Artikel 246§4 van het Gemeentedecreet bepaalt dat de gemeenteraad steminstructies moet geven aan de vertegenwoordiger van de stad in de algemene vergadering.
De gemeenteraad keurde op 16 december 2013 [jaarnummer 804] de juridisch-technische statutenwijziging en omvorming goed van vzw Promotie Stad Antwerpen, om deze vzw in overeenstemming te brengen met de bepalingen van het Gemeentedecreet.
Op de gemeenteraad van 27 januari 2014 [jaarnummer 53] werd door de gemeenteraad voor vzw Promotie Stad Antwerpen de afgevaardigde namens de stad in de algemene vergadering goedgekeurd.
De bestuursorganen in vzw Promotie Stad Antwerpen moeten momenteel worden geïnstalleerd.
Een algemene vergadering moet worden samengeroepen, met onder meer als agendapunt de installatie van een nieuwe raad van bestuur en een wijziging van de statuten. De wijziging van de statuten is vereist om een orgaan van dagelijks bestuur op te richten binnen de vzw. Dit is noodzakelijk om de talrijke dagdagelijkse beslissingen te nemen en om flexibel te kunnen werken.
Het Gemeentedecreet bevat strikte instructies voor de werking van de algemene vergadering van een vzw georganiseerd in de vorm van een extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm.
De afgevaardigden namens de stad in de algemene vergadering moeten steeds handelen volgens de instructies van de gemeentraad.
Er werd beslist om slechts één afgevaardigde te voorzien in de algemene vergadering. Die afgevaardigde moet op voorhand steminstructies krijgen van de gemeenteraad.
Voor de organisatie van de eerste algemene vergadering van vzw Promotie Stad Antwerpen zou dit een vreemde werkwijze betekenen. De vzw heeft tot op heden als enige lid de stad. De betrokken vzw zal op de eerste algemene vergadering beslissne over de toetreding van externe leden, maar op dit moment bestaat de algemene vergadering uit slechts één lid, namelijk de stad, die één afgevaardigd gemeenteraadslid heeft aangesteld om de stad te vertegenwoordigen in de algemene vergadering.
In de praktijk zou dit betekenen dat het afgevaardigde gemeenteraadslid als enige op de algemene vergadering aanwezig zou zijn, moet stemmen volgens de instructies van de gemeenteraad, en dit met een geheime stemming.
Om zulke formalistische en overbodige werkwijze te vermijden, wordt voorgesteld om het ontwerpverslag van de algemene vergadering zelf ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad. Na goedkeuring hiervan zal het afgevaardigde gemeenteraadslid digitaal zijn goedkeuring geven en kan een finaal verslag van de algemene vergadering worden opgemaakt.
Op die manier wordt op een vlotte, weinig tijdrovende manier gehandeld, en wordt tegelijkertijd voldaan aan de vereisten van het Gemeentedecreet; door goedkeuring van het ontwerpverslag geeft de gemeenteraad immers tegelijkertijd (impliciet) steminstructies aan de vertegenwoordiger van de stad in de algemene vergadering.
Op de eerste algemene vergadering van de vzw worden volgende beslissingen genomen:
Het is aangewezen aan de gemeenteraad eveneens een statutenwijziging ter goedkeuring voor te leggen. In de huidige statuten van vzw Promotie stad Antwerpen is namelijk niet voorzien in de mogelijkheid van een dagelijks bestuur. Toch moeten binnen de vzw vaak beslissingen (van dagelijks bestuur) genomen worden op zeer korte termijn. Om de flexibiliteit binnen de bestuursorganen van de vzw te garanderen, wordt de mogelijkheid van een directiecomité opgenomen in de statuten. Deze statutenwijziging moet worden goedgekeurd door de gemeenteraad en door de algemene vergadering van de vzw.
Artikel 246 §2 van het Gemeentedecreet bepaalt dat de vertegenwoordigers van de gemeente in de algemene vergadering van de gemeentelijke vennootschap en vereniging door de gemeenteraad uit zijn leden worden gekozen. De vertegenwoordigers van de gemeente in de algemene vergadering handelen overeenkomstig de instructies van de gemeenteraad.
Het college legt het ontwerpverslag van de algemene vergadering van vzw Promotie Stad Antwerpen ter goedkeuring voor aan de gemeenteraad, wiens goedkeuring van dit ontwerpverslag eveneens zal beschouwd worden als een opdracht aan de afgevaardigde in de algemene vergadering van vzw Promotie Stad Antwerpen om dit verslag goed te keuren.
Het college legt de volgende statutenwijzigingen voor vzw Promotie Stad Antwerpen ter goedkeuring voor aan de gemeenteraad:
Hoofdstuk V - Directiecomité
Artikel 24 Samenstelling
Het directiecomité is samengesteld uit maximaal 6 leden aangesteld door de raad van bestuur bij geheime stemming.
Het directiecomité duidt een voorzitter en een secretaris aan.
De onverenigbaarheden die gelden voor bestuurders en vertegenwoordigers in/leden van de algemene vergadering gelden onverkort ook voor de leden van het directiecomité.
Artikel 25 Duurtijd mandaat
De leden van het directiecomité kunnen ten allen tijde door de raad van bestuur worden ontslagen.Een lid van het directiecomité kan zijn mandaat stopzetten door kennisgeving via aangetekend schrijven aan de raad van bestuur. Het lid van het directiecomité waarvan het politieke mandaat voortijdig een einde neemt, wordt geacht van rechtswege ontslagnemend te zijn. In beide gevallen regelt de raad van bestuur diens vervanging.
Artikel 26 Bevoegdheden
Het directiecomité is belast met het dagelijks bestuur, met de vertegenwoordiging met betrekking tot dat bestuur en met de voorbereiding en de uitvoering van de beslissingen van de raad van bestuur. Het dagelijks bestuur wordt omschreven als de handelingen of verrichtingen die door het dagelijks leven van de vereniging worden vereist en die zowel wegens hun gering belang als wegens de noodzakelijkheid van een snelle oplossing de tussenkomst van de raad van bestuur zelf niet rechtvaardigen.
Het directiecomité is daarenboven bevoegd voor alle materies die door de raad van bestuur worden gedelegeerd. Een dergelijke bevoegdheidsdelegatie wordt steeds ter kennisgeving aan de gemeenteraad voorgelegd.
Het directiecomité is verantwoording verschuldigd aan de raad van bestuur. Het verschaft de raad van bestuur informatie over zijn beslissingen en licht hem in over al zijn handelingen.
De vzw wordt ten aanzien van derden en binnen de grenzen van het dagelijks bestuur geldig vertegenwoordigd door de voorzitter van het directiecomité of door twee leden van het directiecomité samen.
Artikel 27 Bijeenroepingen
Het directiecomité vergadert telkens wanneer de aangelegenheden die onder zijn bevoegdheid vallen het vereisen en wordt door de voorzitter bijeen geroepen.
Het directiecomité beraadslaagt op de zetel van de vzw of, indien de omstandigheden dit vereisen, op een andere plaats zoals wordt bepaald door de voorzitter van het directiecomité.
Het directiecomité wordt voorgezeten door de voorzitter van het directiecomité. Indien de voorzitter van het directiecomité verhinderd is, wordt het directiecomité voorgezeten door een lid van het directiecomité die door de voorzitter van het directiecomité daartoe wordt aangeduid. Indien geen vervangende voorzitter werd aangeduid door de voorzitter van het directiecomité zit de oudste in leeftijd aanwezige lid van het directiecomité de vergadering voor.
De vergaderingen van het directiecomité zijn niet openbaar.
Artikel 28 Beraadslaging, stemming en notulen
Het directiecomité beraadslaagt en beslist volgens de regels die zijn vastgesteld in deze statuten. Het directiecomité is bevoegd om binnen de perken van de statuten zijn werking nader te regelen in een reglement van inwendige orde.
De besluiten van het directiecomité worden genomen bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen. In geval van staking van stemmen is de stem van de voorzitter van het directiecomité doorslaggevend. Blanco en ongeldige stemmen worden niet bij de uitgebrachte stemmen geteld.
De beraadslagingen van het directiecomité worden vastgelegd in notulen. Een afschrift ervan wordt ter informatie toegezonden aan de leden van de raad van bestuur.
De notulen worden goedgekeurd door het directiecomité.
Artikel 29 Vergoedingen
De leden van het directiecomité oefenen hun mandaat onbezoldigd uit.
Artikel 30 Aansprakelijkheid
De leden van het directiecomité zijn niet persoonlijk gebonden door de verbintenissen van de vzw.
De leden van het directiecomité zijn aansprakelijk zonder hoofdelijkheid voor de tekortkomingen in de normale uitoefening van hun bestuur.
Ten aanzien van de overtredingen waaraan zij geen deel hebben gehad, worden ze van die aansprakelijkheid ontheven als hun geen schuld kan worden verweten en als zij die overtredingen hebben aangeklaagd bij de gemeenteraad binnen een maand nadat zij er kennis van hebben gekregen.
HOOFDSTUK VI - Algemene bepalingen
Artikel 31
De controle op en het toezicht over de financiën zal uitgeoefend worden door een extern revisorenkantoor, zijnde een lid van het Instituut der Bedrijfsrevisoren.
Deze wordt benoemd door de algemene vergadering op voordracht van de raad van bestuur. De stedelijke Inspectie van Financiën kan in het kader van haar opdracht alle vergaderingen bijwonen van de bestuursorganen. De inspectie heeft een volledig inzagerecht in de boekhouding en in alle besluiten en notulen van de vzw. Zij kan alle andere relevante informatie vragen die verband houdt met de uitvoering van haar stedelijke opdracht.
Artikel 32
Al de ontvangsten die voortspruiten uit bijdragen of toelagen aan de vzw en uit de werking van de vzw in het algemeen zullen gebruikt worden voor het dekken van de lasten die deze werking zal meebrengen.
Het eventueel overschot mag nooit verdeeld worden tussen de leden, maar zal overgedragen worden op het volgende dienstjaar.
Artikel 33
In geval van ontbinding van de vzw zal het netto-actief belangeloos bestemd worden voor de verwezenlijking van een gelijkaardig doel als dat van de vereniging, omschreven in artikel 5.
Artikel 34
Het boekjaar loopt van 1 januari tot 31 december. Het eerste boekjaar loopt vanaf de oprichting tot 30 september van het jaar volgend op de oprichting.
Artikel 35
Voor alles wat in deze statuten niet is voorzien of geregeld, blijft de wet van 27 juni 1921 gewijzigd door de wet van 2 mei 2002 toepasselijk.