2014_DCBE_00156 - Bestek GAC/2014/2266 - Organisatie sinterklaasstoet district Berchem - niet gunning. - Goedkeuring

Nr.

Naam

Motivering

Score

Gunningscriterium nr. 1: Prijs
Beoordeling op 40 punten
Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs

1

Twice entertainment nv

enige inschrijver.

40

Gunningscriterium nr. 2: invulling van het evenement
Beoordeling op 30 punten
De omschrijving bestaat uit:
• een origineel en gedetailleerd voorstel;
• schets en afbeeldingen (foto’s) van de praalwagens die worden ingezet voor deze opdracht;
• vermelding van het aantal wagens;
• vermelding van de totale lengte van de stoet;
• het aantal figuranten, opgesplitst in traditionele Sint (mijter met kruis op, staf,…), traditionele zwarte pieten, de aard van de randanimatie (vb. goochelen, acrobatie,…) - al dan niet verkleed;
• opgave van het aantal stewards om de veiligheid tijdens de stoet te garanderen;
• opgave van het aantal acties om de verkeersveiligheid te garanderen.

1

Twice entertainment nv

• Het ingediende voorstel is behoorlijk gedetailleerd, maar niet origineel. In de ingediende offerte staat: ‘Voor elke provincie wordt dezelfde stoet verkocht (zie punt 2.1 Algemeen. Daarnaast is de Sinterklaasparade een optocht die van stad naar stad trekt en per jaargang verschillende steden bezoekt en deze steden mee in de kijker plaatst. Qua spreiding is de doelstelling steeds om in elke provincie één Sinterklaasparade te kunnen organiseren… Door deze specifieke aanpak bereikt de Sinterklaasparade nationaal (maar zeker ook lokaal) heel wat jonge gezinnen met kinderen....).
•  De gevraagde Berchemse eigenheid wordt beperkt tot de deelname van de 3 Berchemse reuzen die vooraan de publiciteitskaravaan gezet. Verder wordt expliciet vermeld dat geen van de bestaande elementen opgenomen wordt. Er is dus geen sprake van integratie met het bestaande Berchemse deel noch vrijwaring van het typisch Berchems karakter zoals gevraagd in de technische bepalingen (III.1.1 Context: … Om deze traditie te vrijwaren voor de toekomst, is de aanbestedende overheid op zoek naar een professionele partner om de Sinterklaasstoet te professionaliseren met het behoud van het Berchems karakter).
• Ook van een samenwerking met het Sinterklaascomité, zoals onder III.1.1 context vermeld, wordt niet meer gesproken.
• De voorgestelde praalwagens zijn tot in detail beschreven (lengte stoet, aantal) en duidelijke foto’s van elke wagen werden toegevoegd. De randanimatie rond elke wagen door de zwarte pieten werd opgenomen.
• Opgave aantal stewards is OK.
• Geen informatie opgenomen over samenwerking met de lokale middenstand.

Twice geeft aan dat ze enkele eigen sponsors meebrengen die een prominente plaats krijgen in de promotiekaravaan. Het district blijft eindverantwoordelijke voor gecontracteerde sponsors en moet hierbij enkele regels respecteren zoals opgenomen in de aanbesteding ( III.1.2 Omschrijving van de opdracht – Voor sponsoring door externe partners is het district gebonden aan een aantal principes …).
In het voorstel van Twice is er geen ruimte voorzien voor enig overleg hierover met het district. 

• Twice stelt voor om de lokale handelaars een lokaal promotieplein te geven op het Frans Jochemsplein, waarbij de handelaars een standje kunnen bevolken, in plaats van in de promotiekaravaan te integreren. Hoe dit juist opgevat moet worden, werd niet uitgewerkt (nu komt het parcours langs heel wat bakkers, frituren, cafés,…
  Hoe gaan we hen allemaal de kans kunnen bieden zich te presenteren? 

• Twice stelt een afsluitend moment voor in het districtshuis: dit is gezien de aard van het gebouw geen handige optie. Het district opteert voor een afsluitmoment in openlucht georganiseerd door de externe partner (15.000 bezoekers!)

niet conform bestek

Gunningscriterium nr. 3: Plan van aanpak
Beoordeling op 30 punten
In het plan van aanpak moeten de volgende zaken omschreven worden:
 • gedetailleerde omschrijving van het traject;
 • overzicht van maatregelen om de netheid van het openbaar domein te garanderen;
 • overzicht van de maatregelen om de veiligheid en de verkeersveiligheid te garanderen;
 • beschrijf van de verschillende stappen voor de uitvoering met timing (dit voor het bewerkstellen van een vlotte coördinatie);
 • uitgewerkt voorstel voor communicatie / promotie van de sinterklaasstoet.

1

Twice entertainment nv

• Gedetailleerde omschrijving van het traject: Twice stelt 2 alternatieve routes voor die zich uitsluitend situeren in Oud-Berchem. In beide voorstellen wordt echter geen enkele logische aankomstmogelijkheid voorzien, zoals gevraagd in het bestek. Het voorstel bestrijkt ook enkel een beperkt gedeelte van Oud-Berchem, terwijl het districtsbestuur juist de verschillende winkelkernen / wijken wil verbinden (Diksmuidelaan – Statiestraat - Driekoningenstraat).
•  De stoet is beperkt in traject (1,5 km), waarvan het grootste deel niet door winkelstraten loopt, wel door woonstraten (enkel het stuk Driekoningenstraat van aan de Grotesteenweg tot de Victor Jacobslei). Doordat het parcours op deze locatie voorgesteld wordt, met enkel een goede bereikbaarheid door tram of trein (en in beperkte mate bus), is de kans reëel dat heel wat bezoekers afhaken (nu jaarlijks 15 000 bezoekers!). De omliggende straten kunnen de parkeerdruk niet opvangen. Langs de Singel kan wel geparkeerd worden, maar dit zal sowieso al beperkt worden doordat de inwoners van de betrokken straten hun wagen ergens kwijt moeten kunnen. Bovendien ligt de stoet zo pal in een grote toegangsweg naar het centrum van Antwerpen (Grotesteenweg) à onderbreking tramverkeer vanuit Boechout / Mortsel, buslijnen 32 en 21? Ten slotte is technisch gezien staat van de Vredestraat niet van die aard dat het de doortocht van de zware wagens aankan.
• Als opbouwlocatie wordt het Frans Van Hombeeckplein naar voren geschoven, dit kan mits er een vrije doorgang voorzien wordt voor de onderliggende buurtparking. Samenwerking met de academie of de school voor omkleden en schminken van figuranten is zeker mogelijk. Wel opletten: draagkracht van Van Hombeeckplein is beperkt door de onderliggende parking. Niet alle wagens kunnen tegelijkertijd opgebouwd / gestald worden.
• In het communicatievoorstel wordt op geen enkele manier rekening gehouden met wat in de aanbesteding opgenomen is: III.1.3 Communicatie De communicatie over de Berchemse Sinterklaasstoet verloopt volgens de huisstijl van de stad Antwerpen. Bovendien is de campagne eerder nationaal gericht in plaats van regionaal zoals gevraagd in het bestek.
• De maatregelen die Twice voorziet om de netheid van het publiek domein te garanderen werden omstandig uitgewerkt, evenals de maatregelen die men zal nemen om de (verkeers)veiligheid te garanderen. Twice gaat er echter wel van uit dat ehbo voor rekening van het district is, terwijl dit in het verleden door het Sinterklaascomité betaald werd (van hun toelage).
  Met de aanbesteding wordt hiervoor dan ook van uitgegaan dat dit door de organisator (= Twice) voorzien en betaald wordt.

niet conform bestek