2014_CBS_02956 - Huisvesting stadhuis - Optimalisatie beschikbare ruimte - Goedkeuring

Met de ingebruikname van den Bell als administratief centrum verhuisden de laatste administratieve diensten uit het stadhuis, enkel een logistiek organisatorische aanwezigheid bleef over. In functie van een efficiënte werking en de professionalisering van het relatie- en ontvangstmanagement, is er nood om bepaalde administratieve diensten (dienst bestuurszaken/externe relaties) opnieuw een werkplek te geven in het stadhuis.

Het college keurde op op 14 maart 2014 het voorstel goed tot optimalisatie van de gelijkvloerse verdieping van het stadhuis voor de tijdelijke huisvesting van de fracties (jaarnummer 2785).

Deze verhuisbewegingen vragen om een optimalisatie van het ruimtegebruik in het stadhuis. Daarom werd het volgende uitgewerkt :

• Alle vergaderzalen op het stadhuis worden in een centraal beheer ondergebracht, online te reserveren via een reservatiesysteem in Outlook, beheerd door de dienst bestuurszaken. Het betreft lokalen 11, 13 en 18 op de eerste verdieping en lokalen 3, 5 en 57 op het gelijkvloers (de geel gemarkeerde delen).
  Hierdoor wordt de vergadercapaciteit voor alle stadhuisbewoners gemaximaliseerd. De onthaalmedewerkers van het stadhuis staan hierbij klaar om de bewoners te assisteren bij boekingsproblemen en cateringondersteuning voor de vergaderingen.
• De regel hierbij is dat de fracties van minderheid op het gelijkvloers mogen vergaderen.
• De wandelzaal krijgt een upgrade tot vergader- en koffiehoek, met leestafel, voor informeel overleg, waarmee het zijn betekenis waar maakt. Hiervoor zal een minimale ingreep tot aanpassing van de infrastructuur worden gedaan. Dit laat toe de diverse lunchlocaties in het stadhuis af te bouwen en een betere ondersteuning aan te bieden aan de stadhuisbewoners voor het middagmaal.
• Geen enkel kabinet beschikt hiermee nog over een eigen vergaderomgeving, op het bureau van de schepen zelf na. Het salon blijft eigendom ter beschikking van het kabinet burgemeester.
• De dienst bestuurszaken/externe relaties wordt, naast de flexibele werkplekken voor de medewerkers die de zittingsorganen ondersteunen (de diensten bestuurszaken/besluitvorming en ondernemen en stadsmarketing/pers), ondergebracht op de eerste verdieping van het stadhuis. Dit gaat over lokalen 32, 36, 37 en 28 38 (de groen gemarkeerde delen).
• Ter vervanging van werkplek 32 krijgt schepen voor sociale zaken, wonen, diversiteit & inburgering, samenlevingsopbouw en loketten (groen gemarkeerd deel) beschikking over werkplek 20 (blauw gemarkeerd deel).