2014_CBS_00951 - Bestek 17187501 - Francis Wellesplein 1, Den Bell. Onderhoud en herstelling van technische installaties in de gebouwen. Verlenging gunning - Goedkeuring

Artikel 57 § 3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

In zitting van 24 december 2010 werd het contract voor het uitvoeren van het onderhoud en de herstellingen van de technische installaties in de gebouwen van "Den Bell", aan de firma nv Cofely Services, zetel Vlaanderen, Edige Walschaertsstraat 15/1 te 2800 Mechelen, als volgt gegund :
Perceel 1 : het algemeen onderhoud en de herstellingen
Perceel 2 : de veiligheidsinstallaties.

De looptijd van het contract werd in het bestek (hoofdstuk 6, artikel 1) als volgt omschreven:
"Het contract heeft een duurtijd van 3 jaar.  De verlenging van onderhavige opdracht met een maximumperiode van drie jaar is mogelijk met inachtneming van een evaluatie van de geleverde prestaties en het evalueren van een bonus-malus systeem, na de eerste drie jaar.

Het contract is ingegaan op 1 maart 2011 en kan bij een gunstige evaluatie, op 1 maart 2014, verlengd worden met drie jaar.

De eerste periode van drie jaar, van het raamcontract, voor het onderhoud en de herstellingen van de technische installatie in het Bell-gebouw loopt ten einde op 28/02/2014. Het lastenboek bepaalt in Hoofdstuk 6, artikel 1 tot en met 3, dat het contract kan verlengd worden na het uitvoeren van een evaluatie, van de geleverde prestaties (artikel 2), gekoppeld aan een Bonus - Malus systeem (artikel 3).

De evaluatie werd uitgevoerd, door de afdelingschef gebouwbeheer Den Bell, op basis van volgende criteria, die vermeld staan in Hoofdstuk 6, artkel 2 van het lastenboek.

-     Afdwingbare kwaliteit:
Indien de contractant in zijn offerte maximaal 10% herhaalde klachten belooft, maar in werkelijkheid 12% herhaalde klachten heeft, zal hij een score halen van 80% (= 20% slechter dan het streefdoel). Indien hij minder dan 10% klachten heeft, krijgt hij een score van 100%.

Score beoordeling afdwingbare kwaliteit : = 100%
alle ‘werken’ worden geregistreerd in de het softwareprogramma Planon – module werkorderbeheer. Hieruit blijkt dat 3% van de orders op korte termijn (binnen de week) zich herhalen. Score 100%


-     Snelle reactiviteit:
Indien 95% van de acties binnen de beloofde interventietijden uitgevoerd worden, zal de contractant een score van 95% halen.

Score beoordeling snelle reactiviteit : = 97%
1. Maximale reactietijd voor een incident (Ri, in uren) – 1u: score: 98%
2. Maximale reactietijd voor een calamiteit (Rc, in uren) – 0,5u: score: 96%
3. Maximale tijd voor het veilig stellen van een incident (Vi, in uren) – 1,5u: score: 100%
4. Maximale tijd voor het veilig stellen van een calamiteit (Vc, in uren) – 1u: score: 100%
5. Maximale tijd voor het oplossen van een incident (Oi, in werkdagen) – 1u: score: 95%
6. Maximale tijd voor het oplossen van een calamiteit (Oc, in werkdagen) – 1u: score: 95%

-     Conditiestaatbeheersing van het gebouw en de installaties:
Indien de inschrijver voorziet dat minimaal 95% van de installaties en gebouwdelen een beoordeling 1 of 2 halen en in werkelijkheid 95% of meer van de installaties die scores halen, dan krijgt hij een score van 100%. Indien in werkelijkheid slechts 90% van de installaties en gebouwdelen een beoordeling 1 of 2 halen, zal de inschrijver een score van 94,7% (= 90% / 95%) krijgen.

Score beoordeling conditiestaatbeheersing : = 98%
de installaties en gebouwdelen verkeren momenteel in conditie 1 of 2. Hierbij is geen rekening gehouden met de oorspronkelijke luchtbevochtigers. Deze zijn intussen vervangen door exemplaren met een hogere capaciteit.

-     Beheersbare kosten:
Indien de contractant in zijn offerte maximaal 20% onvoorziene kosten belooft, maar in werkelijkheid 25% onvoorziene kosten heeft, zal hij een score halen van 75% (= 25% slechter dan het streefdoel). Indien hij minder dan 20% onvoorziene kosten heeft, krijgt hij een score van 100%.

Score beoordeling beheersbare kosten : = 100%
Er zijn voor de 2 percelen 10% extra kosten voorzien. Hierbij is geen rekening gehouden met de kosten ten gevolge van technieken voorzien vanuit het ‘Project Den Bell’ maar die niet de voorgeschreven prestaties haalden. Dit was het geval met de luchtbevochtigers en de koelinstallatie van de grootkeuken.

Rekening houdende met deze evaluatie kunnen we de bekomen cijfers koppelen aan het in hoofdstuk 6 , artikel 3 beschreven bonus-malus systeem.

De evaluatiescores zullen per trimester berekend worden en aan de aanbestedende overheid gerapporteerd worden en vervolgens worden besproken. Vervolgens stelt de aanbestedende overheid de definitieve evaluatiescore vast. De 4 individuele scores per service level en de totale score zullen gebruikt worden voor het bepalen van de bonus malus (zie hierna).

Bonus (artikel 3)
Tijdens de contractuele periode van 3 jaar zal de aanbestedende overheid evalueren in welke mate de inschrijver zijn doelstellingen heeft behaald. Indien deze doelstellingen voor de gehele looptijd zijn behaald, zal de opdracht voor een bijkomende periode van 3 jaar worden verlengd.

De aanbestedende overheid beschouwt dat alle doelstellingen zijn behaald, indien:
-       gemiddeld 90% van alle service levels zijn gerespecteerd
-       en 80% van elk service level afzonderlijk is gerespecteerd.
Bij een eventuele verlenging van de opdracht, kunnen de service levels vermeld in onderhavig bestek in onderling overleg worden aangepast.

Malus
Aan het einde van een volledig jaar, gerekend vanaf de startdatum van het contract, voor wat betreft de beheersbare kosten en conditiestaatbeheersing, c.q. aan het einde van ieder trimester, gerekend vanaf de startdatum van het contract, voor afdwingbare kwaliteit en snelle reactiviteit, zal voor de service levels die voor minder dan 80% zijn behaald een “gele kaart” worden uitgedeeld. Voor service levels die voor minder dan 60% zijn gerespecteerd, zullen “2 gele kaarten” worden toegekend.

Aan het einde van ieder jaar, gerekend vanaf de startdatum van het contract, zal voor elke gele kaart een boete worden aangerekend aan de inschrijver ter waarde van 0,5% van de waarde van het basiscontract. Bij meerdere gele kaarten, mag het totale bedrag van de boete niet meer bedragen dan 5% van de waarde van het basiscontract.

Indien op één jaar tijd, meer dan 10 gele kaarten zijn uitgedeeld, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om het contract eenzijdig vervroegd te beëindigen zonder dat hiervoor enige schadevergoeding kan worden geëist. Deze vervroegde stopzetting zal per aangetekend schrijven aan de inschrijver gemeld worden.

Eindevaluatie
De totale score van de leverancier zal bepaald worden als het gemiddelde van alle gerealiseerde scores.
De evaluatie en het toekennen van de percenten vonden plaats op basis van dienstverlening de afgelopen 3 jaar.
Alle scores opgeteld wordt een gemiddelde van 98% behaald.

Niet alle beschreven criteria  zijn gebeurd zoals beschreven in het bestek omdat de praktijk dit niet altijd toeliet. Noch de firma Cofely noch de Stad kan hiervoor verantwoordelijk gesteld worden. Intussen hebben we in samenwerking met Cofely en Digipolis (vanuit de praktijk) de module ’werkorderbeheer’ aangepast zodat de voorgeschreven criteria en termijnen gerapporteerd kunnen worden.

Conform de bepalingen binnen de wetgeving overheidsopdrachten, werd deze opdracht, op 24/12/2010, gegund via een onderhandelingsprocedure met bekendmaking.