2014_CBS_00638 - Bestek GAC/2013/2050 - Raamcontract voor het digitaliseren van bouwdossiers uit de periode 1830 - 1900. Gunning - Goedkeuring

Artikel 57 § 3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Voor het sluiten van een raamcontract voor het digitaliseren van bouwdossiers uit de periode 1830 - 1900 werd een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking GAC/2013/2050 uitgeschreven. Op 20 november 2013 dienden de volgende firma’s een offerte in:

• Sercu Microdata nv, industrieweg 53 te 8800 Roeselare, met ondernemingsnummer 0446.725.877;
• MicroFormat Systems bv, Heereweg 331 te 2161 BL Lisse, met btw-nummer NL804050788B01;
• Acmis nv, Taxanderlei 49 te 2900 Schoten, met ondernemingsnummer 0450.896.778;
• Microfilm-Technik bvba, Dendermondsesteenweg 151 Bus 4 te 2830 Willebroek, met ondernemingsnummer 0403.134.077;
• Groenendijk Microfilm- en Scanservice bv, Edisonweg 50d te 2952 AD Alblasserdam, met btw-nummer NL 804295438B01;
• Picturae bvba, Tweekerkenstraat 39 te 1000 Brussel, met ondernemingsnummer 0848.577.081.

Kwalitatieve selectie

Inzake de kwalitatieve selectie werden alle inschrijvers geschikt bevonden.

Regelmatigheid

De offertes werden door de gemeenschappelijke aankoopcentrale administratief nagezien. De offertes van de volgende inschrijvers werden onregelmatig bevonden:

• Sercu Microdata nv: conform artikel 82 §§ 1 en 3 van het KB plaatsing is de offerte formeel onregelmatig omdat de offerte op het ogenblik van de openingszitting niet werd ondertekend door een gevolmachtigde. De volmacht werd pas toegekend na de openingszitting.
• MicroFormat Systems bv: conform artikel 52 § 1 ten 1° van de wet overheidsopdrachten is de offerte formeel onregelmatig omdat er geen elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat kon geregistreerd worden.
• Acmis nv: conform artikel 52 § 1 ten 1° van de wet overheidsopdrachten is de offerte formeel onregelmatig omdat er geen elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat kon geregistreerd worden.
• Microfilm-Technik bvba: conform artikel 52 § 1 ten 1° van de wet overheidsopdrachten is de offerte formeel onregelmatig omdat er geen elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat kon geregistreerd worden. Conform artikel 84 § 2 van het KB Plaatsing was het aanpassen van vermoedelijke of forfaitaire hoeveelheden in de inventaris niet toegelaten.
• Groenendijk Microfilm- en Scanservice bv: conform artikel 52 § 1 ten 1° van de wet overheidsopdrachten is de offerte formeel onregelmatig omdat er geen elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat kon geregistreerd worden. Conform artikel 84 § 2 van het KB Plaatsing is het aanpassen van vermoedelijke of forfaitaire hoeveelheden in de inventaris niet toegelaten. Conform artikel 95 van KB Plaatsing is een offerte materieel onregelmatig en derhalve nietig als ze:
  - afwijkt van de essentiële bepalingen van de opdrachtdocumenten betreffende met name de prijzen, termijnen en technische specificaties.
  - enig voorbehoud inhoudt of bestanddelen bevat die niet met de werkelijkheid overeenstemmen.
  De inschrijver stelt uitzonderingen en eigen voorwaarden in zijn offerte, waarbij hij afwijkt van onder andere de betalingstermijn gesteld in het bestek onder punt II.8 en de verbintenistermijn gesteld onder punt I.12.

Beoordeling gunningscriteria

De gemeenschappelijke aankoopcentrale onderhandelde op 6 januari 2014 met de firma Picturae bvba.

Op 7 januari 2014 diende de inschrijver een best and final offer in. Op basis van de gevoerde onderhandelingen kan de opdracht gegund worden tegen betere voorwaarden, zijnde een mindere uitgave van 30.492,00 euro inclusief btw - gebaseerd op de geraamde hoeveelheden op 4 jaar - of 18,69 percent ten opzichte van de originele offerte.

In toepassing van artikel 26, §2 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, geschiedt de overheidsopdracht bij onderhandelingsprocedure met bekendmaking wanneer de aanbestedende overheid meerdere dienstverleners raadpleegt en over de voorwaarden van de opdracht onderhandelt met één of meer van hen.

In toepassing van artikel 58 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011, gaat de aanbestedende overheid over tot selectie van de kandidaten of inschrijvers in de mate dat de noodzakelijke inlichtingen en documenten aantonen dat ze cumulatief voldoen aan:

• de bepalingen betreffende het toegangsrecht tot de opdracht zoals omschreven in de artikelen 61 tot 66;
• de kwalitatieve selectiecriteria van financiële, economische of technische aard of inzake beroepsbekwaamheid die de aanbestedende overheid heeft vastgesteld op grond van de artikelen 67 tot 79.