2014_CBS_03211 - Externe relaties - Handelsmissie Shanghai en Singapore. Ontwerpprogramma - Goedkeuring

Het college keurde op 21 februari 2014 (jaarnummer 1929) principieel goed te starten met de voorbereidingen van een handelsmissie naar Shanghai en Singapore.

De dienst externe relaties maakte een ontwerpprogramma en bijhorend budget op in overleg met andere stedelijke diensten, het Autonoom Gemeentelijk Havenbedrijf, de belanghebbenden/stakeholders en de partners. Het ontwerpprogramma dient na goedkeuring door het college te worden voorgelegd aan het ministerie van buitenlandse zaken (Foreign Affairs Office) te Shanghai voor verdere aanvulling en afstemming.

Hieronder volgen de ontwerpprogramma's voor Shanghai en Singapore. De missie naar Shanghai is veelzijdiger dan het bezoek aan Singapore vanwege de zusterband met Antwerpen en zijn haven en de grotere verscheidenheid aan belangen van de verschillende stakeholders. Ter bevordering van de overzichtelijkheid werd dit programma dan ook opgedeeld in verschillende thema's. Het betreft echter geen chronologische weergave. Een illustratie van hoe dit kan resulteren in een schema is bijgevoegd als bijlage aan dit besluit.

Aansluitend volgt een beschrijving van de samenstelling van de delegatie en een budgetraming van mogelijke kosten voor de stad Antwerpen.

1. Programma Shanghai

1.1 Shanghai: diplomatiek – protocollair

Welkomstdiner bij consul-generaal
De consul-generaal nodigt de delegatieleden van de missie uit op het consulaat voor een welkomstdiner en een ontmoeting met Antwerpse/Belgische ondernemingen in Shanghai. Op deze avond krijgen alle aanwezigen een toelichting bij het verdere verloop van de missie in Shanghai.

Ontmoeting burgemeesters & havenschepenen
Tijdens een ontmoeting tussen de burgemeesters en havenschepenen van beide steden in het stadhuis van Shanghai zal de ondertekening plaatsvinden van nieuwe vriendschapsakkoorden/MoU’s (Memorandum of Understanding) met de stad, haven, Antwerp World Diamand Center (AWDC) en deelnemende bedrijven. Daarnaast vindt mogelijk ook de ondertekening van akkoorden plaats tussen Universiteit Antwerpen (UA) en Shanghai Maritime University (SMU) en tussen Antwerp Management School (AMS) en Antai Business School. Onder voorbehoud zal ook een overeenkomst ondertekend worden voor een eventuele nieuwe bruikleen met het Shanghai Maritime Museum in verband met de jonken uit de stedelijke collectie.
Deze ontmoeting zal ofwel met de hele delegatie plaatsvinden of anders met een beperkte afvaardiging. Bij de laatste optie zal worden bekeken of de ondertekening live kan worden weergegeven in een tweede zaal van het stadhuis van Shanghai. Deze ontmoeting in het stadhuis dient het protocollair hoogtepunt van de missie te worden, met een persmoment voor Chinese en Belgische journalisten.

Viering dertigjarige verzustering – pr-netwerkdiner
Onder de verschillende betrokken partijen bestaat een consensus om een pr-netwerkdiner te organiseren om de viering van de dertigjarige verzustering tussen Shanghai en de stad Antwerpen in de kijker te zetten. Er wordt hierbij gestreefd naar een tweehonderdtal deelnemers. Naast de delegatieleden zullen ook Chinese bedrijven en een afvaardiging van hooggeplaatsten van de overheid van Shanghai uitgenodigd worden. Daarnaast zullen Antwerpese/Belgische bedrijven die aanwezig zijn in Shanghai, de kans krijgen zich te profileren aan de hand van een sponsorprogramma. Doel is dat de stad Antwerpen hier uitpakt met al haar ‘troeven’ (mode, diamant, haven, bier, chocolade ...) en zo op de kaart wordt gezet in Shanghai. Er wordt onderzocht of ook een gesponsord cultureel luik uitgewerkt kan worden.

1.2 Shanghai: haven

Netwerkevenement APEC-Antwerp/Flanders Port Training Centre
APEC organiseert een netwerkevenement met lokale partners, APEC-alumni en Chinese havengerelateerde authoriteiten. Op dit evenement worden een aantal MoU's ondertekend met onder meer China Ports and Harbours Association en China Merchants Holding International.

Third Party Logistics-evenement (3PL)
Netwerkevenement bestaande uit een ontbijt en een voorstelling van de troeven van de haven. Lokale logistieke bedrijven en prominente maritieme partners krijgen de gelegenheid om met de Belgische maritieme delegatie te netwerken.

Rederijdiner
Diner waar topmanagers van internationale rederijen en eventueel lokale terminaluitbaters een voorstelling krijgen van de troeven en de laatste ontwikkelingen van de haven.

1.3 Shanghai: diamant - mode - toerisme

B2B Antwerp Diamond-netwerkevenement
Netwerkevenement met Antwerpse diamantbedrijven en bestaande/potentiële afnemers. Deze laatste (juweliers, diamantverwerkers, detailhandelaars, juwelenketens, aankoopgroepen …) worden in samenwerking met één van de Chinese partnerorganisaties van AWDC uitgenodigd om kennis te maken met een delegatie van Antwerpse diamantairs. Het betreft een netwerkinitiatief dat wordt ingeleid door de bedrijfsfilm van de Antwerpse diamantsector, gevolgd door een korte verwelkoming en een speed date-sessie waarbij de Antwerpse en Chinese genodigden kort met elkaar kennismaken. Het evenement wordt afgesloten met een cocktail.

Lunch AWDC
Formele lunch voor ongeveer 15 personen met vertegenwoordigers van AWDC, Chinese langetermijnpartners en overheidsafgevaardigden. Dit exclusieve evenement dient ter operationalisering van mogelijke samenwerkingsverbanden tussen de verschillende organisatie en opvolging van lopende en toekomstige projecten.

Antwerp Diamond Night
Een exclusief evenement waar naast Antwerpse diamantairs ook stakeholders uit de Chinese juwelen- en diamantmarkt en prominenten worden uitgenodigd. Het betreft een informele netwerkavond die zal worden opgeluisterd met een nader te bepalen Antwerps/Belgisch showelement (mogelijk in samenwerking met mode, muzikale omkadering …). Het programma zal bestaan uit een korte verwelkoming gevolgd door enkele speeches door hooggeplaatsten en zal worden georganiseerd op een toplocatie in Shanghai.

B2B-toerismeseminarie
De dienst ondernemen en stadsmarketing/toerisme en congres zal in samenwerking met Toerisme Vlaanderen een seminarie organiseren voor lokale stakeholders uit de toeristische sector. Hierbij zal Antwerpen als toeristische bestemming geprofileerd worden waarbij onder meer mode, diamant, shopping en culinaire troeven in de kijker worden gezet.

1.4 Shanghai: economisch – andere sectoren 

Ontbijtseminarie voor staatsbedrijven
De consul-generaal nodigt een een aantal bedrijfsleiders van grote staatsondernemingen (50.000 tot 500.000 werknemers) uit voor een ontbijtsessie met de burgemeester van de stad Antwerpen en een aantal Antwerpse bedrijfsleiders uit de delegatie.

Individuele B2B-meetings voor andere sectoren
Voor de deelnemende Antwerpse bedrijven, in het bijzonder exporteurs zal Flanders Investment & Trade (FIT) een aantal individuele B2B-meetings organiseren.

Bezoek aan Chinese vestigingen van deelnemende bedrijven
Bezoek aan lokale vestigingen van grote Antwerpse/Belgische ondernemingen of ondernemingen actief in de Antwerpse regio (bijvoorbeeld: Alcatel, Atlas Copco, Orfit, China Shipping Agency ...).

Investeringsseminarie
In samenwerking met onder meer FIT en het Havenbedrijf, organiseert de stad Antwerpen een seminarie voor potentiële investeerders over volgende onderwerpen: chemie, logistiek en maritieme stad. Hierbij wil de stad Antwerpen haar troeven als ultieme investeringslocatie voor deze sectoren in de verf zetten. Het seminarie zal waarschijnlijk plaatsvinden op de Shanghai Maritime University. 

1.5 Shanghai: cultureel

Jonken China Maritime Museum
Afhankelijk van de beslissing om vanuit de stad Antwerpen nieuwe scheepsmodellen in bruikleen te sturen, ligt het in de lijn van de verwachtingen dat het China Maritime Museum hiervoor een ceremonie organiseert, gekoppeld aan een bezoek aan het museum.

1.6 Shanghai: Academisch

Bezoek aan Shanghai Academy of Social Sciences
Onder leiding van de consul-generaal brengt een deel van de delegatie mogelijk een bezoek aan de prestigieuze Shanghai Academy of Social Sciences.

2. Programma Singapore

Bezoek aan Chinese vestigingen van Belgische bedrijven
Op verzoek van een aantal participerende ondernemingen zal de burgemeester vestigingen bezoeken in Singapore. Waaronder zeker PSA International en waarschijnlijk ook Katoennatie en Dredging, Environmental and Marine Engineering nv (DEME).

Individuele B2B-meetings voor andere sectoren
Voor de deelnemende Antwerpse bedrijven, in het bijzonder exporteurs (met uitzondering van de diamantsector) zal Flanders Investment & Trade (FIT) een aantal individuele B2B-meetings organiseren.

Rederijdiner
Diner waarbij topmanagers van internationale rederijen en eventueel lokale terminaluitbaters een voorstelling krijgen van de troeven en de laatste ontwikkelingen van de Antwerpse haven.

Alliantie Universiteit Antwerpen met National University of Singapore (NUS)
In het kader van haar alliantie met de NUS zal de Universiteit Antwerpen een academisch seminarie voorzien.  

Diner bij ambassadeur
De ambassadeur nodigt de delegatieleden uit in zijn residentie voor een dinerevenement en een ontmoeting met Antwerpse/Belgische ondernemingen in Singapore.

3. Samenstelling delegatie van de stad Antwerpen

Naar verwachting zal de totale delegatie in Shanghai uit ongeveer 50 deelnemers bestaan, waaronder diamantairs en vertegenwoordigers van AWDC, ondernemers uit de Antwerpse haven en een afvaardiging van het Gemeentelijk Havenbedijf, vertegenwoordigers uit de academische wereld, ondernemers uit andere sectoren en zes journalisten. In Singapore zal de delegatie waarschijnlijk heel wat kleiner zijn en slechts uit een 15-tal personen bestaan.

Vanuit de stad Antwerpen zal de delegatie bestaan uit de burgemeester en, de schepen voor haven, industrie en werk en de schepen voor publiek domein, sport, diamant, markten en foren en personeel alsook een afvaardiging van het kabinet burgemeester, de dienst bestuurszaken/externe relaties, de dienst ondernemen en stadsmarketing/toerisme en congres. Samen met vzw Antwerp Headquarters wordt bekeken of het wenselijk is dat ook zij een vertegenwoordiging meesturen voor onder meer een invulling van het investeringsseminarie.

4. Raming budget van de stad Antwerpen

Het college keurde het budgettaire principe van deze missie reeds goed op 21 februari 2014 (jaarnummer 1929): "De stad is regisseur tussen de actoren, maar niet de producent die ook alles betaalt. Iedere partner organiseert en betaalt zijn eigen productie en investeert daarin de middelen die hij zelf nodig acht. Voor een aantal gemeenschappelijke acties worden de kosten gedeeld onder de deelnemende actoren waar mogelijk". In de komende weken wordt nog verder overlegd met een aanal interne en externe partijen. Nadien wordt een finaal budgettair overzicht gemaakt waarbij de middelen via een collegebesluit vastgelegd worden.

Hieronder volgt een overzicht met raming van de kosten voor de stad Antwerpen.

Verblijf Shanghai, heen-en-terugvlucht vanuit Brussel
Deze kost wordt geschat op 3.300,00 EUR per persoon en komt uit het budget van de respectieve deelnemende stadsdiensten/kabinetten.

Viering 30 jaar verzustering – PR-netwerkdiner
De totale kost voor dit evenement wordt geschat op 60.000,00 EUR, waarvan de stad Antwerpen mogelijk 20.000,00 EUR zal bijdragen verdeeld over de dienst bestuurszaken en de bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing. Het overige deel zal enerzijds komen van het Autonoom Gemeentelijk Havenbedrijf en anderzijds van sponsoring door bedrijven. Kosten worden onder andere voorzien voor de locatie, catering, inkleding, vertaling/tolken, opmaak en versturen uitnodigingen, sprekers ...

Bezoek aan Chinese vestigingen van Belgische bedrijven
Deze kost wordt geschat op 5.000,00 EUR.

Investment  Seminar
Deze kost wordt geraamd op 15.000,00 EUR en wordt gedragen door de bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing. Kosten worden onder andere voorzien voor de locatie, catering, inkleding, vertaling/tolken, pers, opmaak en versturen uitnodigingen, sprekers ... Flanders Investment & Trade levert hierbij een aanzienlijke bijdrage in de vorm van personele inzet bij de lokale coördinatie.

B2B-toerismeseminarie
Deze kost wordt geschat op 15.000,00 EUR en wordt gedragen door de bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing. Kosten worden onder andere voorzien voor de locatie, catering, inkleding, vertaling/tolken, pers, opmaak en versturen uitnodigingen, sprekers ... in samenwerking met Toerisme Vlaanderen.

Verblijf Singapore, vlucht Shanghai naar Singapore
Deze kost wordt geschat op 750,00 EUR per persoon en komt uit het budget van de respectieve deelnemende stadsdiensten/kabinetten.

Reisbureau / DMC (Destination Management Company)
Er zal een reisbureau worden aangesteld voor de lokale praktische coördinatie en het logistieke proces, boekingen van de hotels voor de vele deelnemers, enzovoort. Afhankelijk van de concrete invulling van de opdracht wordt deze kost geraamd op maximaal 15.000,00 EUR waarvan de stad Antwerpen, met name de dienst bestuurszaken, één derde voor haar rekening zal nemen en de overige delen door het Autonoom Gemeentelijk Havenbedrijf en AWDC worden gedragen.

Bijkomende kosten
Er wordt een budget voorzien voor bijkomende kosten voor onder meer relatiegeschenken, bijkomende vertalingen/tolken, werking Chinese pers ... Afhankelijk van de concrete invulling wordt deze kost geschat op 15.000,00 EUR waarvan de stad Antwerpen, met name de dienst bestuurszaken, één derde voor zijn rekening zal nemen en de overige delen door het Autonoom Gemeentelijk Havenbedrijf en AWDC worden gedragen.