De exacte financiële gevolgen zullen in een latere zitting aan het college worden voorgelegd.
Het college keurde op 21 februari 2014 (jaarnummer 1929) principieel goed te starten met de voorbereidingen van een handelsmissie naar Shanghai en Singapore.
De dienst bestuurszaken/externe relaties maakte een ontwerpprogramma en bijhorend budget op in overleg met andere stedelijke diensten, het Autonoom Gemeentelijk Havenbedrijf, de belanghebbenden/stakeholders en de partners.
In de zitting van 28 maart 2014 (jaarnummer 3211) keurde het college het ontwerpprogramma voor de missie goed en nam het college kennis van de voorlopige samenstelling van de delegatie vanuit de stad Antwerpen voor de missie. In diezelfde zitting nam het college kennis van de budgettaire raming voor de stad Antwerpen.
De stad Antwerpen is regisseur tussen de actoren, maar niet de producent die ook alles betaalt. Iedere partner organiseert en betaalt zijn eigen productie en investeert daarin de middelen die hij zelf nodig acht. Voor een aantal gemeenschappelijke acties worden de kosten gedeeld onder de deelnemende actoren waar mogelijk.
Voor de lokale praktische coördinatie en het logistieke proces, boekingen van de hotels voor de vele deelnemers, enzovoort zal samengewerkt worden met een reisagentschap. Deze kost werd geraamd op maximaal 15.000,00 EUR (exclusief de kosten verbonden aan de dienstreizen) waarvan de stad Antwerpen, met name de dienst bestuurszaken, één derde voor haar rekening zal nemen en de overige delen door het Autonoom Gemeentelijk Havenbedrijf en AWDC worden gedragen.
Via een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking op basis van artikel 26 §1 1° a) van de wet van 15 juni 2006 overheidsopdrachten, werden in totaal zestien reisagentschappen aangeschreven. Uiteindelijk hebben zeven reisagentschappen een offerte ingediend en zij werden op donderdag 8 mei 2014 uitgenodigd om hun offerte te komen toelichten. Drie reisagentschappen werden weerhouden en werden uitgenodigd voor een onderhandelingsgesprek dat heeft plaatsgevonden op vrijdag 16 mei 2014.
Rekening houdend met de gunningscriteria stelt de jury voor om het reisagentschap genoemd BCD Travel, Posthoflei 3, 2600 Antwerpen, BE 406 912 822 aan te stellen voor de lokale praktische organisatie, logistiek proces, boekingen van hotels en vluchten voor de deelnemers van de missie.
Door deze aanstelling kan het reisagentschap nu verder gaan onderhandelen met luchtvaartmaatschappijen en hotelgroepen. De commissies en meerkosten die aangerekend worden op hotelboekingen, vluchten en andere diensten liggen vast.
Artikel 26 §1 van de wet overheidsopdrachten van 15 juni 2006 bepaalt dat overheidsopdrachten geplaatst mogen worden bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking doch, indien mogelijk, na raadpleging van meerdere dienstverleners in het geval van een overheidsopdracht voor diensten wanneer de goed te keuren uitgave niet hoger is dan 85.000,00 EUR (exclusief btw).
Het college neemt kennis van het juryverslag.
Het college keurt de aanstelling van het reisagentschap BCD Travel, Posthoflei 3, 2600 Antwerpen, BE 406 912 822 goed.