Artikel 246 §2 van het Gemeentedecreet stelt dat de vertegenwoordiger van de stad in de algemene vergadering handelt overeenkomstig de instructies van de gemeenteraad.
De stad Antwerpen is lid van de vzw Vereniging voor Vreemdelingenverkeer Antwerpen (VVV). Bij gemeenteraadsbesluit van 27 januari 2014 (jaarnummer 52) werd Koen Kennis aangeduid als afgevaardigde namens de stad in de algemene vergadering.
Met de e-mail van 14 april 2014 meldt de vzw VVV dat op 10 juni 2014 een algemene vergadering zal plaatshebben in het stadhuis met volgende agendapunten:
Het Gemeentedecreet bepaalt dat de stadsafgevaardigde in de algemene vergadering van de vzw VVV handelt overeenkomstig de instructies van de gemeenteraad. Dit betekent dat de gemeenteraad kennis moet nemen van de agenda van deze algemene vergadering en aan de stadsafgevaardigde of diens plaatsvervanger steminstructies moet geven.
De dagorde bevat volgende punten:
Het is aangewezen aan de gemeenteraad eveneens een statutenwijziging ter goedkeuring voor te leggen. In de huidige statuten van vzw VVV is namelijk niet voorzien in de mogelijkheid van een dagelijks bestuur. Toch moeten binnen de vzw vaak beslissingen (van dagelijks bestuur) genomen worden op zeer korte termijn. Om de flexibiliteit binnen de bestuursorganen van de vzw te garanderen, wordt de mogelijkheid van een directiecomité opgenomen in de statuten. Tevens worden hiermee de statuten van vzw VVV reeds gedeeltelijk geconformeerd met de statuten van vzw PSA met het oog op latere vlotte overdracht. Daarnaast moet het artikel betreffende de bestemming van het netto actief bij ontbinding worden aangepast om overdracht naar een andere vzw toe te laten. Deze statutenwijziging moet worden goedgekeurd door de gemeenteraad en door de algemene vergadering van de vzw.
Artikel 246 van het Gemeentedecreet stelt dat de stad in een gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap in vzw-vorm steeds moet beschikken over de meerderheid van stemmen in de algemene vergadering, en in deze algemene vergadering vertegenwoordigd is door één of meer gemeenteraadsleden. De vertegenwoordigers van de stad in de algemene vergadering handelen overeenkomstig de instructies van de gemeenteraad.
De gemeenteraad neemt kennis van de volgende agendapunten van de algemene vergadering van de vzw VVV van 10 juni 2014:
De gemeenteraad beslist dat haar afgevaardigde Koen Kennis of een plaatsvervanger, ander lid van het college of de gemeenteraad, deze vergadering zal bijwonen.
De gemeenteraad geeft opdracht aan de stadsafgevaardigde op de algemene vergadering van de vzw VVV alle punten van de agenda goed te keuren.
De gemeenteraad keurt volgende statutenwijzigingen voor vzw Vereniging voor Vreemdelingenverkeer Antwerpen goed.
Vanaf hoofdstuk V van de huidige statuten worden de bepalingen vervangen door onderstaande artikels:
Hoofdstuk V - Directiecomité
Artikel 24 Samenstelling
Het directiecomité is samengesteld uit maximaal zes leden aangesteld door de raad van bestuur bij geheime stemming. Het directiecomité duidt een voorzitter en een secretaris aan. De onverenigbaarheden die gelden voor bestuurders en vertegenwoordigers in/leden van de algemene vergadering gelden onverkort ook voor de leden van het directiecomité.
Artikel 25 Duurtijd mandaat
De leden van het directiecomité kunnen ten allen tijde door de raad van bestuur worden ontslagen. Een lid van het directiecomité kan zijn mandaat stopzetten door kennisgeving via aangetekend schrijven aan de raad van bestuur. Het lid van het directiecomité waarvan het politieke mandaat voortijdig een einde neemt, wordt geacht van rechtswege ontslagnemend te zijn. In beide gevallen regelt de raad van bestuur diens vervanging.
Artikel 26 Bevoegdheden
Het directiecomité is belast met het dagelijks bestuur, met de vertegenwoordiging met betrekking tot dat bestuur en met de voorbereiding en de uitvoering van de beslissingen van de raad van bestuur. Het dagelijks bestuur wordt omschreven als de handelingen of verrichtingen die door het dagelijks leven van de vereniging worden vereist en die zowel wegens hun gering belang als wegens de noodzakelijkheid van een snelle oplossing de tussenkomst van de raad van bestuur zelf niet rechtvaardigen.
Het directiecomité is daarenboven bevoegd voor alle materies die door de raad van bestuur worden gedelegeerd. Een dergelijke bevoegdheidsdelegatie wordt steeds ter kennisgeving aan de gemeenteraad voorgelegd.
Het directiecomité is verantwoording verschuldigd aan de raad van bestuur. Het verschaft de raad van bestuur informatie over zijn beslissingen en licht hem in over al zijn handelingen.
De vzw wordt ten aanzien van derden en binnen de grenzen van het dagelijks bestuur geldig vertegenwoordigd door de voorzitter van het directiecomité of door twee leden van het directiecomité samen.
Artikel 27 Bijeenroepingen
Het directiecomité vergadert telkens wanneer de aangelegenheden die onder zijn bevoegdheid vallen het vereisen en wordt door de voorzitter bijeen geroepen.
Het directiecomité beraadslaagt op de zetel van de vzw of, indien de omstandigheden dit vereisen, op een andere plaats zoals wordt bepaald door de voorzitter van het directiecomité.
Het directiecomité wordt voorgezeten door de voorzitter van het directiecomité. Indien de voorzitter van het directiecomité verhinderd is, wordt het directiecomité voorgezeten door een lid van het directiecomité die door de voorzitter van het directiecomité daartoe wordt aangeduid. Indien geen vervangende voorzitter werd aangeduid door de voorzitter van het directiecomité zit de oudste in leeftijd aanwezige lid van het directiecomité de vergadering voor.
De vergaderingen van het directiecomité zijn niet openbaar.
Artikel 28 Beraadslaging, stemming en notulen
Het directiecomité beraadslaagt en beslist volgens de regels die zijn vastgesteld in deze statuten. Het directiecomité is bevoegd om binnen de perken van de statuten zijn werking nader te regelen in een reglement van inwendige orde.
De besluiten van het directiecomité worden genomen bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen.
In geval van staking van stemmen is de stem van de voorzitter van het directiecomité doorslaggevend. Blanco en ongeldige stemmen worden niet bij de uitgebrachte stemmen geteld.
De beraadslagingen van het directiecomité worden vastgelegd in notulen. Een afschrift ervan wordt ter informatie toegezonden aan de leden van de raad van bestuur.
De notulen worden goedgekeurd door het directiecomité.
Artikel 29 Vergoedingen
De leden van het directiecomité oefenen hun mandaat onbezoldigd uit.
Artikel 30 Aansprakelijkheid
De leden van het directiecomité zijn niet persoonlijk gebonden door de verbintenissen van de vzw.
De leden van het directiecomité zijn aansprakelijk zonder hoofdelijkheid voor de tekortkomingen in de normale uitoefening van hun bestuur.
Ten aanzien van de overtredingen waaraan zij geen deel hebben gehad, worden ze van die aansprakelijkheid ontheven als hun geen schuld kan worden verweten en als zij die overtredingen hebben aangeklaagd bij de gemeenteraad binnen een maand nadat zij er kennis van hebben gekregen.
HOOFDSTUK VI - Algemene bepalingen
Artikel 31
De controle op en het toezicht over de financiën zal uitgeoefend worden door een extern revisorenkantoor, zijnde een lid van het Instituut der Bedrijfsrevisoren.
Deze wordt benoemd door de algemene vergadering op voordracht van de raad van bestuur. De stedelijke Inspectie van Financiën kan in het kader van haar opdracht alle vergaderingen bijwonen van de bestuursorganen. De inspectie heeft een volledig inzagerecht in de boekhouding en in alle besluiten en notulen van de vzw. Zij kan alle andere relevante informatie vragen die verband houdt met de uitvoering van haar stedelijke opdracht.
Artikel 32
Al de ontvangsten die voortspruiten uit bijdragen of toelagen aan de vzw en uit de werking van de vzw in het algemeen zullen gebruikt worden voor het dekken van de lasten die deze werking zal meebrengen.
Het eventueel overschot mag nooit verdeeld worden tussen de leden, maar zal overgedragen worden
op het volgende dienstjaar.
Artikel 33
In geval van ontbinding van de vzw zal het netto-actief belangeloos bestemd worden aan een andere vzw voor de verwezenlijking van een gelijkaardig doel als dat van de vereniging, omschreven in artikel 4.
Artikel 34
Het boekjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.
Artikel 35
Voor alles wat in deze statuten niet is voorzien of geregeld, blijft de wet van 27 juni 1921 gewijzigd door de wet van 2 mei 2002 toepasselijk.