Op 16 januari 2014 diende de Lions Club Antwerpen Haven vzw, Merelstraat 33 te 2530 Boechout, een aanvraag in voor de organisatie van Jazz Maatjes Festival op 3 juni 2014 op het binnenplein en het terras van het Middelheim Kasteel te Antwerpen.
De organisatie is in handen van Lions Club Antwerpen Haven. Het is een netwerkevenement waarbij de opbrengsten dienen om de sociale projecten van Lions Club Antwerpen Haven verder te ondersteunen en uit te breiden. Door de vorige editie kon de club voor 400.000,00 EUR projecten steunen.
Lions Antwerpen Haven vzw vraagt om op dinsdag 3 juni 2014 voor het Jazz Maatjes Festival te mogen beschikken over de ruimte tussen het documentatiecentrum Lode Craeybeckx en de dienstwoning.
Het Middelheimmuseum zorgt voor het correct gebruik van de ruimte tussen het documentatiecentrum Lode Craeybeckx en de dienstwoning en schakelt hiervoor drie medewerkers in:
| functie | aantal | schaal | datum | uren |
|
gebouwverantwoordelijke (administratief assistent alg. functie) |
1 | C1-3 |
dinsdag 3 juni 2014 woensdag 4 juni 2014 |
van 21.00 tot 00.00 uur van 00.00 tot 02.00 uur |
|
museumsuppoost (polyvalent vakman) |
2 | D1-3 |
dinsdag 3 juni 2014 woensdag 4 juni 2014 |
van 21.00 tot 00.00 uur
van 00.00 tot 02.00 uur |
De uren van deze medewerkers worden gepresteerd via het principe van verschoven uren.
Ondernemen en stadsmarketing/evenementen en film geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling en zet Antwerpen op de kaart als culturele stad.
In toepassing van artikel 7 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 19 november 2013 (jaarnummer 673) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
In zitting van 30 januari 2012 (jaarnummer 70) stelde de gemeenteraad de nieuwe rechtspositieregeling van het stadspersoneel vast, nadien gewijzigd in de zittingen gemeenteraad van 24 september 2012 (jaarnummer 881) en van 19 november 2012 (jaarnummer 1267).
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18.606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de
locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
• Er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen.
• Alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd.
• Alle eventuele schade wordt vergoed.
Organisator dient er voor te zorgen dat er geen schade aan de kunstwerken wordt aangebracht tijdens opbouw, verloop en afbraak evenement.
Het college keurt de effectieve organisatie van het Jazz Maatjes Festival, zoals hierboven beschreven, op 3 juni 2014 op de buitenterreinen van het Middelheimmuseum goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college keurt goed dat hiervoor drie museummedewerkers worden ingeschakeld.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| CS/MNE/MID | Het ter beschikking stellen van het binnenplein en terras van het Middelheim Kasteel op basis van de overeenkomst tussen Musea & Erfgoed Antwerpen vzw en Lions Antwerpen Haven vzw. |