2014_DCME_00098 - Beleids- en beheerscyclus - Kwartaalrapportering. Aanpak en timing 2014 - Goedkeuring

Het college keurde op 18 januari 2013 (jaarnummer 209) goed om via de aanpak van strategische coördinatie het meerjarenplan 2014-2019 op te maken, uit te voeren, op te volgen en bij te sturen.

Het managementteam nam op 17 september 2013 (jaarnummer 306) kennis van de presentatie 'strategische coördinatie 2013-2018.

Het managementteam keurde op 22 januari 2014 (jaarnummer 25) de aanpak en timing van de kwartaalrapportering(en) 2014 goed.

De bestuursakkoorden van de stad Antwerpen en districten worden gerealiseerd door doelstellingen te halen. Tussentijds rapporteren toont de stand van zaken, geeft de kans om tijdig bij te sturen, en maximaliseert op die manier de kans om de doelstellingen te halen. De periodieke rapportage maakt ook een verantwoording van middelen mogelijk.

De kwartaalrapportering gebeurt voor alle doelstellingen op dezelfde manier, zonder onderscheid naar prioritair of niet.

Opzet kwartaalrapportering
In deze legislatuur hanteren we een driemaandelijkse rapporteringscyclus, wat een evenwicht mogelijk maakt tussen relevante rapportering enerzijds en rapporteringslast anderzijds. De kwartaalrapportering bestaat uit indicatoren en projectrapportering, een managementsamenvatting met toelichting van de belangrijkste resultaten en de lijst van sleutelkwesties. Deze informatie wordt aangevuld met een financiële rapportering. Al deze gegevens zijn raadpleegbaar via het interactief operationeel plan (iOP).

In de planning (zie onderstaand) wordt de rapporteringscyclus  afgerond na het afsluiten van het kwartaal zodat de kwartaalrapportering snel op het districtscollege kan worden gebracht. Er wordt speciale aandacht gevestigd op de releases die gepland waren in het voorbije kwartaal.

Continue aandacht voor rapportering
De voorbije jaren werd het interactief operationeel plan (iOP) ontwikkeld. Dat vormt het portaal voor alle statusinformatie over de doelstellingen.

De projectrapportering, indicatoren en financiële rapportering kunnen steeds geraadpleegd worden langs het iOP. Op die manier zijn de data permanent beschikbaar. 

Trapsgewijze kwartaalrapportering
De kwartaalrapportering is een trapsgewijs proces, met volgende opeenvolgende stappen:

Stap 1: Deskundigen vullen indicatoren/projectrapportering in, lichten de belangrijkste indicatoren toe (deel managementsamenvatting) en bereiden sleutelkwesties voor die een beslissing van hogerop vereisen.

Stap 2: Financiële status wordt automatisch gegenereerd in iOP.

Stap 3: Strategische medewerker bundelt de bovenstaande informatie, brengt redactie aan en brengt dit op de teamvergadering.

Stap 4:  De programmastuurgroep (de districtssecretaris, strategisch medewerker en de financieel verantwoordelijke) doet de eindredactie en agendeert op het districtscollege:

• stand van zaken bijdrage vanuit producten en processen;
• stand van zaken projecten en opdrachten;
• bereikte resultaten en releases;
• bespreking sleutelkwesties;
• financiële situatie ten opzichte van de te behalen resultaten;
• voorstel bijsturingen en acties voor volgend kwartaal;
• opmaak finale managementsamenvatting.

Stap 5: Rapportage op het districtscollege van:

• kennisname kwartaalrapportering;
• bereikte resultaten en releases;
• bespreking sleutelkwesties;
• financiële situatie ten opzichte van de te behalen resultaten;
• validatie managementsamenvatting;
• verwachtingen, bijsturingen en acties voor volgend kwartaal.

Doorheen het gehele rapporteringsproces zorgt de strategisch medewerker voor de coördinatie, communicatie en ondersteuning.

Financiële doelstellingenrealisatie
Na afsluit van de kwartaalrapportering van kwartaal 4 wordt de financiële doelstellingenrealisatie opgelverd. Binnen de stad wordt één maal per jaar een groepsoverleg - in aanwezigheid van het college - georganiseerd waar de stand van de realisatie van de doelstellingen en de financiële doelstellingenrealisaties van de groep worden toegelicht.

Dit gebeurt in principe vóór de opmaak van het budget van het volgende jaar. De financiële doelstellingenrealisatie bevat het overzicht van de gebudgetteerde versus gerealiseerde uitgaven en ontvangsten per doelstelling, tot en met het niveau van de operationele doelstelling (actie).

De managementsamenvattingen van kwartaal 4 dienen als tekstuele toelichting bij de financiële doelstellingenrealisatie. Ze worden opgemaakt voor zowel de prioritaire als de niet-prioritaire doelstellingen.

Hiervoor streven we naar onderstaande timing:

• maart: verzamelen financiële doelstellingenrealisaties;
• april: analyse van de financiële doelstellingenrealisaties;
• mei: groepsoverleg.

Top-down-terugkoppeling
Het rapporteren gebeurt om te kunnen (bij)sturen en zo de kansen te maximaliseren om de doelstellingen te halen. Naast het rapporteren naar het hogere niveau en het oplossen of escaleren van sleutelkwesties op het juiste niveau is het even belangrijk dat na de rapporteringsmomenten wordt teruggekoppeld binnen de doelstellingen op de verschillende niveaus. Dit verhoogt het draagvlak en de snelheid van bijsturing. De directeurs, programmaleiders, projectleiders en leidinggevenden vervullen een essentiële rol.

Timing
Onderstaand wordt de timing voor 2014 weergegeven.

Het district blijft sleutelkwesties doorgeven ter bespreking in de kwartaalrapportering van de stad Antwerpen.