2014_DCEK_00067 - Jeugdcentrum 't Velt - Project - Feest in de tent - Goedkeuring

Voor de organisatie van feest in de tent voorziet de jeugddienst 10.000 EUR van haar budget. De verrekening gebeurt op functiegebied 1SEK010502A00000 en budgetplaats 5051000000. 

7.153,52 EUR wordt voorzien voor het huren van 4 x 1 tent van 15 op 2O meter, inclusief opbouw en afbraak, houten vloer.  1.113,20 EUR wordt voorzien voor het huren van sanitair.  Beide bij leverancier BVBA Konings.

1.064,80 EUR wordt voorzien voor het huren van rijplaten bij NV Euro Rent Antwerp.

Volgende uitgaven worden onderzocht: bewaking - licht en geluid- generator.  Deze bestelbons volgen later en worden goedgekeurd onder budgethouderschap.

Binnengemeentelijke decentralisatie
Met het collegebesluit van 16 maart 2000 (jaarnummer 3984) en het gemeenteraadsbesluit van 20 maart 2000 (jaarnummer 619) werden de bevoegdheden van de districten bepaald. Met het collegebesluit van 9 oktober 2002 (jaarnummer 11543) en het gemeenteraadsbesluit van 21 oktober 2002 (jaarnummer 2307) werden een aantal bevoegdheden van de districtsbesturen verder verfijnd. De districtsbesturen zijn bevoegd voor het lokaal jeugdbeleid.

Het meerjarenplan 2014 - 2019 werd goedgekeurd in de districtsraad van 25 november 2013 (jaarnummer 79).  In de strategische nota, werd de doelstelling "Kinderen, tieners en jongeren beschikken over voldoende vrije ruimte om vrij te spelen, te experimenteren en te fuiven." en de doelstelling "Jongeren kunen gebruik maken van gepaste en uitnodigende (multifunctionele) ruimtes om te fuiven, te repeteren en artistiek te experimenteren" opgenomen  - 1SEK010502

In het principieel bestuursakkoord Ekeren 2013 -2018 is volgende prioriteit opgenomen: "We erkennen de nood van de Ekerse jeugd om te kunnen fuiven in Ekeren. We bieden oplossingen aan om fuiven te faciliteren en werken aan een accommodatie waar jongeren kunnen fuiven." punt 13, pagina 7.

Sinds de jaren 90 van vorige eeuw, geeft de jeugdraad van Ekeren aan dat er geen geschikte locatie is (in district Ekeren) om een fuif te organiseren voor meer dan 200 personen.  De jongeren en jeugdverenigingen uit het district zijn daarom genoodzaakt om ofwel enerzijds kleinschaligere evenementen / fuiven te organiseren, of anderzijds uit te wijken naar een locatie buiten het district.

Met dit initiatief 'feest-in-de-tent' wenst het districtsbestuur van Ekeren, op een alternatieve wijze,  aan bovenstaande vraag (geschikte fuifruimte) tegemoet te komen.  Het concept van dit project is als volgt: vier keer op één kalenderjaar kan een Ekerse jeugdvereniging op één van volgende locaties (Hof de Bist - Veltwijckpark - Hagelkruispark - De Oude Landen / 't Laar) een evenement organiseren in een tent voor ongeveer 300 personen.

Het districtsbestuur faciliteert het evenement om een alternatief aan te bieden voor een reguliere fuifzaal.

Het district Ekeren ondersteunt de deelnemende jeugdverenigingen door een aantal basisvoorzieningen ter beschikking te stellen (het voorzien van een tent met houten vloer, inclusief opbouwen en afbreken, sanitaire voorzieningen, verlichting, aanvraag materiaal, aankondigingsbord, ...). De geïnteresseerde jeugdverenigingen organiseren het evenement zelf volledig in eigen beheer.

De jeugdverenigingen kunnen gratis gebruik maken van de tent en de andere faciliteiten.  In return vermelden de jeugdverenigingen op elke communicatie het sponsorlogo van district Ekeren.

Voortraject:

In het najaar van 2013 werd een oproep gelanceerd aan de jeugdverenigingen in Ekeren om te informeren wie interesse heeft om mee te werken aan dit project.  De jeugdverenigingen mochten een zelfgekozen datum doorgeven en voorkeur van locatie (Hof De Bist - Hagelkruispark - Veltwijckpark - Oude Landen/'t Laar) tegen de kerstvakantie 2013.

Na overleg tussen stafdienst jeugd (CS), de milieudiensten en de lokale politie en rekening houdend met de bezorgdheden van het districtscollege naar overlast voor de omgeving, is de aanvankelijk voorziene locatie voor het evenement Jinvasion reeds aangepast: het evenement zou niet doorgaan in Hof de Bist maar op het A-terrein in het Veltwijckpark.

Naar aanleiding van de voorbereidende vragen, werden volgende richtlijnen reeds doorgegeven door de milieupolitie voor het evenement Jinvasion:

1. De fuif start om 22.00 uur zodat de omgeving op een redelijk uur kan merken dat er een evenement/fuif doorgaat.  Dit heeft een positiever effect dan dat er plots om 23.00 uur extra omgevingsgeluid wordt gecreëerd.
2. Het maximum decibel niveau zal toegelaten worden van maximum 95 dB Laeq (15min) dit is hetzelfde niveau als categorie 2 in wetgeving omtrent de geluidsnormen.
3. De meting van het geluid moet heel de avond gebeuren en de meter moet ter hoogte van de mengtafel worden geïnstalleerd.
4. De fuif mag doorgaan tot 03.00 uur met de voorwaarde dat de muziek vanaf 02.00u afgebouwd wordt naar 92 dB.

Om het geluidsniveau te meten zal het jeugdcentrum 't Velt een gratis dBmeter ontlenen (bv bij de uitleendienst van ZAPPA).   

Budget:

Er is voldoende budget voorzien om 4 keer een tent te huren, inclusief opbouw en afbraak, plaatsen van een houten vloer, sanitair (toiletten en urinoirs) en rijplaten.  De generator is een model Atlas Copco 3 x 50 A.  Indien een zwaardere generator gewenst is, is er een lichte stijging in prijs.

Jeugdcentrum 't Velt is nog aan het onderzoeken of professionele bewaking van de tent (nachtbewaking) nodig is, of dit kan opgevangen worden met vrijwiliggers en het afsluiten van de nodige verzekering.  Indien profesionele bewaking nodig is, is dit een bijkomende kost van ongeveer 500 EUR per nacht.

Eventuele bijkomende optie:

Om het concept van het 'evenaren van een fuifzaal' zo dicht mogelijk te benaderen, is het interessant om ook aangepast licht- en geluid te voorzien.  Ook technische ondersteuning voor het plaatsen, aansluiten van de basiselectriciteit maar tevens van het licht en geluid is zeker aan te raden.  Kostprijs voor het huren van aangepast licht- en geluidsmateriaal is ongeveer 436 EUR per evement.  De werkuren zijn hierbij niet inbegrepen en komen neer op 12,10 EUR per persoon per uur.

2.000 EUR extra budget is daarvoor nodig (technische ondersteuning opbouw en afbraak, aangepast licht en geluid: Huur basismaterialen per avond, inclusief lichtbrug en draaitafel).

Voorgestelde data, locatie en deelnemende jeugdvereniging:

• vrijdag 14 maart 2014: Veltwijckpark (A-terrein): Jinvasion van scouts Bunt
• vrijdag 4 april 2014: Hof De Bist (evenementenweide): Pino Colada van scouts Mariaburg
• zaterdag 19 april 2014: Hagelkruispark: Spring-in-'t-park van scouts De Zonnepinkers (start vanaf 's middags)
• zaterdag 15 november 2014: Hof De Bist:(naam is nog niet gekend)  chiro Ekeren Donk

De lokale politie werd reeds op de hoogte gebracht van bovenstaande data.  

De milieudienst stelt alternatieve locaties voor, zoals bijvoorbeeld de Ekerse Putten (grondgebied 2030) en het Veltwijckpark voor de resterende  eveneenten (4 april en 15 november).  De lokale politie is echter geen voorstander van de Ekerse putten omwille van de veiligheid van de jongeren (oversteken via het bruggetje).

Verspreiding van de evenementen op verschillende locaties (Hof de bist - Veltwijckpark) zorgt ervoor dat de gevolgen van de wijziging van omgevingsgeluiden ook gespreid zijn.  Zo vermijden we dat de mogelijke overlast zich concentreert in één buurt.

Voor het gebruik van Hof de Bist (evenementenweide) heeft de milieudienst laten weten dat er toestemming zal gegeven worden om muziek te spelen tot 01.00 uur. en uitdovend tot 02.00 uur.  Dit komt niet tegemoet aan de vraag van de jongeren en jeugdverenigingen die een einduur tot 03.00 uur vragen (met voorwaarden zoals bovenaan omschreven).

Artikel 26, §1, 1° a, van de wet van 15 juni 2006 bepaalt dat opdrachten gegund kunnen worden volgens de onderhandelingsprocedure, indien de goed te keuren uitgave (zonder de belasting over de toegevoegde waarde) niet hoger is dan het bedrag van 85.000,00 EUR vastgesteld bij Koninklijk Besluit van 15 juli 2011.