Volgens artikel 12 van het retributiereglement voor het gebruik van zalen in de musea en erfgoedinstellingen, goedgekeurd door de gemeenteraad op 19 november 2013 (jaarnummer 2013_GR_00688), kan het college afwijkingen op de prijs toestaan op basis van een gemotiveerde beslissing.
Het Rubenianum kreeg een vraag voor het gebruik van het Kolveniershof voor de organisatie van een doctoraatsverdediging. Het betreft een doctoraat in de humane wetenschappen bij de Universiteit Antwerpen. Op 24 februari 2014 ontving het Rubenianum een verzoek van Dra. Stephanie Beghein om de verdediging van haar doctoraat op woensdag 28 mei 2014 te laten doorgaan in het Rubenianum.
Voor de terbeschikkingstelling van het door Musea en Erfgoed Antwerpen beheerde onroerend patrimonium is er een retributiereglement over de voorwaarden en modaliteiten van de terbeschikkingstelling goedgekeurd door de gemeenteraad op 19 november 2013 (jaarnummer 2013_GR_00688). In het retributiereglement is voorzien dat het college afwijkingen op de prijs kan toestaan op basis van een gemotiveerde beslissing.
De Universiteit Antwerpen is een belangrijke academische partner voor het Rubenianum, onder meer voor het bereik van het Rubenianum bij studenten in de humane wetenschappen, voor het organiseren van wetenschappelijke bijeenkomsten en voor de praktische samenwerking inzake het verblijf van buitenlandse gastonderzoekers. In deze geest van samenwerking heeft het Rubenianum in het verleden enkele malen de doctoraatsverdedigingen gehost van kandidaat-doctores in de geschiedenis en de taal- en letterkunde.
Het ontvangen van academische activiteiten past binnen het beleid van het Rubenianum, zoals geformuleerd in de beleidsnota Samenwerkingsverband Kunstmusea 2014-2018. Een receptieve medewerking aan deze activiteiten bevordert de uitstraling van het Rubenianum bij rechtstreekse relaties en bij een kerndoelgroep van professionele onderzoekers in het domein van de (Antwerpse) cultuur en geschiedenis van de Nieuwe Tijd. Het onderwerp van het doctoraat van Dra. Stefanie Beghein sluit aan bij het verzamelgebied van het Rubenianum: 'Kerkmuziek, consumptie en confessionalisering. Het muziekleven aan Antwerpse parochiekerken in verandering, c. 1585-1797'.
Gezien het evenement plaatsvindt tijdens de daguren en de Universiteit Antwerpen zelf de technische omkadering verzorgt, belast het de gebruikelijke werking van het Rubenianum niet. De medewerkers en partners van het Rubenianum worden toegelaten om de verdediging bij te wonen. Een exemplaar van het verdedigde proefschrift wordt ter beschikking gesteld van de bibliotheek van het Rubenianum.
Retributiereglement voor het gebruik van zalen in de musea en erfgoedinstellingen, goedgekeurd door de gemeenteraad op 19 november 2013 (jaarnummer 2013_GR_00688).
Het college keurt goed dat op woensdag 28 mei 2014 een doctoraatsverdediging van de Universiteit Antwerpen in het Kolveniershof kan doorgaan en dat deze locatie kosteloos ter beschikking wordt gesteld voor dit doel.