Het college nam in zitting van 14 maart 2014, jaarnummer 02714, kennis van de aanvraag van VITO NV, vertegenwoordigd door Marc Kaers, Boeretang 200, 2400 Mol, om i-SUP te organiseren op de Groenplaats van 1 tot en met 3 september 2014. In dit collegebesluit werd opdracht gegeven aan ondernemen en stadmarketing/evenementen en film om een gedetailleerd voorstel uit te werken.
i-SUP is een internationaal congres dat plaatsvindt in het Hilton hotel in Antwerpen. Het gaat op zoek naar innovaties voor duurzame productie. De doelgroep bestaat uit internationale bedrijfsleiders en onderzoekers.
Een onderdeel van het congres bestaat uit het tentoonstellen van de nieuwste generatie elektrische wagens, en het organiseren van testritten voor de bezoekers. De organisatie vraagt de beschikking over een zone van ongeveer 60m² op Groenplaats, zodat de wagens daar kunnen opladen en de testritten er kunnen vertrekken en toekomen. Naast enkele tenten en laadpalen zal er promomateriaal over de constructeurs opgesteld worden.
De dienst ondernemen en stadsmarketing/evenementen en film geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement omdat het een behoorlijke uitstraling heeft. Het is een gerenommeerd congres dat voor de vierde maal plaatsvindt, telkens in een andere stad.
Op 16 december 2013 (jaarnummer 760) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
In toepassing van artikel 7 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 19 november 2013 (jaarnummer 673) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
• er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
• alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;
• alle eventuele schade wordt vergoed.
Leveren en plaatsen van materiaal (orderbevestiging nog niet ontvangen bij indienen van collegebesluit).
1) De organisator neemt contact op met De Lijn en stelt deze in kennis van de gebeurtenis, parcours en mogelijke hinder voor het openbaar vervoer.
2) De organisator neemt hiermee kennis dat de tramlus op de Groenplaats, facultatief in gebruik is voor tramverkeer.
Hierdoor ziet de organisator erop toe dat:
- de tramlijnen ten alle tijden gevrijwaard blijven;
- men dient ten allen tijden de correcte rijrichting van de trambaan te respecteren bij het aan- en afrijden van de Groenplaats;
- bij deze wordt de organisatie ook opmerkzaam gemaakt dat tramverkeer en voetgangers ten alle tijden voorrang hebben.
3) De organisatie zorgt ervoor dat de deelnemers zich regulier verplaatsen met de energiezuinige voertuigen in het verkeer. De verkeersregels van de geldende verkeerswetgeving worden nageleefd. Er vindt hierbij tevens geen race plaats.
4) Bij verplaatsingen op de openbare weg dienen de energiezuinige voertuigen te voldoen aan de wettelijke vereisten, conform de geldende verkeerswetgeving. Hiertoe behoren ondermeer de voorschriften inzake verzekering, inschrijving, technische keuring en dergelijke. Dit om in geval van incidenten de burgerlijke aansprakelijkheid naar derden toe te waarborgen. Indien de energiezuinige voertuigen hieraan niet voldoen, kunnen zij enkel getest worden op een afgesloten parcours. De betrokken voertuigen dienen dan op een trailer vervoerd te worden naar deze site, zowel bij aanvang als bij einde van het evenement.
5) Een liaison van de organisator dient duidelijk herkenbaar en beschikbaar te zijn voor de politiediensten.
6) De organisatie zorgt ervoor dat er overal waar zij voertuigen/opstellingen plaatst er een vrije doorgang van 4 meter beschikbaar blijft voor hulpdiensten.
7) Aangezien de locatie permanent parkeer- en verkeersvrij is, zullen er geen parkeerverboden worden geplaatst op de Groenplaats te Antwerpen.
8) De organisatie zorgt voor een afgebakende zone waarin de energiezuinige voertuigen worden geplaatst zodat de rest van het plein gevrijwaard blijft van voertuigenverkeer.
De organisatoren dienen CO2 blussers te voorzien aanvullend op de ABC-poederblussers.
De elektrische oplaadstations dienen gekeurd te worden door een erkend orgaan.
Het college keurt de effectieve organisatie van i-SUP, zoals hierboven beschreven, van 1 tot en met 3 september 2014 op de Groenplaats goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| SB/L/BOF | Leveren en plaatsen van feestmateriaal |