2014_CBS_01558 - Bestek GAC/2014/2282 (PO/38290500). Vernieuwen koeling en automatische regeling (HVAC) - Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience - Bestek en procedure - Goedkeuring

Artikel 57 § 3, 5° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het vaststellen van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur.

Met de gemeenteraadsbeslissing van 25 juni 2007 (jaarnummer 1521) werd bepaald dat aan de gemeenteraad per kwartaal kennis wordt gegeven van alle opdrachten van dagelijks bestuur die betrekking hebben op de buitengewone dienst en het bedrag van 67.000,00 euro (exclusief btw) overschrijden.

De verouderde koelinstallatie heeft een groot stuk van haar capaciteit verloren, waardoor de gewenste conserveringsvoorwaarden voor de archiefstukken niet kunnen gehaald worden. Bovendien wordt het momenteel gebruikte koelmiddel R22 verboden tegen 2015, omdat het koelmiddel schadelijk is voor het milieu.

Het vernieuwen van de HVAC regeling vormt het tweede gedeelte van deze opdracht. De installatie heeft het onder andere ten gevolge van ouderdom begeven, waardoor de conserveringsvoorwaarden niet meer automatisch kunnen worden bijgestuurd en daardoor de regeling handmatig dient te gebeuren. Dit houdt te veel risico’s in voor de bewaarde stukken.

Het is aangewezen de koelinstallatie te vernieuwen. Hierbij worden de koelmachine zelf en de condensors op het dak vernieuwd en aangesloten op het bestaande verdeelnet.

Het bestek omvat de renovatie van de bestaande regeling, maar bevat als verplichte variant de volledige vernieuwing ervan. Afhankelijk van de geboden prijzen zal het bestuur kiezen voor de renovatie dan wel de vernieuwing van de installatie.

Defecte kranen en onderdelen worden vervangen zodat het geheel terug correct functioneert. Om de totale werking te optimaliseren zijn er kleine ingrepen voorzien aan het bestaande verdeelnet van de luchtbehandeling.

In toepassing van artikel 26 § 2, 1° d) van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, zal deze opdracht gegund worden bij vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking omdat het geraamde bedrag van de opdracht zonder belasting over de toegevoegde waarde de door het artikel 105 § 2, 1° van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 vastgestelde bedrag niet bereikt, die alleszins lager moet zijn dan de bedragen voor de Europese bekendmaking.
Het geraamde opdrachtenbedrag bedoeld in artikel 26 § 2, 1° d) mag het bedrag van 600.000 EUR voor de opdrachten van werken niet bereiken.

In toepassing van artikel 58 van het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011, gaat de aanbestedende overheid over tot selectie van de kandidaten in de mate dat de noodzakelijke inlichtingen en documenten aantonen dat ze cumulatief voldoen aan:

• de bepalingen betreffende het toegangsrecht tot de opdracht zoals omschreven in de artikelen 61 tot 66;
• de kwalitatieve selectiecriteria van financiële, economische of technische aard of inzake beroepsbekwaamheid die de aanbestedende overheid heeft vastgesteld op grond van de artikelen 67 tot 79.