2014_CBS_05497 - Bestek GAC/2013/2180 en bestek GAC/2014/2334. Drukken en bedeling van het stadsmagazine - Wijziging van opdracht - Goedkeuring

Artikel 57 § 3,4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

De contracten voor het drukken en de bedeling van het stadsmagazine werden respectievelijk toegewezen aan de firma's:

• Roto Smeets Belgium nv, Esplanade 1 B 97, 1020 Brussel, met ondernemingsnummer 0430.185.201 (college van 21 maart 2014, jaarnummer 3020);
• Bpost nv, Muntcentrum, 1000 Brussel, met ondernemingsnummer BE 0214.596.464 (college van 16 mei 2014, jaarnummer 5190).

In beide opdrachten werd volgend criterium niet opgenomen: het verzendklaar maken van geadresseerde magazines voor 65-plussers, die digitaal niet bereikbaar zijn. De reden hiervoor is dat de aanbestedende overheid vooraf niet wist hoe dit moest aangeleverd worden voor de bedeling. Deze info werd pas bekend wanneer bekend werd welke leverancier de bedeling zou opnemen en welke aanlevercriteria deze leverancier verwacht voor het verzendklaar maken. Hieruit bleek dat het verzendklaar maken niet bij de bedeler kan verlopen maar voordien dient te gebeuren, bij voorkeur bij de drukker van het magazine.

De verzending moet gebeuren door het magazine onder bio afbreekbare folie met witte band te brengen, met opdruk van de adresgegevens, alsook, het bijvoegen van een antwoordkaart, door middel van opleggen. Deze antwoordkaart kan teruggestuurd worden door bewoners die het gedrukte magazine niet meer willen ontvangen.

Met het oog op een efficiënte afhandeling van dit probleem vroeg de bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing prijs aan de drukker van het magazine, zijnde de firma Roto Smeets. De firma Roto Smeets kan de benodigde aanpassingen uitvoeren tegen een geraamde meerprijs van 111.809,19 euro, hetgeen minder is dan 15% van de geraamde totale uitgave van de gecombineerde opdrachten voor het drukken en bedelen van het magazine.

De door de firma Roto Smeets ingediende offerte werd door de gemeenschappelijke aankoopcentrale en de bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing marktconform bevonden. Het lijkt dan ook aangewezen om de opdracht van de firma Roto Smeets voor het drukken van het stadsmagazine uit te breiden zodat de magazines van de 65-plussers op een correcte manier bedeeld kunnen worden. De uitbreiding van het raamcontract met de firma Roto Smeets biedt ook het voordeel dat er geen rekening gehouden moet worden met extra tijd en transportkosten. De firma Roto Smeets kan de totale doorlooptijd van 5 dagen garanderen, terwijl deze zou kunnen op lopen tot 8 dagen wanneer de handeling bij een derde partner verloopt.

Zoals eerder aangegeven kunnen 65-plussers zich via een antwoordkaart uitschrijven. In de eerste twee jaar wordt er voorzien om 4 keer per jaar een antwoordkaart te voorzien. Vanaf 2016 wordt dit beperkt tot 2 keer per jaar. De oplage en dus ook het aanbrengen van de folie zal daardoor gestaag dalen. De bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing houdt rekening met een jaarlijkse daling van 5 à 10 procent vanaf 2016.

In toepassing van art. 37 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 betreffende de overheidsopdrachten, is de aanbestedende overheid gerechtigd de oorspronkelijke opdracht eenzijdig te wijzigen, voor zover cumulatief aan de volgende voorwaarden is voldaan:

1. het voorwerp van de opdracht blijft onveranderd;
2. buiten de toepassing van de artikelen 26, § 1, 2°, a) en b), en 3°, b), en c), en 53, § 2, 2° en 4°, a) en b), van de wet en artikel 25, 3°, a), en 4°, b), van de wet defensie en veiligheid, blijft de wijziging in waarde beperkt tot vijftien percent van het oorspronkelijke opdrachtbedrag;
3. zo nodig wordt voorzien in een passende compensatie voor de opdrachtnemer.