2014_CBS_04486 - Bestek GAC/2014/2342. Leveren, plaatsen en in gebruik stellen van vlaggenmasten en grondkokers - Bestek, procedure en gunning - Goedkeuring

Artikel 57 § 3, 5° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het vaststellen van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur.

Artikel 57 § 3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Ter gelegenheid van de Vlaamse feestdag en de vieringen Groote Oorlog dienen 19 vlaggenmasten met grondkokers geleverd, geplaatst en in gebruik gesteld te worden op de ereperken van verschillende begraafplaatsen op het grondgebied van de stad Antwerpen.

Aangezien de vlaggenmasten geplaatst dienen te worden vóór 11 juli 2014 kan de bedrijfseenheid stadsbeheer niet wachten op het toekomstige raamcontract straatmeubilair. De gemeenschappelijke aankoopcentrale stelt voor om voor deze aankoop onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking GAC/2014/2342 uit te schrijven.

Op 14 maart 2014 gaf de financieel beheerder zijn akkoord om voor deze procedure de goedkeuring van het bestek samen met de gunning te agenderen.

Op 14 maart 2014 werden volgende firma's per e-mail aangeschreven:

• Debaere vlaggenmasten bvba, Menenstraat 510, 8560 Wevelgem, met ondernemingsnummer 0899.247.705;
• Declerq nv, Zwaanhofweg 11, 8900 Ieper, met ondernemingsnummer 0425.339.555;
• Panache Media, F. Campinestraat 60, 1831 Diegem, met ondernemingsnummer 0895.969.994;
• Den Hartog, Tongersesteenweg 86, 3730 Hoeselt, met ondernemingsnummer 0898.280.871;
• Sapa Pole Products, P.O. Box 75, 5150 AB Drunen Alcoalaan 12, 5151 RW NL;
• Pole Position, Henegouwenstraat 95/2.2, 9000 Gent. 

Op 3 april 2014 dienden volgende firma's een offerte in:

• Debaere vlaggenmasten bvba;
• Declerq nv.

De offertes werden door de gemeenschappelijke aankoopcentrale administratief nagezien en regelmatig bevonden.

De betrouwbaarheid van de inschrijvers werd afgetoetst aan het toegangsrecht zoals bepaald in het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren.

Het RSZ-attest en bewijs van niet-faling werden door de gemeenschappelijke aankoopcentrale opgezocht en nagekeken. De firma's voldoen aan deze eisen. Tevens werd een uittreksel uit het strafregister op naam van de firma opgevraagd.

De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de economisch meest voordelige regelmatige offerte heeft ingediend, rekening houdende met volgende gunningscriteria:

• prijs: 50 punten;
• kwaliteit: 30 punten;
• duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen: 10 punten;
• leveringstermijn: 5 punten;
• waarborgtermijn: 5 punten.

Het criterium kwaliteit werd beoordeeld door medewerkers van de bedrijfseenheid stadsbeheer. Het criterium duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen werd gescoord door medewerkers van de dienst stadsontwikkeling/energie en milieu. De overige criteria werden beoordeeld door de gemeenschappelijke aankoopcentrale.

Een gemotiveerd gunningsverslag werd opgesteld.

Op 9 april 2014 werden de twee betreffende inschrijvers door de gemeenschappelijke aankoopcentrale via e-mail verzocht om hun inschrijvingen te verduidelijken waar nodig en hun inschrijvingsprijzen te herbekijken.

Beide firma's dienden per e-mail een best and final offer (BAFO) in. De nieuwe verduidelijkingen en eenheidsprijzen werden in het gunningsverslag verwerkt. De firma Declercq liet op per e-mail weten de prijs af te ronden naar 6.000,00 euro exclusief btw. Dit betekent een minderuitgave van 3,2 % ten opzichte van de initieel ingediende offerte.

Uit het gunningsverslag blijken volgende scores:

De regelmatige inschrijvingen werden ten gevolge van bovenstaande argumentatie als volgt definitief gerangschikt:

Op basis van het bestek, de offertes en de gevoerde onderhandelingen per e-mail, stelt de gemeenschappelijke aankoopcentrale voor om de opdracht te gunnen aan de firma Declercq nv.

In toepassing van artikel 26§1, 1° a) van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, zal deze opdracht gegund worden bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking omdat de goed te keuren uitgave niet hoger is dan het bij het artikel 105, 2° van Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 vastgelegd bedrag van 85.000 EUR (zonder belasting op de toegevoegde waarde).

In toepassing van artikel 107 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 betreffende de overheidsopdrachten wordt de opdracht gegund, hetzij aan de inschrijver die de laagste offerte heeft ingediend, hetzij aan de inschrijver die de offerte heeft ingediend die de economisch voordeligste is vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid.

In toepassing van artikel 26, §1 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, geschiedt de overheidsopdracht bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking wanneer de aanbestedende overheid, indien mogelijk, meerdere leveranciers van haar keuze raadpleegt en over de voorwaarden van de opdracht onderhandelt met één of meer van hen.