2014_CBS_05500 - Bestek GAC/2014/2282 (PO/38290500). Vernieuwen koeling en automatische regeling (HVAC) - Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience - Gunning - Goedkeuring

Artikel 57 § 3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Voor de opdracht "Het vernieuwen van de koeling en de automatische regeling (HVAC) - Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience" werd vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking GAC/2014/2282 uitgeschreven. Op 13 maart 2014 dienden de volgende firma’s een offerte in:

• Cogama G.M.C. nv, Stadsestraat 51A te 2250 Olen, met ondernemingsnummer 0419.452.150;
• De Kock bvba, Provinciebaan 41 te 2470 Retie, met ondernemingsnummer 0461.885.888;
• Verwarmingsbedrijf De Bruyne nv, Belcrownlaan 18 te 2100 Deurne, met ondernemingsnummer 0400.852.104;
• G.S.F. bvba, Centrum Zuid 1036 te 3530 Houthalen, met ondernemingsnummer 0447.146.937;
• Entron Technics nv, Atealaan 4/D te 2200 Herentals, met ondernemingsnummer 0424.743.697.

Inzake de kwalitatieve selectie werden alle inschrijvers geschikt bevonden.

De offertes werden door de gemeenschappelijke aankoopcentrale administratief nagezien. De offertes van de volgende inschrijvers werden onregelmatig bevonden:

• De Kock bvba
  De firma voegde geen document bij de initiële offerte dat verwijst naar het veiligheids- en gezondheidsplan (VGP) en waarin zij beschrijft op welke wijze zij het bouwwerk zal uitvoeren om rekening te houden met dit VGP. Een afzonderlijke prijsberekening in verband met de door het VGP bepaalde preventiemaatregelen en -middelen, inbegrepen de buitengewone individuele beschermingsmaatregelen en -middelen, werd evenmin toegevoegd. Overeenkomstig punt 3.2 van de omzendbrief van 18 december 2007 aangaande de praktische richtlijnen met betrekking tot de documenten die in toepassing van artikel 30 van het koninklijk besluit betreffende de tijdelijke of mobiele bouwplaatsen bij de offerte moeten worden gevoegd, kunnen in het kader van de onderhandelingen steeds ontbrekende of aangepaste documenten worden opgevraagd. Op 9 mei 2014 vroeg de gemeenschappelijke aankoopcentrale een Best And Final Offer (BAFO) en werd er tevens toegestaan om de ontbrekende documenten inzake het VGP alsnog bij de BAFO bij te voegen (vide infra). De inschrijver diende geen BAFO in. De offerte is derhalve volgens de initiële samenstelling nog steeds onregelmatig.
• Entron Technics nv
  De firma voegde geen document bij de initiële offerte dat verwijst naar het VGP en waarin zij beschrijft op welke wijze zij het bouwwerk zal uitvoeren om rekening te houden met dit VGP. Een afzonderlijke prijsberekening in verband met de door het veiligheids- en gezondheidsplan bepaalde preventiemaatregelen en -middelen, inbegrepen de buitengewone individuele beschermingsmaatregelen en -middelen, werd evenmin toegevoegd. Overeenkomstig punt 3.2 van de omzendbrief van 18 december 2007 aangaande de praktische richtlijnen met betrekking tot de documenten die in toepassing van artikel 30 van het koninklijk besluit betreffende de tijdelijke of mobiele bouwplaatsen bij de offerte moeten worden gevoegd, kunnen in het kader van de onderhandelingen steeds ontbrekende of aangepaste documenten worden opgevraagd. Op 9 mei 2014 vroeg de gemeenschappelijke aankoopcentrale een BAFO en werd er tevens toegestaan om de ontbrekende documenten inzake het VGP alsnog bij de BAFO bij te voegen (vide infra). De inschrijver diende een BAFO in en er werden documenten bijgevoegd die verwijzen naar het VGP. De bijgevoegde documenten inzake het VGP werden voor advies overgemaakt aan de veiligheidscoördinator. Het advies van de veiligheidscoördinator d.d. 17 maart 2014 wijzigt niet, aangezien de inschrijver bij de BAFO enkel een standaard VGP, bouwplaats reglement en risicoanalyse voegde. Er is geen uitvoeringsmethode beschreven met vermelding van specifieke preventiemaatregelen voor de gevraagde artikels uit het VGP (p. 44). Ook komen de gevraagde artikels niet voor in de risicoanalyse. Tevens ontbreekt de afzonderlijke prijsopgave. De offerte is derhalve ook bij BAFO onregelmatig.

Titel I.4 van het toepasselijk bestek stelt:
De inschrijvers zijn verplicht om zowel voor de basisoplossing als voor de verplichte variant een offerte in te dienen. De aanbestedende overheid heeft in beginsel een voorkeur voor de volledige vernieuwing van de automatische regeling, voor zover de geboden prijzen voor deze vernieuwing aanvaardbaar zijn. De aanbestedende overheid zal op basis van de geboden prijzen in de eerste offerte een keuze maken tussen de renovatie dan wel de vernieuwing van de automatische regeling, waarna zij de inschrijvers zal uitnodigen om voor de gekozen oplossing een Best And Final Offer (BAFO) in te dienen. De opdracht wordt toegewezen aan de laagst regelmatige inschrijver, die wordt bepaald op basis van de BAFO, inbegrepen de verplichte opties (vide infra).

Ingevolge deze bepalingen werd op 9 mei 2014 een BAFO gevraagd aan alle inschrijvers. Verwarmingsbedrijf De Bruyne nv en De Kock bvba dienden geen BAFO in. Alle andere BAFO's werden tijdig ingediend. 

De regelmatige inschrijvingen worden ten gevolge van bovenstaande argumentatie als volgt gerangschikt op prijs:

1. Cogama G.M.C. nv;
2. G.S.F. bvba;
3. Verwarmingsbedrijf De Bruyne nv.

Op basis van de ingediende BAFO's, kan de opdracht gegund worden aan Cogama G.M.C. nv en dit tegen betere voorwaarden, zijnde een minder uitgave van 19.892,40 euro inclusief btw (5,79 procent) ten opzichte van de laagst regelmatige offerte.

De verplichte opties worden bij het sluiten van de opdracht niet besteld.

In toepassing van artikel 26 § 2 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, geschiedt de overheidsopdracht bij onderhandelingsprocedure met bekendmaking wanneer de aanbestedende overheid meerdere aannemers raadpleegt en over de voorwaarden van de opdracht onderhandelt met één of meer van hen.

In toepassing van artikel 58 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011, gaat de aanbestedende overheid over tot selectie van de kandidaten of inschrijvers in de mate dat de noodzakelijke inlichtingen en documenten aantonen dat ze cumulatief voldoen aan:

• de bepalingen betreffende het toegangsrecht tot de opdracht zoals omschreven in de artikelen 61 tot 66;
• de kwalitatieve selectiecriteria van financiële, economische of technische aard of inzake beroepsbekwaamheid die de aanbestedende overheid heeft vastgesteld op grond van de artikelen 67 tot 79.