Het college nam in zitting van 11 oktober 2013 (jaarnummer 10150) kennis van de aanvraag van de vzw Wallonië Brussel Toerisme (WBT) om 'Wallonië in Vlaanderen 2014' te organiseren op de Groenplaats van 21 tot en met 23 maart 2014.
In dit collegebesluit werd opdracht gegeven aan de dienst ondernemen en stadsmarketing/evenementen en film om een gedetailleerd voorstel uit te werken.
Met deze happening wil de vzw Wallonië en Brussel promoten in Vlaanderen. De acties zijn vooral gericht op het vrijetijds- en zakelijk toerisme en gebeuren aan de hand van infostands. Men zal de bezoekers ook laten proeven van bepaalde streekproducten.
De happening vindt plaats van vrijdag 21 maart 2014 tot en met zondag 23 maart 2014 en heeft de volgende openingsuren: vrijdag van 14.00 uur tot 19.00 uur, zaterdag van 10.00 uur tot 18.00 uur en zondag van 10.00 uur tot 17.00 uur. De opbouw start op dinsdag 18 maart 2014 en eindigt op dinsdag 25 maart 2014.
Er zal een tentenconstructie geplaatst worden op de Groenplaats. Om de betrokkenheid van de plaatselijke horeca te garanderen wordt er bekeken of men kan werken met deels transparante wanden aan de tenten.
Om de opstelling van de tenten mogelijk te maken, dient het bloemenkraam op de Groenplaats tijdelijk verplaatst te worden. De uitbater ontvangt hiervoor een brief.
Het evenement is vrij toegankelijk.
De dienst ondernemen en stadsmarketing/evenementen en film geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling.
Op 26 april 2010 (jaarnummer 504) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
In toepassing van artikel 7,1 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 14 december 2009 (jaarnummer 2125) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18.606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de
locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
• Er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
• Alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;
• Alle eventuele schade wordt vergoed.
met standaardvoorwaarden
1) Tramlus Groenplaats - De Lijn NV:
-de organisator neemt er kennis van dat de tramlus op de Groenplaats permanent in gebruik is voor tramverkeer;
-hierdoor ziet de organisator erop toe dat:
•deze tramlijnen(tramlus) ten alle tijden gevrijwaard blijven;
•dat de opstellingen van het evenement geen publieksstroming creëert die gevaarlijk is voor deze tramlus op de Groenplaats.
-de organisator neemt contact op met De Lijn en stelt deze in kennis van de gebeurtenis en mogelijke hinder voor het openbaar vervoer.
2) Contactpersoon
Een liaison van de organisator dient duidelijk herkenbaar en beschikbaar te zijn voor de politiediensten.
3) Nooduitgangen ondergrondse parking Groenplaats
De organisatie zorgt ervoor dat de nooduitgangen van de ondergrondse parking (voertuigen) ten allen tijde gevrijwaard blijven.
Er is geen medische inzet vereist. U dient wel te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van Volksgezondheid.
Het college keurt de effectieve organisatie van 'Wallonië in Vlaanderen 2014', zoals hierboven beschreven, van vrijdag 21 tot en met zondag 23 maart 2014 op de Groenplaats goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| SB/L/BOF | het leveren en plaatsen van de gevraagde materialen |