De financiële gevolgen van de betoelagingsovereenkomst met HETPALEIS werd met het collegebesluit van 13 december 2013 (jaarnummer 12604) geregeld.
Voor de kosten eigen aan het onderhoud van het gebouw heeft de stad Antwerpen aan AG VESPA middelen ter beschikking gesteld. Deze werden opgenomen in de begroting van de stad Antwerpen, goedgekeurd door gemeenteraad op 19 november 2013, (jaarnummer 655). Het gaat over een bedrag van 56.000,00 euro, voorzien op het functiegebied 1SBR050201P03331.
Op 15 oktober 2007 (jaarnummer 13064) gaf het college de goedkeuring rondom de timing van de sluiting van het Nationaal Scheepvaartmuseum (Het Steen) en de verhuis van de collectie naar het toekomstige Museum Aan de Stroom (MAS). Het Maritiem park blijft gelegen naast Het Steen.
Op 3 april 2009 (jaarnummer 4623) keurde het college het kandidaatsdossier van de stad Antwerpen voor Europese jongerenhoofdstad 2011 goed. Eén van de speerpunten van het programma was de nieuwe kind- en gezinsvriendelijke invulling van Het Steen.
Het college keurde op 26 juni 2009 (jaarnummer 8569) de principes, de timing, het budget en de inhoudelijke criteria voor de externe uitbating van Het Steen goed. De jeugddienst startte een stedelijke werkgroep op, bestaande uit de volgende diensten: de toenmalige bedrijfseenheid cultuur, sport en jeugd, het kabinet cultuur en toerisme, kabinet jeugd, AG VESPA, AG Stadsplanning, de toenamelige bedrijfseenheid marketing & communicatie en de bedrijfseenheid stadsontwikkeling.
De stedelijke werkgroep Het Steen maakte een programma van eisen op, dat diende als basis voor een marktverkenning uitgevoerd door AG VESPA. Het directiecomité van AG VESPA besliste in zitting van 26 oktober 2009 om voor de uitbating van Het Steen als plek gericht op de leefwereld van kinderen een marktverkenning te organiseren. Met deze marktverkenning wenste de stad Antwerpen zich beter op de hoogte te stellen van de interesse en de mening van de private markt omtrent het project. Tot 15 februari 2010 konden geïnteresseerde organisaties deelnemen aan de marktverkenning.
Op 17 december 2009 besliste het directiecomité van AG VESPA om de herbestemmingstudie na een onderhandelingsprocedure te gunnen aan architectenkantoor Praet-Verlinden.
Op het college van 12 maart 2010 (jaarnummer 3104) werd kennis genomen van de resultaten van de marktverkenning en werd een richtinggevende indeling voor de nieuwe bestemming van Het Steen goedgekeurd. Het historische gedeelte – de burcht – krijgt een museale, educatieve invulling, gericht op een breed doelpubliek. De burcht (op alle verdiepingen van -1 tot +2) zal zo leeg mogelijk gehouden worden om de nadruk op het monument zelf te leggen. Als bezoeker loop je door de burcht en leer je op die manier de geschiedenis van het gebouw kennen. Thematisch kan er inhoud opgeladen worden om de wandeling door het gebouw te versterken, bijvoorbeeld over de rechttrekking van de Schelde. De twee zalen in het jaren ’50 gedeelte (gelijkvloers en +1) worden ingezet voor workshops en projecten gericht op kinderen en gezinnen. Flankerend aan deze twee delen, wordt horeca voorzien in het jaren ’50 gedeelte (-1 = Scheldeniveau) namelijk de vroegere depot en het bootatelier van Het Steen.
De stad Antwerpen sloot voor 2014-2015 betoelagingsovereenkomsten af met 27 jeugdpartners, waaronder de overeenkomst met HETPALEIS son voor de kindvriendelijke invulling van Het Steen. De overeenkomsten werden goedgekeurd door de gemeenteraad op 27 januari 2014 (jaarnummer 28). De toelages voor deze jeugdpartners werden nominatief opgenomen in de begroting van 2014.
De algemene betoelagingsovereenkomst tussen de stad Antwerpen en HETPALEIS son (2014-2019) zal geagendeerd worden op de gemeenteraad van 28 april 2014.
Om de afspraken rond de terbeschikkingstelling van Het Steen voor HETPALEIS son in 2014-2015 vast te leggen, wordt er een addendum toegevoegd aan de betoelagingsovereenkomst tussen de stad Antwerpen en HETPALEIS son.
HETPALEIS son zal gekoppeld aan haar kinderprogramma een flexibel horeca-aanbod uitbouwen. De eventuele winst wordt terug geïnvesteerd in de algemene werking van Het Steen.
De wet van 14 november 1983 betreffende de controle en de aanwending van sommige toelagen en het stedelijke reglement op de toelagen (gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006, jaarnummer 2730) worden hier toegepast.
De gemeenteraad keurt het addendum voor de terbeschikkingstelling van Het Steen voor 2014-2015 aan HETPALEIS son goed. Dit addendum wordt toegevoegd aan de betoelagingsovereenkomst tussen de stad Antwerpen en HETPALEIS son voor de kindvriendelijke invulling van Het Steen.