In bijgevoegde tabel is een opsplitsing over de verschillende jaren van 2014 tot 2019 uitgewerkt.
Bij de verdeling van het budget over de bedrijfseenheid stadsontwikkeling en AG VESPA blijkt uit de cijfers dat voor 2014 dit tot lagere bedragen leidt dan in 2015 en volgende jaren. Dit heeft als oorzaak dat in 2014 de eerste 3 maanden nog door AG Stadsplanning uitgevoerd werden en er bepaalde budgetten ter beschikking blijven voor AG Stadsplanning voor de vereffening en overgang in 2014.
Het college keurde op 4 december 2013 (jaarnummer 12746) de principes van de geoptimaliseerde groepsarchitectuur goed. Specifiek voor AG Stadsplanning besliste het college om dit autonoom gemeentebedrijf maximaal in te kantelen, deels bij de stad (bedrijfseenheid stadsontwikkeling) en deels bij AG VESPA, om vervolgens het autonoom gemeentebedrijf te vereffenen.
De bedrijfseenheid stadsontwikkeling en AG VESPA kregen de opdracht om in samenspraak met AG Stadsplanning de activiteiten te verdelen en deze over te dragen naar stadsontwikkeling en AG VESPA.
De bedrijfseenheid personeelsmanagement heeft de opdracht om de overname van het personeel door de stad te begeleiden; de bedrijfseenheid financiën om de de overdracht van de middelen te begeleiden.
Het college besliste om een ambtelijke werkgroep onder voorzitterschap van de strategisch coördinator op te starten om de beslissingen inzake de groepsarchitectuur verder uit te werken.
Het college keurde op 13 december 2013 (jaarnummer 12755) de verdeling van de bevoegdheden inzake stadsontwikkeling goed conform de opgestelde projectenlijst, zodat de bedrijfseenheid stadsontwikkeling bevoegd wordt voor ruimtelijke planning, mobiliteit en publiek domeien en AG VESPA bevoegd wordt voor stadsprojecten, vastgoed en gebiedsgerichte openbaar domeinwerken op door de stad ontwikkelde gronden.
Het college besliste dat volgende basisprincipes zullen gelden:
Het college gaf de opdracht aan stadsontwikkeling en AG VESPA, in samenwerking met de ambtelijke werkgroep onder leiding van de strategisch coördinator en samen met AG Stadsplanning, om de verdeling van de projecten, het budget en het personeel verder uit te werken.
In het goedgekeurde meerjarenplan 2014-2019 is een besparing van 8 miljoen euro voorzien op het exploitatiebudget van AG Stadsplanning (2 miljoen euro per jaar van 2016 tot 2019). Bovendien werd in het meerjarenplan een niet toegewezen besparing op het exploitatiebudget afgesproken van 22 miljoen per jaar vanaf 2016 (waarvan circa 15 miljoen euro aandeel stad). De opdeling van AG Stadsplanning naar stadsontwikkeling en AG VESPA moet passen binnen dit raamwerk en een financieel sluitende oplossing vormen binnen het meerjarenplan 2014-2019.
Sinds de collegebeslissing van 4 december 2013 vonden er via de ambtelijke werkgroep diverse bilaterale overlegmomenten plaats met de bedrijfseenheid stadsontwikkeling, AG VESPA en AG Stadsplanning, alsook bilaterale gesprekken met de bevoegde schepenen. Er gebeurde eveneens een individuele inschatting van de personeelsbehoeften, zowel wat betreft de personeelsinzet voor projecten als voor overheadtaken. Ook het exploitatie- en investeringsbudget van AG Stadsplanning werden gescreend.
Voor de verdeling van het exploitatiebudget (inclusief personeelsbudget) wordt volgende werkwijze gevolgd:
Op basis daarvan komt men tot volgende verdeelsleutel:
Inschatting VTE door entiteiten (exclusief overhead)
| Cluster projecten | SW | AG Vespa |
| Masterplan 2020 - infrastructuurprojecten | 9,20 | |
|
Eilandje |
0,13 | 5,00 |
| Scheldekaaien | 0,58 | 5,00 |
| Groene Singel | 4,16 | 4,10 |
| Begeleiding private ontwikkelingen | 2,95 | |
| Omgeving Centraal Station | 0,30 | 1,30 |
| Stadsprojecten verspreid over de stad | 4,49 | 7,80 |
| Totaal | 21,81 | 23,20 |
|
Verdeelsleutel exploitatie |
48,45% |
51,55% |
In de ambtelijke werkgroep werden verschillende scenario's besproken om de exploitatie te verdelen. Alle partners verkiezen een scenario waarbij de 8 miljoen euro besparing meteen vanaf 2014 wordt verrekend. Dit scenario biedt immers het voordeel van de duidelijkheid voor de betrokken medewerkers en vermijdt dat er einde 2015 opnieuw in het personeelsbestand naar de nodige besparingen moet worden gezocht.
Een deel van de voorziene exploitatiemiddelen zullen worden gereserveerd om de verwachte 'liquidatiekosten' in 2014 te financieren (bijvoorbeeld contract bedrijfsrevisor).
Tegen 31 maart 2014 wordt een due diligence uitgewerkt. Indien hieruit nog correcties aan de verdeling van de exploitatiemiddelen zouden voortvloeien, dan dienen deze in de budgetopmaak 2015 te worden opgenomen.
Het investeringsbudget zal worden verdeeld per toegewezen project.
Timing
Vanuit de ambtelijke werkgroep wordt volgende timing voorgesteld:
Dit heeft tot gevolg dat bij de budgetwijziging er nog investeringstoelagen op AG Stadsplanning blijven staan op de komende jaren.
Het college keurt goed dat het exploitatiebudget voor AG Stadsplanning zal worden opgesplitst volgens volgende verdeelsleutel, op basis van de ingeschatte personeelsbehoefte voor de geplande projecten voor de volledige meerjarenplanning 2014-2019:
Het college keurt goed dat de in het Meerjarenplan 2014-2019 voorziene besparing van 8 miljoen euro op het exploitatiebudget van AG Stadsplanning met ingang van 2014 wordt verrekend in de opgesplitste budgetten voor de bedrijfseenheid stadsontwikkeling en AG VESPA.
Het college keurt goed dat het personeelsbudget wordt aangepast aan de prognose van het planbureau van januari 2014 bij budgetopmaak 2015.
Het college keurt volgende timing goed voor de opdeling van AG Stadsplanning:
Het college geeft de opdracht aan:
| dienst | taak |
| FI | om de opdeling van het exploitatiebudget in te schrijven bij budgetwijziging 2014 volgens de tabel |
Het college geeft opdracht aan:
| dienst | taak |
| strategisch coördinator |
Voorstel van aanpak formuleren bij bedrijfseenheidsoverschrijdende projecten en de rol en bevoegdheid van de projectleider daarin |