Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, inzonderheid artikel 57 §3,1° bepaalt dat het college van burgemeester en schepenen de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen binnen de door de gemeenteraad vastgestelde algemene regels dient uit te voeren.
In haar zitting van 10 juni 2005 (jaarnummer 6639) keurde het college de werking van de patrimoniumcel goed, die onder andere advies verstrekt bij de invulling van leegstaande ruimte. Deze cel is intussen omgevormd tot de afdeling huisvesting die de ruimte in stedelijk bedrijfsvastgoed (vroegere niet-financieel patrimonium) beheert en streeft naar een efficiënt ruimtegebruik door stadsdiensten vanuit kostenbesparend oogpunt. Op 9 mei 2008 (jaarnummer 5706) erkende het college de huisvestingscommissie in haar adviserende en superviserende rol bij de optimalisatie van het patrimonium en keurde goed dat alle huisvestingsvragen verplicht aan de huisvestingscommissie moeten voorgelegd worden voor advies.
Bij de verkiezingen van 25 mei 2014 wil de dienst bijzondere opdrachten de transporten naar de verschillende kieskantoren efficiënter laten verlopen. Het is de bedoeling om het verkiezingsmateriaal in pakketten voorbereiden per kieskantoor zodat alle materiaal in 1 rit vanuit de Havanastraat op de juiste bestemming kan geraken. Momenteel liggen de stemhokjes in de loods aan de Donkweg. De stemcomputers zijn gestockeerd onder het beheer van Digipolis in blok R van de Havanastraat.
Bijzondere opdrachten zal pakketten maken per kiesbureau. Een pakket is 3m² en bestaat uit zowel de hokjes (2m² panelen op karren) als de stemcomputers (1 m² op pallet). Bijzondere opdrachten wil alle pakketten centraliseren op de Havanasite zodat alle transporten van dezelfde locatie kunnen vertrekken. Ter voorbereiding van de verkiezingen van 25 mei 2014 worden in blok R (= het magazijn van de stemcomputers) al zo veel mogelijk pakketten klaar gezet. Voor de overige vraagt Bijzondere opdrachten om te mogen beschikken over het leegstaand deel van blok I dat recent door gemeenschappelijke aankoopcentrale ontruimd werd. In eerste instantie geldt de vraag voor de periode tot aan de verkiezingen. Blok I staat leeg en zal op termijn worden afgebroken. Aan dit ruimtegebruik zijn geen kosten verbonden.
Op 23 en 24 april 2014 zullen de aanplakborden voor de komende verkiezingen in de 9 districten door bijzondere opdrachten geplaatst worden. Op 22 april worden de borden ‘opengesteld’ en kunnen vrijwilligers van de partijen hun affiches komen plakken. Bijzondere opdrachten/schrijnwerkerij voorziet de geplakte panelen nadien met een beschermend frame met gaas tegen vandalisme. Momenteel liggen deze borden opgeborgen in het stadsmagazijn aan de Donkweg.
Stadsbeheer/bijzondere opdrachten wil de aanplakborden nog voor het drukke voorjaarsseizoen aanvangt, vervoeren naar de Havanasite waar ze opgesteld kunnen worden tegen 22 april, de dag waarop geplakt wordt. Daarvoor is tijdelijk een grote open ruimte nodig waar alle 18 borden met tussenruimte kunnen opgesteld worden. Per district zijn er 2 borden voorzien. Deze borden zijn 12 meter lang en +/- 2 meter hoog.
Stadsbeheer/bijzondere opdrachten vraagt om de magazijnruimte in blok L hiervoor tijdelijk te mogen gebruiken. Dit gebouw werd door Bijzondere Opdrachten vorig jaar zelf verlaten in het kader van de optimalisatie van het ruimtegebruik. Het pand staat sindsdien leeg en zal op termijn worden afgebroken. Er zijn geen kosten verbonden aan dit ruimtegebruik.
Bijzondere Opdrachten is vragende partij om ook na de verkiezingen alle verkiezingsmateriaal te centraliseren in de Havanasite zodat de loods aan de Donkweg vrijkomt. Aangezien elk ruimtegebruik tijdelijk is om de geplande ontwikkeling van de site niet te hypothekeren, kan geen garantie geboden worden dat het materiaal hier na 25 mei kan blijven.
Het college keurt goed om het leegstaande deel van blok I op de Havanasite ter beschikking te stellen aan stadsbeheer/bijzondere opdrachten en feestmateriaal voor de tijdelijke opslag van verkiezingspakketten tot aan de verkiezingen van 25 mei 2014.
Het college keurt goed om de leegstaande blok L op de Havanasite ter beschikking te stellen tot 25 mei 2014 aan stadbeheer/bijzondere opdrachten en feestmateriaal voor de tijdelijke opslag van de aanplakborden.