De organisator, het Vlaams Fonds voor de Letteren, draagt alle kosten die de openingsavond van de Publishers Tour met zich meebrengt.
Volgens het retributiereglement sluit de vzw Musea en Erfgoed Antwerpen de huurovereenkomst af en regelt de financiële gevolgen. Er zijn geen financiële gevolgen voor de stad Antwerpen. Indien de organisatie een retributie zou betalen, bedraagt deze 300,00 of 600,00 EUR (respectievelijk non-profit en commercieel tarief).
Volgens artikel 9 van het retributiereglement goedgekeurd door de gemeenteraad op 28 februari 2011 (jaarnummer 141) kan het college afwijkingen op de prijs toestaan op basis van een gemotiveerde beslissing.
Het Vlaams Fonds voor de Letteren nodigt tien gerenommeerde buitenlandse uitgeverijen uit voor een 'Publishers Tour'. Van 17 februari 2014 tot en met 21 februari 2014 zijn ze te gast in Vlaanderen, om het boeiende kinder- en jeugdboekenlandschap te ontdekken.
Maandag 17 februari 2014 opent het Vlaams Fonds voor de Letteren, in samenwerking met Antwerpen Boekenstad en de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience, de Publishers Tour met ontmoetingen in de Erfgoedbibliotheek. Via de terbeschikkingstelling van haar infrastructuur (hal en Nottebohmzaal) wil de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience graag haar medewerking verlenen aan deze openingsavond.
Programma:
18.00 uur - 19.00 uur: voorbereiding;
19.00 uur - 22.00 uur: voorstellingen van de buitenlandse uitgeverijen door presentatie van drie boeken uit hun fonds. Aansluitend biedt het Vlaams Fonds voor de Letteren de aanwezigen de gelegenheid kennis te maken tijdens een receptie;
22.00 uur - 23.00 uur: opruimen locatie.
Voor het openhouden van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience op maandag 17 februari 2014 van 18.00 uur tot 23.00 uur is volgend personeel noodzakelijk: de huisbewaarder. Het toezicht behoort tot de reguliere taken van de huisbewaarder, er moeten geen overuren worden voorzien.
Deze openingsavond voor buitenlandse uitgevers sluit aan bij de werking van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience en kan tevens als promotie beschouwd worden. Bovendien bevordert dit de netwerking en de collegiale samenwerking. Door haar medewerking te verlenen kan de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience haar opdracht om een divers publiek te bereiken waarmaken.
Retributiereglement voor het gebruik van zalen in de musea en erfgoedinstellingen, goedgekeurd door de gemeenteraad op 28 februari 2011 (jaarnummer 141).
Het college keurt goed dat de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience op maandag 17 februari 2014 van 18.00 tot 23.00 uur de Nottebohmzaal gratis ter beschikking stelt voor de opening van de Publishers Tour die het Vlaams Fonds voor de Letteren in samenwerking met Antwerpen Boekenstad en de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience organiseert.