Besluit

2014_DCBE_00067 - Bestek GAC/2014/2266 - Organisatie sinterklaasstoet district Berchem. Bestek en procedure - Goedkeuring

districtscollege Berchem

ma 10/03/2014 - 20:00 Raadszaal, districtshuis

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Evi Van der Planken, voorzitter districtscollege; Bruno De Saegher, districtsschepen; Edwin De Cleyn, districtsschepen; Anne Bakelants, districtsschepen; Ann De Potter, districtssecretaris

Afwezig

Cindy Van Paesschen, districtsschepen; Sigrid Borgmans, plaatsvervangend districtssecretaris

Secretaris

Ann De Potter, districtssecretaris

Voorzitter

Bruno De Saegher, districtsschepen

Motivering

Algemene financiële opmerkingen

De uitgave wordt verrekend op het dienstjaar 2014.

Voor de dienstjaren 2015 tot en met 2017 zal het volgende worden toegepast: Artikel II.6 van het bestek inzake de duur van het contract stelt dat de opdracht driemaal kan worden verlengd met een periode van 12 maanden. Bij elke verlenging zal opnieuw goedkeuring aan het districtscollege worden gevraagd.

Regelgeving: bevoegdheid

Met het collegebesluit van 17 augustus 2007 (jaarnummer 10513) draagt het college de bevoegdheden waarover het beschikt op grond van artikel 57 § 3, 5° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 over aan de districtscolleges binnen de beleidsdomeinen van de districten, zoals vastgelegd bij het collegebesluit van 16 maart 2000 (jaarnummer 3984). Het districtscollege is bevoegd voor het beleidsdomein cultuur.

Aanleiding en context

Het Berchems Sinterklaascomité organiseerde in 2013 voor de 28ste keer een sinterklaasstoet door verschillende Berchemse wijken. Om deze traditie te vrijwaren voor de toekomst en om de sinterklaasstoet te professionaliseren met behoud van het Berchems karakter wenst het district Berchem in samenspraak met het Sinterklaascomité deze opdracht uit te besteden.

Argumentatie

De volgende selectiecriteria zijn van toepassing:

Financiële en economische draagkracht van de inschrijver: een passende bankverklaring opgesteld overeenkomstig het model vervat in bijlage 3 van het KB van 15 juli 2011.
Technische bekwaamheid van de inschrijver: minimum drie referenties met betrekking tot het organiseren van grootschalige publieke stoeten tijdens de laatste 3 jaar, met vermelding van bedrag, datum en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor ze bestemd waren in het algemeen en voor welke overheidsinstelling in het bijzonder. Bij deze drie referenties moeten attesten van goede uitvoering van de opdracht worden toegevoegd.

De volgende gunningscriteria zijn van toepassing:

Nr.	Beschrijving	Gewicht
1	Prijs De score wordt op basis van de regel van drie toegekend.	40
2	Invulling van het evenement	30
	De omschrijving bestaat uit: een origineel en gedetailleerd voorstel; schets en afbeeldingen (foto's) van de praalwagens die worden ingezet voor deze opdracht; vermelding van het aantal wagens; vermelding van de totale lengte van de stoet; het aantal figuranten, opgesplitst in traditionele Sint (staf, mijter met kruis,...), traditionele zwarte pieten, de aard van de randanimatie (vb. goochelen, acrobatie,...) - al dan niet verkleed; opgave van het aantal stewards om de veiligheid tijdens de stoet te garanderen; opgave van het aantal acites om de verkeersveiligheid te garanderen.
3	Plan van aanpak	30
	In het plan van aanpak moeten de volgende zaken omschreven worden: gedetailleerde omschrijving van het traject; overzicht van maatregelen om de netheid van het openbaar domein te garanderen; overzicht van de maatregelen om de veiligheid en verkeersveiligheid te garanderen; beschrijf van de verschillende stappen voor de uitvoering met timing (dit voor het bewerkstellen van een vlotte coördinatie); uitgewerkt voorstel voor communicatie / promotie van de sinterklaasstoet.

Juridische grond

In toepassing van artikel 26§2, 4° van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, zal deze opdracht gegund worden bij vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking omdat het een dienst betreft als bedoeld in bijlage II, B, van de wet en het de drempel van de Europese bekendmaking niet bereikt.

In toepassing van artikel 58 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 betreffende de overheidsopdrachten, dient de dienstverlener van een opdracht voor diensten overeenkomstig de bepalingen van artikelen 67 en 72, zijn financiële en economische draagkracht en zijn technische bekwaamheid aan te tonen.

In toepassing van artikel 50 van de Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 betreffende de overheidsopdrachten, vermeldt de aanbestedende overheid het gunningscriterium of de gunningscriteria in de uitnodiging om een offerte in te dienen of in de opdrachtdocumenten.

Beleidsdoelstellingen

5 - Bruisende stad

Een warm Berchem is waar bezoekers en bewoners graag komen en zich goed voelen

Evenementen versterken de verschillende troeven van het district

Evenementen versterken de identiteit van het district

Besluit

Het districtscollege berchem beslist:

Artikel 1

Het districtscollege keurt bestek GAC/2014/2266 voor de organisatie sinterklaasstoet district Berchem goed en keurt eveneens goed dat hiervoor een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking wordt uitgeschreven.

Artikel 2

De financieel beheerder verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:

Omschrijving	Bedrag	Boekingsadres	Bestelbon
Organisatie sinterklaasstoet district Berchem	-	budgetplaats:5010100000 budgetpositie:6141 functiegebied:1SBE060101A00000 subsidie:INTERN fonds:SUB_NR begrotingsprogramma:1BE050710 budgetperiode: 1400	10108603

Bijlagen

2266_Basisopdracht_Inventaris_1.xls
2266_2014_02_27_ Bestek.pdf