2014_DCAN_00046 - Mechelsesteenweg 216, Antwerpen. Project Harmonie - Restauratie en herbestemming zaal Harmonie en haar integratie in park Harmonie. Aanstellen ontwerper. Aanvullende werken. Procedure en gunning. Vastlegging krediet voor ereloon - Goedkeuring

In toepassing van het artikel 17, paragraaf 2 ten 2° a, van de wet van 24 december 1993, zal deze opdracht voor aanvullende werken, die de 50 procent van de hoofdaanneming niet overschrijden, gegund worden volgens de onderhandelingsprocedure met de oorspronkelijke aannemer die het werk uitvoert, omdat zij ingevolge onvoorziene omstandigheden noodzakelijk zijn geworden voor de uitvoering van het beschreven werk. Deze aanvullende werken kunnen, technisch of economisch, niet zonder bezwaar van de hoofdaanneming gescheiden worden.

In toepassing van artikel 26, §1, 2°, a van de wet van 15 juni 2006 zal deze opdracht voor aanvullende werken waarvan het bedrag niet hoger ligt dan 50% van het bedrag van de hoofdopdracht gegund worden volgens de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking aan de oorspronkelijke opdrachtnemer omdat deze werken ingevolge onvoorziene omstandigheden noodzakelijk zijn geworden en de werken technisch of economisch niet van de hoofdopdracht kunnen worden gescheiden zonder ernstig bezwaar.

Bijkomende vastlegging ereloon - basisopdracht
Onderstaand een overzicht van de budgetevolutie voor de financiering van park Harmonie (werken en ereloon).

• 2010 – Ereloon bij toekenning opdracht
  Het district Antwerpen heeft initieel in 2010 een budget van 800.000,00 EUR voorzien, waarvan 72.200,00 EUR, inclusief btw, vastgelegd werden voor de betaling van de erelonen. De bedragen die voorzien waren, zijn gebaseerd op het oorspronkelijke bedrag dat door het district was vrijgemaakt voor het ontwerp en de aanleg van het park.
  
  Het beschikbare netto bouwbudget bedroeg 520.391,20 EUR.
  
  Er werd een marge voorzien van 5% voor onvoorziene omstandigheden bij verdere uitwerking van het ontwerp en 10% voor overschrijding van vermoedelijke hoeveelheden en herzieningen naar aanleiding van wijzigingen in index tussen opmaak ontwerp en uiteindelijke uitvoering.

• 2012 – Ereloon bij definitief ontwerp
  Het totale budget beschikbaar op de meerjarenbegroting voor de heraanleg van park Harmonie is uitgebreid tot 1.070.000,00 EUR, waarbij extra budget werd vrijgemaakt door het district voor spelinfrastructuur (200.000,00 EUR) en een extra som van 70.000,00 EUR voor herstel van de parkranden. In het districtsbesluit van 12 juli 2012 (jaarnummer 172) werd het ereloon geraamd op 113.620,54 EUR inclusief btw, ontwerpmarge en herzieningen.
  
  Het beschikbare netto bouwbudget nam door deze budgetverruiming eveneens toe tot 651.037,85 EUR.
  
  Ook hier werd rekening gehouden met 5% marge en 10% overschrijding vermoedelijke hoeveelheden en herzieningen.

• 2013 – Ereloon bij uitvoeringsbestek
  De huidige raming bij het uitvoeringsbestek vereist een netto bouwbudget van 789.796,00 EUR voor de parkaanleg en 106.969,10 EUR voor de technische infrastructuur (waarvan de kost voor verlichting geraamd wordt op 90.266,60 EUR).
  Dit brengt het totale geraamde bouwbudget voor heraanleg park Harmonie (inclusief verlichting) op een nettobedrag van 896.765,10 EUR.
  
  Om praktische redenen wordt door de opdrachtgever gekozen om de verdere uitwerking van het aandeel verlichting (opmaak bestek, aanbesteding, controle op de uitvoering) te onttrekken aan de basisopdracht van het extern studiebureau. Enkel tot en met opmaak definitief ontwerp dienen erelonen voorzien te worden voor de studieopdracht omtrent heraanleg park Harmonie inclusief het verlichtingsontwerp. De begeleiding van de daaropvolgende studiefases wordt vergoed op basis van de kostprijs van de heraanleg exclusief verlichting.  
  
  Een exacte berekening van het ereloon conform de bepalingen in de modelovereenkomst en rekening houdende met bovenstaande beperking van de opdracht bedraagt netto 81.280,26 EUR.
  
  Gelet op het gegeven dat het bestek volledig uitgewerkt is, wordt in deze fase geadviseerd de initieel voorziene ontwerpmarge van 5% terug te brengen.
  
  Gelet op de beperkte doorlooptijd van het bestek (6 à 9 maanden) en de negatieve herzieningen voor dit type werken op het huidige moment, evenals het beperkt aantal posten in vermoedelijke hoeveelheid en het beperkte financiële gewicht ervan binnen het bestek, wordt de gangbare marge van 10% voor herzieningen en overschrijding vermoedelijke hoeveelheden eveneens teruggebracht.
  
  De bedrijfseenheid stadsbeheer in samenspraak met de bedrijfseenheid stadsontwikkeling adviseert om een totale marge van 10% te voorzien om zowel onvoorziene omstandigheden als overschrijdingen en herzieningen op te vangen.
  
  Onvoorziene omstandigheden en/of een onvoorzien hoge indextoename of overschrijding van vermoedelijke hoeveelheden tijdens de werken die boven dit percentage uitstijgen, dienen binnen de aanneming gecompenseerd te worden.
  
  Rekening houdende met bovenstaande parameters kan de totale bouwkost (inclusief verlichting) bepaald worden op 1.193.594,35 EUR en het overeenkomstige totale ereloon op 108.184,03 EUR (inclusief 21% btw en 10% marge voor onvoorziene omstandigheden, herzieningen en overschrijding vermoedelijke hoeveelheden).

Ingevolge bovenstaande toename van het bouwbudget tussen het ogenblik van toekenning van de studieopdracht (2010) en het afronden van het uitvoeringsbestek (2013), is er een bijstelling van het vastgelegde ereloon noodzakelijk (respectievelijke vastlegging van 72.200,00 EUR in 2010 en benodigd ereloon van 108.184,03 EUR in 2013).

Een bijkomende vastlegging van 35.984,03 EUR aan erelonen is nodig om de volgende fases van de studieopdracht te volbrengen (nazicht biedingen, controle der werken, voorlopige oplevering).

Bijkomende vastlegging ereloon – aanvullende werken
Door het extern studiebureau werd een prijsofferte ingediend als volgt:

• Verrekening 1: opmaak communicatiepanelen participatiemoment (vraag van de klant - offerte van 6 juni 2011):
  
  Motivatie/omschrijving werken:
  In het kader van een participatiemoment rond project Harmonie (gemeenschappelijk zowel voor zaal als park) voor buurtbewoners en belangenverenigingen dat georganiseerd werd op 19 juni 2011 door de stad Antwerpen, werden door het extern studiebureau een aantal communicatiepanelen ontworpen specifiek voor de duiding van het parkontwerp.
  
  Advies stadsbeheer in samenwerking met stadsontwikkeling:
  De digitale opmaak van dergelijke communicatiepanelen is niet voorzien binnen de modelovereenkomst. De opmaak van de panelen wordt op basis van de in de modelovereenkomst voorziene regietarieven aangeboden door het extern studiebureau.
  De voorgestelde tijdsbesteding voor de opmaak van de panelen, de gevoerde communicatie en bijhorende coördinatie door het extern studiebureau wordt als marktconform geadviseerd.
  
  Er is geen termijnverlenging van toepassing voor de ingediende aanvullende werken.
  
  Ingediend door de ontwerper en positief geadviseerd door stadsbeheer:

Een bedrag van 2.268,80 EUR, exclusief btw wordt positief geadviseerd voor de werken in deze verrekening.

• Verrekening 2: bijkomend onderzoek definitief parkontwerp (vraag van de klant - offerte van 12 september 2013):
  
  Motivatie/omschrijving werken:
  Op vraag van het district Antwerpen zijn er aanpassingen gebeurd aan het definitief ontwerp en het bestek voor de heraanleg van de parkzone Harmonie.
  Het extern studiebureau heeft deze opmerkingen in overleg met het bestuur en de stedelijke administratie uitgevoerd conform de op voorhand bekendgemaakte bepalingen.
  Deze aanpassingen gingen zowel over de omgevingswerken aan de nieuwe inkomzone voor de zaal, alsook over het totaalplan en de bomenbalans.
  
  Advies stadsbeheer in samenwerking met stadsontwikkeling:
  Vermits het parkontwerp in een vorige fase reeds definitief goedgekeurd werd door het districtscollege op 12 juli 2012 (jaarnummer 172), dienen bijkomende aanpassingen aan het ontwerp op vraag van de opdrachtgever beschouwd te worden als niet voorzien binnen de modelovereenkomst. Deze aanpassingen dienden eveneens verwerkt te worden in de reeds in opmaak zijnde aanbestedingsstukken (plannen, meetstaat, bestek).
  De bijkomende prestaties worden op basis van de in de modelovereenkomst voorziene regietarieven aangeboden door het extern studiebureau.
  De voorgestelde tijdsbesteding voor het onderzoek en de coördinatie door het extern studiebureau wordt als marktconform geadviseerd.
  
  Er is geen termijnverlenging van toepassing voor de ingediende aanvullende werken.
  
  Ingediend door de ontwerper en positief geadviseerd door stadsbeheer:

Een bedrag van 9.174,00 EUR, exclusief btw, wordt positief geadviseerd voor de werken in deze verrekening.

De oorzaken van voormelde verrekeningsvoorstellen kunnen als volgt worden samengevat (prijzen exclusief btw, er is een contractuele prijsherziening van toepassing):

Voormelde verrekeningsvoorstellen geven volgend financieel resultaat, exclusief btw, er is een contractuele prijsherziening van toepassing. Alle prijzen van de aannemer zijn gebaseerd op de aanbestedingsdatum. Eveneens een overzicht van de termijnverlenging.

Voor deze reeks verrekeningen resulteert dit in een meerkost van 11.442,80 EUR + 2.402,99 EUR (21% btw) = 13.845,79 EUR. Er is een contractuele prijsherziening van toepassing.
Voor deze reeks verrekeningen resulteert dit in geen termijnverlenging.

Het districtscollege van Antwerpen keurde op 12 juli 2012 (jaarnummer 172) het aangepast definitief ontwerp en op 25 november 2013 (jaarnummer 685) het bestek en de aanbestedingsprocedure voor de herinrichting van de parkzone Harmonie goed zoals opgemaakt door architectenbureau Atelier Kempe Thill architects and planners met in onderaanneming LAND landschapsarchitecten.

Bijkomende vastlegging ereloon - basisopdracht
Door een toename van het benodigde bouwbudget voor de heraanleg van park Harmonie is een bijstelling van het initieel vastgelegde ereloon voor de begeleiding van het project door het aangestelde architectenbureau Atelier Kempe Thill architects and planners noodzakelijk.

Bijkomende vastlegging ereloon – aanvullende werken
Tijdens de uitvoering van de ontwerpopdracht werd door de klant gevraagd om bijkomende opties te onderzoeken in functie van de optimalisering en verfijning van het project, evenals de uitvoering van bijkomende prestaties. De beslissing om deze wijzigingen door te voeren gebeurde in overleg met alle betrokken partners. De wijzigingen hebben tot gevolg dat er ten opzichte van de in het basisbestek voorziene werken voor aanvullende werken en wijzigingen in uitvoering nieuwe prijzen worden ingediend door de ontwerper.
Deze werkwijze heeft als doel de continuïteit van de werf te verzekeren.

Artikel 57 §3, 5° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het vaststellen van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur.

Met het gemeenteraadsbesluit van 25 juni 2007, jaarnummer 1521, besliste de gemeenteraad in toepassing van artikel 43 § 2,10° van dit Gemeentedecreet welke opdrachten voor werken, leveringen en diensten kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur.

Artikel 57 §3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Het totale budgetverloop voor heraanleg van park Harmonie (ereloon en werken) kan samengevat worden in onderstaande tabel:

Om de continuïteit van de betalingen ten aanzichte van de architect te garanderen voor de volgende projectfases dient een bedrag van 49.829,82 EUR, inclusief btw en herzieningen vastgelegd te worden op het investeringsbudget 2014. Er is voldoende krediet beschikbaar.