2014_CBS_01062 - Huisvesting. Districts- en loketwerking. Loket vreemdelingenzaken - Huisvesting Maurice Dequeeckerplein 1, 2100 Deurne. - Goedkeuring

De bedrijfseenheid stadsbeheer raamt een investering van 280.000 euro tot 300.000 euro (inclusief btw, exclusief erelonen voor een veiligheidscoördinator) en 145.000 euro inrichtingswerken en telematica.  Op investeringscode van DL is 425.000 euro beschikbaar.

Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, inzonderheid artikel 57 §3, 1° bepaalt dat het college van burgemeester en schepenen de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen binnen de door de gemeenteraad vastgestelde algemene regels dient uit te voeren.

In zitting van 28 april 2006 (jaarnummer 5052) keurde het college van burgemeester en schepenen de uitgangspunten goed voor de centralisatie van de stedelijke administratie in het Bell-gebouw.

Op 30 januari 2009 (jaarnummer 1197) besliste het college, in artikel 10, dat de ruimten die door de diensten van personeelsmanagement worden verlaten in het gebouw Maurice Dequeeckerplein, verhuurd zullen worden en gaf de opdracht aan AG VESPA om de huurcontracten af te sluiten. Als het gaat om een interne stadsdienst regelt stadsbeheer de interne kostenverrekening met de betreffende stadsdienst. Het principe is steeds dat een marktconforme huurprijs dient betaald te worden, zowel voor externe partijen als voor interne stadsdiensten.

In de zitting van 20 januari 2012 (jaarnummer 606) nam het college kennis van de beslissing van de collegiale werkgroep van 13 januari 2012 op de volledige loketwerking vreemdelingen te centraliseren op één locatie, Grotesteenweg 224, 2600 Berchem. De duur van de huisvesting zou bepaald worden in samenspraak met AG Stedelijk Onderwijs. Er wordt voor deze locatie momenteel geen huur betaald aan AG Stedelijk Onderwijs.

In januari 2015 start AG Stedelijk Onderwijs met verbouwingswerken ten behoeve van een centralisatie van volwassenen onderwijs zodat in september 2015 het gebouw opnieuw in gebruik kan worden genomen.

In het verslag college van 15 juli 2011 werd aan patrimoniumonderhoud de opdracht gegeven een agendapunt te agenderen betreffende de leegstaande ruimten het districtshuis Deurne, en de bestemming te laten beslissen door het college.

De bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud (stadsbeheer) bracht in samenwerking met brandweer de noodzakelijke investeringen afhankelijk van de invulling in kaart. Per scenario werd het budget geraamd en op 12 september 2012 voorgelegd aan de huisvestingscommissie. De huisvestingscommissie adviseerde de nodige aanpassingswerken voor een niet publiek toegankelijke invulling uit te voeren zodat de leegstaande verdiepingen alsnog kunnen worden gevaloriseerd.

Op 21 november 2012 keurde het college de onderhandelingsprocedures PO/49139482 en PO/49139481 op basis van briefwisseling goed voor het plaatsen van aluminium brandwerende deuren, aanpassing nooddeur,  plaatsen van houten brandwerende deuren en gipskartonwanden in het districtshuis, Maurice Dequeeckerplein 1 te 2100 Deurne en besliste een prijsvraag uit te schrijven.

In de zitting van 13 september 2013 (jaarnummer 9141) nam het college kennis van de onderzochte locaties en de daaraan gekoppelde randvoorwaarden voor de huisvesting van het loket vreemdelingenzaken, Grotesteenweg 224 te Berchem. In deze zitting keurde het college goed om in aanloop van een definitief voorstel te werken met het voorgestelde stappenplan. Nieuwe voorstellen werden tot en met 11 oktober 2013 gebundeld bij de dienst patrimoniumonderhoud/huisvesting. Na evaluatie van alle potentiële locaties zal in november 2013 een definitief voorstel aan het college voorgelegd.

Er werden, na de goedkeuring van het plan van aanpak op 13 september 2013 (jaarnummer 914), geen nieuwe voorstellen ingediend. Om het programma van het loket vreemdelingenzaken  te kunnen huisvesten is +/- 1800m² netto vloeroppervlakte geschikt voor werkplekken nodig. In deze oppervlakte zijn, gemeenschappelijke ruimten zoals vergaderzalen, sanitair, kitchenette, refter en berging niet mee opgenomen. Door de digitalisatie van papieren dossiers en de doorvoering van het digitaal werken is er minder archiefruimte in een nieuwe huisvesting nodig.

Programma van eisen

Maurice Dequeeckerplein 1

Van de onderzochte locaties opgenomen in het besluit van 13 september 2013 (jaarnummer 914) komt het gebouw Maurice Dequeeckerplein 1, 2100 Deurne als meest geschikte locatie in aanmerking voor de huisvesting van het loket vreemdelingenzaken.

Naar aanleiding van de verhuis naar Den Bell kwamen de 2e, 3e en 4e verdieping van het kantoorgedeelte van het districtshuis vrij en ondanks dat er al verschillende huisvestingsvragen werden onderzocht werd tot op heden nog geen nieuwe invulling gevonden. Op 29 februari 2012 kwamen ook de ruimten, voorheen in gebruik door Digipolis, vrij.

• nutsvoorzieningen: Door het in gebruik nemen van drie leegstaande verdiepingen op Maurice Dequeeckerplein 1 zullen de kosten voor de nutsvoorzieningen op deze locatie jaarlijks naar schatting stijgen met 22.055 euro.  Op de huidige locatie bedraagt de jaarlijkse kost voor de nutsvoorzieningen naar schatting  45.000   euro waardoor de verhuis een daling van de kosten voor nutsvoorzieningen met zich mee zou brengen.
• technisch onderhoud: De stad staat in voor het eigenaaronderhoud van het districtshuis Deurne. Het huisvesten van de dienst vreemdelingenzaken zal dus geen extra kost voor de stad met zich meebrengen. Door het in gebruik nemen van de 3 leegstaande verdiepingen zal het huurderonderhoud naar schatting met 48.750 euro per jaar stijgen. Deze kost zal gecompenseerd worden door het wegvallen van het huurderonderhoud op de huidige locatie.
• schoonmaak onderhoud: De poetskosten voor de nieuwe locatie zijn ingeschat op 96.321,76 euro/jaar. Dit wordt gecompenseerd door het wegvallen van de poestkosten (+/- 100.000 euro/jaar) op de huidige locatie.

De gederfde inkomsten voor Den Bell bedragen 86.420 euro rekening houdende met een oppervlakte van  2000m²  en de geschatte opbrengst volgens het besluit van 30 januari 2009 (jaarnummer 1197). De leegstand van deze drie verdiepingen sinds eind 2009 toont echter aan dat er geen markt is voor de vrijgekomen ruimte waardoor een invulling door een stadsdienst de voorkeur geniet.

Een gecentraliseerde huisvesting van de loketten vreemdelingenzaken in dit gebouw vergt een éénmalige investering maar biedt een duurzame oplossing in eigen patrimonium. Door het gecentraliseerd houden van de verschillende diensten onder één dak kan eenvoudiger worden ingespeeld op mogelijke toekomstige wijzigingen in de werking. Bovendien kan het personeel optimaal ingezet worden en worden overheadkosten beperkt. Daarnaast verbeteren we het ruimtegebruik van het eigen patrimonium door het invullen van de leegstaande ruimten.

In combinatie met de huisvesting van het loket vreemdelingenzaken en overige huisvestingsvragen zoals het Leerhuis, dat momenteel eveneens is gehuisvest op de Grotesteenweg 224, en de vraag naar een interne reorganisatie van de ruimten in gebruik door de districts- en loketwerking van Deurne ontstaat de opportuniteit een optimaal gebruik van het hele gebouw uit te werken.