2014_CBS_00950 - Bestek GAC/2013/2197 - Raamcontract 'internationale stadsmarketing: stakeholdermanagement'. Bestek, procedure en gunning - Goedkeuring

Nr.

Beschrijving

Gewicht

1

Visie op de opdracht

40

Op basis van de briefing, geeft de kandidaat een strategische visie op de opdracht. Dit criterium wordt onder andere getoetst aan de hand van:

- de mate waarin het voorstel op langere termijn een overkoepelend en realistisch antwoord biedt op de benadering van de stakeholders in het traject rond internationale stadsmarketing;

- de mate waarin de benadering van de betrokken doelgroepen strookt met de doelstellingen rond internationale stadsmarketing;

- inspelen op specifieke dynamiek van verschillende typen stakeholders.

2

Plan van aanpak eerste jaar

30

Op basis van de briefing, geeft de kandidaat een concreet plan van aanpak voor het stakeholdermanagement in 2014. Voor 2014 is een budget van 50.000 euro inclusief btw beschikbaar.

Dit criterium wordt onder andere getoetst aan de hand van:

- de mate waarin het plan van aanpak uitvoerbaar is binnen het opgegeven budget;

- de kwaliteit van de vooropgestelde procesbegeleiding en praktische uitwerking aan de hand van realistische retroplanning;

- de mate waarin het plan van aanpak een duidelijk antwoord geeft op de samenwerking  tussen kandidaat en opdrachtgever: manier van samenwerking, frequentie,…

- de kwaliteiten van de voorgestelde projectverantwoordelijke en diens team, en van de voorgestelde vervang(st)ers.

Prijs

30

3

Uur- en dagtarief voor senior en junior consultant

20

In de inventaris vult u de uur- en dagtarieven op voor en junior- en senior consultant. De som van de twee posten wordt beoordeeld op basis van de regel van drie: score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de inventaris te wijzigen na ontvangst van de offertes (beschrijving van de profielen) op basis van de budgettering van de eerste workshop. Dit met het doel om de offertes beter te kunnen vergelijken met elkaar.

4

Plan van aanpak en budgettering eerste workshops

10

Eind februari/begin maart 2014 wensen we workshops te organiseren waarin we de resultaten van de diepte-interviews willen aftoetsen met enerzijds het college en anderzijds de stakeholders zelf.

We verwachten voor dit onderdeel: een concreet uitgeschreven voorstel voor de organisatie van de workshop, de profielen die zullen ingezet worden en de uitwerkte offerte voor deze workshops.

De volgende elementen komen zeker aan bod bij de beoordeling:

- organisatie: opbouw workshops, aantal genodigden, aanpak brainstormsessies, locatievoorstel;

- gehanteerde methodiek, verwachte output, voor- en natraject;

- de kwaliteit van de profielen die zullen worden ingezet;

- de mate waarin het voorstel een kostenefficiënte organisatie inhoudt met het oog op een kwalitatief resultaat.

Nr.

Naam

Motivering

Score

Gunningscriterium nr. 1: Visie op de opdracht
Beoordeling op 40 punten

1

Akkanto nv

• Het 10-stappenmodel geeft een opbouw tot engagement weer op langere termijn. Het is weliswaar niet op maat gemaakt, toch kunnen alle fases uit het bestek verwerkt worden in de 10 stappen.
• Het voorstel volgt de opdeling van de stakeholders uit het bestek. De jury is van mening dat er echter weinig echt vernieuwende zaken worden voorgesteld.
• Het voorstel behoudt de dynamiek van het bestek waar communicatiemomenten aan worden toegevoegd op basis van enkele tools die door Akkanto nv werden ontwikkeld.

27

2

Common Ground bvba

• Uitvoeringsvoorstel: wijkt weinig af van de vraag in het bestek. Start vanuit een duidelijke visie met 5 strategische krijtlijnen die verder terug te vinden zijn in het concrete plan van aanpak met mogelijke aanpak naar volgende jaren.
• Benadering op verschillende niveaus en sectoren. Bij sectoraanpak zal voordeel voor de stakeholder zelf veel duidelijker zijn. Bij de aparte benadering van de hogere functies en de marketingfuncties worden zowel influencers als personen die het daadwerkelijk moeten uitvoeren meegenomen. 
• Het voorstel behoudt de dynamiek van het bestek waar een communicatieplan wordt aan toegevoegd om de stakeholders in tussentijd op de hoogte te houden.

31

3

Levuur cvba

• Bieden een nieuwe project-architectuur. Toch wijzigt de aanpak niet fundamenteel (3 grote fases van analyse, marketingstrategie en merkstrategie blijven bestaan). Wel een andere concrete invulling. Verder voorstel na jaar 1 wordt weinig aangehaald.
• Levuur cvba is grote voorstander van co-creatie i.p.v. acceptatielogica. Gezien de context waar we als stad in zitten met zeer veel interne en externe stakeholders, vreest de jury dat deze aanpak te weinig resultaat zal opleveren. Er wordt te weinig uitgegaan van de motivatie waarom stakeholders zich zouden engageren voor dit project. 
• Het voorstel is zeer uitgebreid met veel contactmomenten. De kans op het overbevragen van de stakeholders (zeker de politieke) is groot waardoor een projectmoeheid kan optreden. Ook voor de verspreiding van de merkstrategie wordt volledig op de stakeholders gerekend. Vraag is of we na een ‘strategisch’ jaar al een voldoende grote groep stakeholders hebben die al echte ambassadeurs zijn. Een eigen lancering van de strategie lijkt toch noodzakelijk.  De jury is van mening dat deze dynamiek werkt bij bewoners maar minder bij de voor dit project geïdentificeerde  stakeholders.

26

4

GRCO nv

• Zeer heldere en duidelijke uitgangspunten en mogelijke valkuilen. Het voorstel volgt in grote mate de vraag uit het bestek en geeft een duidelijk antwoord op lange-termijnaanpak.
• Benadering van stakeholders op verschillende niveaus (laddering) + werken rond inhoudelijke speerpunten. Om de stakeholders aan boord te houden wordt een charter opgesteld met duidelijke verwachtingen: wat zal er gebeuren met de input?
• Het voorstel behoudt de dynamiek van het bestek waar een communicatieplan wordt aan toegevoegd. Pers is in tweede fase belangrijke stakeholder die aparte aanpak krijgt. Het voorstel bevat ook enkele vernieuwende ideeën op vlak van communicatie naar de doelgroep.

34

5

Start 2 Connect bvba

• Nieuwe projectarchitectuur ‘stakeholder engagement’ die vertrekt vanuit gemeenschappelijke behoeften/ doelstellingen.  Het plan van aanpak op korte termijn moet op lange termijn echte coalities voortbrengen.
• Het voorstel gaat uit van stakeholder coalities rond een gemeenschappelijke doelstelling, vertrekkend van het eigenbelang van de stakeholders. Er is een verbinding rond thema’s, niet enkel doelgroepgericht.
• Het voorstel behoudt de algemene fases maar bouwt in de eerste fase een adviesraad in rond thema’s. Daarnaast wordt de grote groep op de hoogte gehouden via communicatie.

37

Gunningscriterium nr. 2: Plan van aanpak eerste jaar
Beoordeling op 30 punten

1

Akkanto nv

• Door hoge prijs van de consultants zijn relatief weinig opvolgmomenten voorzien tussen bureau en klant.
• Er wordt een duidelijk overzicht gegeven per maand met de acties en deliverables.
• In de maandplanning wordt een duidelijk overzicht gegeven van de deliverables, een echt samenwerkingsmodel met de klant wordt niet voorgesteld.
• Degelijk team met zeer senior , senior en junior profielen. Expertise ligt eerder bij bedrijven, minder overheidservaring.

21

2

Common Ground bvba

• Het voorstel blijft binnen de opgegeven budgetten.
• Hands-on aanpak met duidelijke beschrijving van de doelstellingen, locaties , programma’s en deliverables.
• Er wordt een duidelijk overzicht gegeven van het aantal overlegmomenten. In het samenwerkingsmodel worden de andere partners (strategisch communicatiebureau, onderzoeksbureau) over het hoofd gezien. Het is in deze wel belangrijk om een goede samenwerking te vinden tussen alle partijen.
• Degelijk team maar eerder beperkt van verschillende niveaus. De alliantie met Deloitte betekent een toegevoegde waarde bij het organiseren van de workshops.

22,5

3

Levuur cvba

• Het voorstel blijft binnen de opgegeven budgetten maar is zeer arbeidsintensief.  Vrees bestaat dat het projectteam binnen OS niet in staat is om alles langs klantzijde goed op te kunnen volgen.
• Zeer degelijke uitwerking van de procesbegeleiding en stakeholderforum. Uit de gedetailleerde aanpak van het forum blijkt dat Levuur gewoon is dit soort bijeenkomsten te organiseren en te begeleiden en het is duidelijk dat niets aan het toeval wordt overgelaten.
• Het aantal meetings is duidelijk bepaald. In het plan van aanpak wordt wel  vaak gesproken als ‘we’ waardoor het niet altijd duidelijk is of Levuur in dat bepaald onderdeel een ondersteunende of trekkende rol speelt .
• Zeer degelijk team met allemaal ervaren mensen met grote kennis in participatieprojecten. De alliantie met Toon Berckmoes van IDEA Consult is een troef gezien zijn jarenlange ervaring in toerisme, cultuur en marketing.

23

4

GRCO nv

• Het plan van aanpak volgt de briefing en is binnen budget. De 2 voorgestelde sporen, nl. participatie en communicatie zitten opgenomen in het budget.
• Er wordt een duidelijke retroplanning gegeven van de participatiemomenten met telkens een overzicht van de locaties, voorbereiding, programma en deliverables. 
• Per onderdeel wordt een duidelijk overzicht gegeven van de deliverables, per event wordt een draaiboek voorzien. Er wordt een duidelijk overzicht gegeven van het aantal overlegmomenten dat gepland en samenwerking met de andere partners.
• Degelijk team met mix van senior en junior consultants waar bij de workshops nog een extra lid aan het team wordt toegevoegd met zeer veel ervaring in workshopbegeleiding.

24

5

Start 2 Connect bvba

• Het plan van aanpak is binnen budget.
• Duidelijk plan van aanpak waarin per stap telkens een overzicht wordt gegeven van het doel, locatie, agenda.
• Er wordt  een overzicht gegeven van de overlegmeetings. Ook wordt de rol van Glassroots duidelijk beschreven t.o.v. de stad en de andere partners (voornamelijk strategisch communicatiebureau).
• Klein team maar wel met zeer grote ervaring in verschillende sectoren met een uitgebreid netwerk. Vraag is of dit niet problematisch gaat zijn bij wegvallen van 1 van de key personen.

23

Titel: Prijs
Totaal van 30 punten

1

Akkanto nv

Som van criterium 3 en 4 (10,02 + 7)

17,02

2

Common Ground bvba

Som van criterium 3 en 4 (12,62 + 7)

19,62

3

Levuur cvba

Som van criterium 3 en 4 (14,02 + 9)

23,02

4

GRCO nv

Som van criterium 3 en 4 (19,72 + 8)

27,72

5

Start 2 Connect bvba

Som van criterium 3 en 4 (20 + 7)

27

Gunningscriterium nr. 3: Prijs
Beoordeling op 20 punten

1

Akkanto nv

(1.718,20 euro / 3.430,35 euro) * 20 = 10,02

10,02

2

Common Ground bvba

(1.718,20 euro / 2.722,50 euro) * 20 = 12,62

12,62

3

Levuur cvba

(1.718,20 euro / 2.450,25 euro) * 20 = 14,02

14,02

4

GRCO nv

(1.718,20 euro / 1.742,40 euro) * 20 = 19,72

19,72

5

Start 2 Connect bvba

(1.718,20 euro / 1.718,20 euro) * 20 = 20

20

Gunningscriterium nr. 4: Plan van aanpak en budgettering eerste workshops
Beoordeling op 10 punten

1

Akkanto nv

Duidelijk overzicht van de uurtarieven en kosten per fase.

7

2

Common Ground bvba

Duidelijk overzicht van aantal uren per fase. Wel een eerder traditionele aanpak met pakket aan uren dat verdeeld wordt over de fases.

7

3

Levuur cvba

Duidelijk overzicht van alle kosten in de verschillende fases die werden voorgesteld. 

9

4

GRCO nv

Duidelijk overzicht van uurtarieven en kosten per onderdeel en deliverables.

8

5

Start 2 Connect bvba

Duidelijke budgetraming per stap. Eerder forfaitaire prijs per fase.

7

Nr.

Naam

Score op 100

5

Start 2 Connect bvba

87

4

GRCO nv

85,72

2

Common Ground bvba

73,12

3

Levuur cvba

72,02

1

Akkanto nv

65,02