2014_CBS_00654 - Correctiebestelling - Regularisatie ondergeraamde bestelbon - Goedkeuring

Artikel 57 §3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Toerisme en Congres heeft een raamcontract voor de periode 2012 – 2014 afgesloten met BBC Communications (GAC/2012/1176) voor het uitdenken en ontwikkelen van B2B communicatiedragers. Voor de uitvoering van communicatie-opdrachten in het kader van dit raamcontract voor de maand november - december 2013 werd een aanvraag tot bestellen opgemaakt. Deze aanvraag tot bestellen is in 2013 niet tijdig door de goedkeuringsflow geraakt. Hierdoor kon de bestelbon niet meer tijdig geagendeerd worden op het laatste college (29 november 2013) voor bestelbonnen op krediet 2013. Ondertussen is de factuur wel toegekomen en moet deze kost op budget 2014 vastgelegd worden via correctiebon 4105020841 voor een bedrag van 13.100,00 EUR.

Op 9 september 2011 (jaarnummer 13378) keurde het college goed dat enkele ruimtes op het gelijkvloers van blok D op de Luchtbalsite tijdelijk marktconform verhuurd zouden worden door AG Vespa aan Toerisme en Congres voor de opslag van imagobrochures. De huisvestingscommissie adviseerde op 5 november 2012 om de huur voor het depot van toeristische brochures niet te verlengen, maar een audit te laten uitvoeren die leidt tot een vermindering van het ruimtegebruik zonder impact op het eindproduct. Het resultaat van de audit werd pas in september 2013 afgerond. Vermits intussen het 2de jaar al bijna verstreken was, is het ruimtegebruik de facto een jaar blijven voortduren. Op 11 december 2013 stuurde AG Vespa daarom een factuur voor de huurperiode 2013. De vastlegging voor deze huurkost was nog niet gebeurd wegens een personeelswissel en gebrekkige informatieoverdracht. Doordat de factuur pas in december verstuurd werd, kon deze kost niet meer verrekend worden op budget 2013. Om de factuur te kunnen betalen werd correctiebon 4105020769 opgemaakt voor een bedrag van 10.340,00 EUR

Dienstmededeling financiën 'Bestellen en betalen binnen de stad en de districten'.
Collegebesluit met jaarnummer 16450 van 24 december 2010: bestellingen op het exploitatiebudget onder 5.500,00 EUR (exclusief btw) die gebeuren op basis van een correctiebestelling (de vroegere regularisatiebon of R-bon), vallen ook onder de toepassing van het budgethouderschap zoals ingevoerd bij collegebesluit van 31 augustus 2007 met jaarnummer 11164. Het visum voor deze bestellingen zal verleend worden door de financieel verantwoordelijken. De budgethouder zal een maandelijks rapport over de correctiebestellingen overmaken aan financiën/cel visum. Alle andere correctiebestellingen vallen onder de bevoegdheid van het college.