 23 april 2014 tot en met maandag 28 april 2014.

Dit jaar is er opnieuw een gunstig tarief voor mensen met een Omniostatuut. Deze mensen die ook moeten beschikken over een A-kaart kunnen dan inschrijven via Buurtsport tegen 3,00 EUR voor alle afstanden.

De DVV Antwerp 10 Miles & Marathon is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie– en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en “hospitality”).

Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 25 april 2014, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• maximum één maand na het evenement, de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.