De kosten van de stadsactiviteitsdagen worden door de vzw Antwerpen Sportstad betaald aan het Antwerps Sportpaleis nv.
Op 12 september 2005 (jaarnummer 2004) besliste de gemeenteraad tot de bouw en exploitatie van een topsporthal voor 5.000 toeschouwers op de site Sportpaleis in samenwerking met Antwerps Sportpaleis nv. De gemeenteraad keurde tevens een overeenkomst met Antwerps Sportpaleis nv goed betreffende de organisatie van activiteiten in de topsporthal door de stad Antwerpen.
Op 18 april 2008 (jaarnummer 4660) keurde het college het plan van aanpak aangaande de opvolging van stadsdagen goed.
Op 5 december 2008 (jaarnummer 15717) keurde het college de inventaris en procedure voor aanvragen van stadsdagen goed.
Op 25 april 2014 keurt het college de ter beschikkingstelling van de stadsdagen voor de Lotto Arena voor FTA, Vlaamse Volleybalbond, Golazo en Gymfed goed.
De vzw Antwerpen Sportstad stelt voor om de Lotto Arena, volgens de samenwerkingsovereenkomst tussen de stad Antwerpen en het Antwerps Sportpaleis nv, gratis ter beschikking te stellen voor de Finale Play Offs, World League Volleybal en Gymgala, voor het volgende aantal dagen:
Voor bovenstaande evenementen wordt onderstaande ondersteuning gevraagd:
Deze sportieve evenementen zijn bovenlokale sportevenementen met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie- en mediawaarde.
De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality). Het project kadert binnen het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs.
De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:
De stad Antwerpen dient, conform artikel 4 van het samenwerkingscontract tussen de stad Antwerpen en Antwerps Sportpaleis nv, jaarlijks een minimum afname van stadsactiviteitsdagen te garanderen aan het Antwerps Sportpaleis. De stad heeft jaarlijks de keuze tussen een minimum garantie van 15 stadsactiviteitsdagen, het '15 dagen scenario' genoemd en een minimum garantie van 55 stadsactiviteitsdagen, het '55 dagen scenario'. Voor 2014 geldt het 55 dagen scenario. Deze stadsactiviteitsdagen worden prioritair ter beschikking gesteld voor de wedstrijden van topsportclubs maar ook voor de organisatie van interessante sportevenementen van derden of van de stad zelf.
Deze topsportevenementen vallen onder artikel 4.1.5 van de overeenkomst en zijn ‘buitengewone sportmanifestaties georganiseerd door derden op stadsactiviteitsdagen’. Voor een stadsactiviteitsdag wordt volgens het ’15 dagen scenario’ door het Antwerps Sportpaleis een bedrag aangerekend van 4.574,50 EUR (btw exclusief). Volgens het ’55 dagen scenario’ komt dit op een bedrag van 4.236,00 EUR (btw exclusief). Hiervan betaalt de provincie Antwerpen telkens een onderhoudsbijdrage van 2.037,64 EUR (btw inclusief) (zie overeenkomst artikel 4.1.1.).
In ruil voor de financiële en logistieke ondersteuning krijgt de stad Antwerpen een uitgebreide return:
Bovendien wordt er een afvaardiging van het college voorzien tijdens de prijsuitreikingen.
De beheersovereenkomst 2011-2014 tussen de stad Antwerpen en vzw Antwerpen Sportstad, werd verlengd bij beslisssing van de gemeenteraad van 24 februari 2014 (jaarnummer 80);
Ondersteuning bij manifestaties: In afwachting van stadsbrede afspraken zal de stad, in de mate van het mogelijke, bij sportevenementen ingericht of ondersteund door de vzw Antwerpen Sportstad, gratis medewerking verlenen voor onder andere het ter beschikking stellen van sportinfrastructuur, veiligheid op de weg, ter beschikking stellen van feestmateriaal, aanvragen van de nodige vergunningen, het gebruik van canvassen,... De gemeenteraad heeft zich aldus principieel akkoord verklaard met deze ondersteuning. De concrete uitwerking van deze ondersteuning in een samenwerkingsovereenkomst behoort tot de bevoegdheid van het college.
Gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 26 april 2010 (jaarnummer 504).
Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.
Het bedrijf cultuur, sport, jeugd en onderwijs/vzw Antwerpen Sportstad adviseert gunstig indien de organisatie rekening houdt met de volgende voorwaarden: • de organisatoren houden zich aan de afspraken voor het gebruik van de Lotto Arena, zoals vastgelegd in de overeenkomst tussen de stad Antwerpen en Antwerps Sportpaleis nv en het huishoudelijk reglement; • de organisatoren verzekeren gemiddeld (over het aantal stadsactiviteitsdagen) 1500 betalende toeschouwers per dag. Indien dit aantal niet gehaald wordt, dan betaalt de organisator (voor elke ontbrekende toeschouwer) 2,00 EUR aan de stad Antwerpen. • indien de tijd tussen opening en sluiting van de deuren van de Lotto Arena en/of van de vip-ruimte voor het publiek op de gebruikte stadsdagen de vijf uren overschrijdt, dan is de organisator een personeelsvergoeding verschuldigd aan het Antwerps Sportpaleis nv (tarieven in huisreglement). Indien de organisator verschillende evenementen wil organiseren op één stadsdag, dan dient hiervoor een extra vergoeding betaald te worden van 2.000,00 EUR per (extra) evenement aan Antwerps Sportpaleis nv; • de stad krijgt een financiële return van 10% op de verkoop van drank en snacks aan de togen van de Lotto Arena tijdens het evenement. Dit bedrag wordt doorgestort aan de organisator (door Antwerps Sportpaleis nv); • voor deze activiteiten dient de stad Antwerpen normaal een extra vergoeding per bezoeker (2,90 EUR per persoon) te betalen aan de nv Sportpaleis (vanaf de 1 951ste bezoeker in het 55 dagen scenario). Deze vergoeding wordt doorgerekend aan de organisator.
Het bedrijf ondernemen en stadsmarketing gaf gunstig advies voor de volgende opdrachten: • de verspreiding van affiches in de stedelijke instellingen; • de bekendmaking van het evenement via de beschikbare stedelijke communicatiekanalen en het verdelen van publiektickets via de stadswinkel.
• Noch gunstig, noch ongunstig advies omdat de concrete vraag (aantallen en soorten materiaal) nog niet finaal werd gesteld. SB/L/BOF raadt aan om de vraag zo snel mogelijk correct in beeld te krijgen. Het gebruiksreglement betreffende het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen stelt dat aanvragen voor materiaal uiterlijk zes weken voor het evenement moeten worden ingediend.
Het college keurt de organisatie van en de gevraagde ondersteuning voor de volgende sportevenementen in de Lotto Arena goed:
Het college verleent de organistoren de gevraagde toelatingen, indien men rekening houdt met:
Het college beslist, volgens de samenwerkingsovereenkomst tussen de stad Antwerpen en het Antwerps Sportpaleis nv, om de Lotto Arena gratis ter beschikking stellen voor de Finale Play Offs, World League Volleybal en Gymgala:
De organisatoren betalen een extra vergoeding per bezoeker aan het Antwerps Sportpaleis nv (vanaf de 1951ste bezoeker in het 55 dagen scenario).
De stad Antwerpen krijgt, volgens de overeenkomst met Antwerps Sportpaleis nv, een financiële return van 10% op de verkoop van drank en snacks aan de togen van de Lotto Arena tijdens het evenement. Dit bedrag wordt doorgestort (door het Antwerps Sportpaleis nv) aan de organisatoren van de Finale Play Offs, World League Volleybal en Gymgala.
Het college geeft opdracht aan:
|
Dienst |
Taak |
|
OS |
Bekendmaking van het evenement via de beschikbare stedelijke communicatiekanalen. |
|
SB/BOF/EVM |
Gratis het ter beschikking stellen van het gevraagde feestmateriaal. |
|
CS/SR/vzw Antwerpen Sportstad |
Onderhandelen met de organisatoren van deze evenementen voor een volwaardige return in de vorm van:
|