Het college nam in zitting van 21 februari 2014 (jaarnummer 01840) kennis van de aanvraag van het Huis van het Nederlands, Carnotstraat 110 te 2060 Antwerpen om het 'Wereldrecord Langste Conversatietafel' te organiseren op zaterdag 5 april 2014 in Park Spoor Noord. In dit collegebesluit werd opdracht gegeven aan de dienst ondernemen en stadsmarketing/evenementen en film om een gedetailleerd voorstel uit te werken.
Het evenement gaat zowel door in het park als in de parkloods. In het park wordt een picknickruimte voorzien voor de deelnemers en zullen er optredens doorgaan. De parkloods wordt gebruikt voor de organisatie van workshops zoals: samen lezen, taalcarrousel, breien, thai chi, poëzie en yoga.
Het evenement is voor het publiek toegankelijk van 11.00 uur tot en met 16.00 uur. De organisatie start met de opbouw om 08.00 uur, de afbraak eindigt om 17.00 uur.
Met dit evenement wil het Huis van het Nederlands het wereldrecord ‘langste conversatietafel' vestigen.
In Antwerpen komen anderstaligen en Nederlandstaligen uit heel Vlaanderen samen om Nederlands te oefenen buiten de context van de les of de conversatiegroep. Niet alleen Nederlands oefenen staat centraal, maar vooral de ontmoeting tussen verschillende culturen, mensen en het belang van maatschappelijke integratie. Ze streven naar een zo groot mogelijke opkomst en willen zo een wereldrecord vestigen.
De dienst ondernemen en stadsmarketing/evenementen en film geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement benadrukt het multi-culturele karakter van de stad Antwerpen.
Op 16 december 2013 (jaarnummer 760) keurde de gemeenteraad het nieuw reglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
In toepassing van artikel 7,5 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 19 november 2013 (jaarnummer 673) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Het retributiereglement evenementenhal Park Spoor Noord van 19 november 2013 (2013_GR_00690) en Stedelijke gebruiksreglementen - Infrastructuur stadsbeheer van 16 december 2013 (2013_GR_00854).
Het evenement kan doorgaan mits het naleven van onderstaande standaard richtlijnen bij evenementen.
Het advies is gunstig mits de inrichters van het evenement instaan voor het verwijderen van zwerfvuil en sluikstort gedurende de hele periode van het evenement (van opbouw tot het definitief verlaten van het park).
De inrichter staat ook in om de afvalstroom te beperken.
Voertuigen van de inrichters zijn enkel toegelaten bij opbouw en afbraak op de parkwegen waar voertuigen op toegelaten zijn. Tijdens het evenement zijn geen voertuigen gewenst in het park. De inrichter ziet hier ook op toe en treft hier de nodige maatregels voor.
De inrichtende macht voorziet in een begeleiding om er op toe te zien dat de bezoekers aan dit evenement niet parkeren in het park.
Schade aan elk element in het park voortkomend door het evenement wordt steeds verhaald op de inrichtende macht.
Bij extreme natte weersomstandigheden mogen de grasvelden niet gebruikt worden om opstellingen van welke aard ook op te plaatsen. De kans op erge beschadiging van de grasmatten is te groot.
Op geen enkel ogenblik mogen er materialen van welke aard ook bevestigd worden in en aan de parkbomen.
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
• er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
• alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;
• alle eventuele schade wordt vergoed.
° De locatie van de toiletten dient te worden herbekeken daar op de voorgestelde locatie momenteel de werfzone opgebouwd is van de scholencampus Hardenvoort.
° De locatie van de tafels is gesitueerd in de zone van de waterspeeltuinen, deze dient te worden opgesteld op de evenementenweide aansluitend aan de door de organisator voorgestelde picknickzone.
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Het gebruik van de Parkloods dient te voldoen aan de voorwaarden uit de bouwvergunning en aan de Code van gemeentelijke politiereglementen van Antwerpen, Hoofdstuk 5.
Opstellingen mogen de evacuatie en bereikbaarheid van het gebouw niet belemmeren. Het gebruik van de Shelter dient te voldoen aan de voorwaarden uit de bouwvergunning en aan de Code van gemeentelijke politiereglementen van Antwerpen, Hoofdstuk 5.
Opstellingen mogen de evacuatie en bereikbaarheid van het gebouw niet belemmeren. De witte, verharde stroken die doorheen het park lopen dienen ten allen tijden en overal toegankelijk te zijn voor de wagens van brandweer. Op deze stroken mogen geen opstellingen worden geplaatst.
In verband met de gevraagde faciliteiten: op de locatie ‘Park Spoor Noord’ worden er geen voertuigen toegelaten om deelnemers te laten parkeren op de site, en kunnen er bijgevolg geen parkeerverbodsborden geplaatst worden.
op voorwaarde dat ze de offerte van externe exploitatie ondertekenen.
Het college keurt de effectieve organisatie van het Wereldrecord Langste Conversatietafel, zoals hierboven beschreven, op 5 april 2014 in Park Spoor Noord goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| SB/L/BOF | het leveren van de gevraagde materialen |
De financieel beheerder regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
|
huuropbrengst terbeschikkingstelling aan CISO Huis van het Nederlands ond. nr. : 0421722346 |
2.400,00 EUR | budgetplaats:5325000000 budgetpositie:702 functiegebied:1TSB120103A00000 subsidie:SUB_NR fonds:intern begrotingsprogramma:1SA070119 budgetperiode:1400 |
NVT |
|
nutskosten terbeschikkingstelling aan CISO Huis van het Nederlands ond. nr. : 0421722346 |
110,00 EUR | budgetplaats:5325000000 budgetpositie:705 functiegebied:1TSB120103A00000 subsidie:SUB_NR fonds:intern begrotingsprogramma:1SA070119 budgetperiode:1400 |
NVT |