2014_CBS_01578 - Gemeenschappelijk financieel platform (GFP) - bestelbons - Normale bestellingen op exploitatiebudget voor een bedrag meer dan 5.500,00 EUR en minder of gelijk aan 22.000,00 EUR zonder btw per bestelbon. Lijst bestelbons. - Goedkeuring

Artikel 57 §3,4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Op 21 augustus 1997 (jaarnummer 11150) gaf het college aan de centrale aankoopdienst toelating om bestellingen tussen 200.000 BEF tot 800.000 BEF op de gewone dienst en bestellingen op de buitengewone dienst onder 200.000 BEF gebundeld per wekelijkse lijst door het college te laten goedkeuren.
Op 26 januari 2011 (jaarnummer 28) keurde het managementteam goed dat de collegebesluiten met lijsten met normale bestellingen of raambestellingen op het exploitatiebudget groter dan 5.500,00 EUR en kleiner dan 22.000,00 EUR en op het investeringsbudget kleiner dan 5.500,00 EUR, met uitzondering van correctiebestellingen, voortaan door de bestellende bedrijfseenheden en diensten worden opgemaakt en ter goedkeuring aan het college worden voorgelegd.
De bedrijven en diensten van de stad zijn sturend voor het volledige proces van de opvolging en goedkeuring van de bestellingen via de contracten. Indien een bestelling via een gekend contract in GFP aanleiding geeft tot het aanmaken van een collegebesluit ter goedkeuring, zal dit ook door het bestellende bedrijf of de bestellende dienst dienen te gebeuren. Enkel wanneer een bestek moet opgemaakt worden, komt de gemeenschappelijke aankoopcentrale tussen.

Het college keurde op 2 maart 2012 (jaarnummer 2070) het subsidiecontract goed dat bepaalt dat er een subsidie wordt toegekend aan de hoofdpartner Antwerpen voor de uitvoering van het project Deprived Neighbourhood Approach (DNA) en de partnerschapsovereenkomst die de wijze van samenwerken met de andere partners bepaalt.

Het college keurde op 24 januari 2014 (jaarnummer 535) de aanvraag van de dienst samen leven/buurtregie goed voor het gebruik van zalen van de Koninklijke Maatschappij voor Dierkunde Antwerpen voor de slotconferentie van het Europees project DNA. De stadsdag is een gebruiksrecht voor het stadsbestuur om gedurende een dag te beschikken over patrimonium dat in concessie of beheer werd gegeven. Zij kunnen dus als een voordeel beschouwd worden. In het geval van de zalen van de Koninklijke Maatschappij voor Dierkunde Antwerpen gaat het over een korting van 5.000,00 EUR.

Beknopte weergave van uitgaven en ontvangsten DNA-project
Voor de voorbereidingsperiode van 1 februari 2010 tot en met 31 december 2011 werden enkel personeelskosten geclaimd voor een bedrag van 30.510,07 EUR.

Voor de eerste periode van het project, van 1 januari 2012 tot en met 30 juni 2012, werd

• 41.447,76 EUR aan personeelskosten geclaimd;
•  3.151,29 EUR aan werkingsmiddelen waaronder communicatietools (vlaggen, drukwerk, relatiegeschenken) en vertaalwerk, 274,50 EUR reis- en verblijfskosten naar de andere partners voor de verplichte overlegmomenten en studiebezoeken. 

In 2012 werd een bedrag van 37.691,81 EUR ontvangen (30.510,07 EUR + 44.873,55 EUR = 75.383,62 EUR, 50% gesubsidieerd door Europa = 37.691,81 EUR).

Voor de tweede periode, van 1 juli 2012 tot en met 31 december 2012, werd:

• 50.627,00 EUR aan personeelskosten geclaimd;
•  6.582,40 EUR aan een externe bottom-up consultant;
• 31.090,01 EUR aan werkingsmiddelen, waaronder communicatietools, vertaalwerk en projectkosten voor activiteit 2 en 3 van het project (voornamelijk artiesten en logistieke ondersteuning voor evenementen op het De Coninckplein);
•  4.372,90 EUR aan reis- en verblijfkosten naar de partners voorde verplichte studiebezoeken;
•     540,98 EUR voor de aankoop van een fototoestel/camera;
•  1.372,22 EUR aan de provincie West-Vlaanderen voor het nakijken van de claims als eerstelijnscontrole.

Voor de derde periode, van 1 januari 2013 tot en met 30 juni 2013, werd:

• 52.516,82 EUR aan personeelskosten geclaimd;
• 14.836,18 EUR aan externe consultants, bottom-up coach en het expertisebureau dat de aanvraag heeft gecoördineerd;
• 84.424,46 EUR aan werkingsmiddelen, voornamelijk de projectkosten van activiteit 3 (loon projectleider DNA in dienst van vzw CISO, artiesten Cult 2060, opstelling ‘Wensen in de wind’, billijke vergoeding, alcoholverbodsborden, afbakening alcoholvrije zone op het plein);
•     989,60 EUR reis- en verblijfkosten voor de verplichte studiebezoeken aan de partners;
•     645,75 EUR aan de provincie West-Vlaanderen voor het nakijken van de claims als eerstelijnscontrole. 

In 2013 werd een totaal bedrag van 137.895,39 EUR ontvangen:

• 47.235,25 EUR (50% van de tweede periode);
• 76.651,41 EUR (50% van de derde periode);
• 13.783,73 (recuperatie projectpartners). 

Voor de vierde periode, van 1 juli 2013 tot en met 31 december 2013, werd:

•  37.873,01 EUR aan personeelskosten geclaimd;
•  22.195,87 EUR externe consultants, bottom-up coach en het expertisebureau dat de aanvraag heeft gecoördineerd;
• 128.826,18 EUR aan werkingsmiddelen (organisatie van het studiebezoek in Antwerpen, loon projectleider DNA in dienst van CISO, vertaalwerk, overeenkomst buurthuis, organisatie European Ownership Award, projectkosten activiteit 2 en 3 waaronder Cult 2060, Kerstdecoratie, workshops, De wereld om je hoek, theaterwandeling, …);
•   3.040,50 EUR reis- en verblijfkosten voor het verplicht seminarie in Medway en Breda, studiebezoek aan Kortrijk;
•     737,07 EUR aan de provincie West-Vlaanderen voor het nakijken van de claims als eerstelijnscontrole.

Hiervoor werd een totaalbedrag van 192.672,63 EUR goedgekeurd. In het voorjaar van 2014 wordt 96.109,54 EUR aan ontvangsten verwacht.

Dit punt werd verdaagd in zitting van 14 februari 2014 (jaarnummer 1578).

Dienstmededeling financiën “Bestellen en betalen binnen de stad en de districten” bepaalt dat voor normale bestellingen voor meer dan 5.500,00 EUR en minder of gelijk aan 22.000,00 EUR exclusief btw op het exploitatiebudget de betreffende bestelbons - met uitzondering van correctiebestellingen - op lijst mogen worden verzameld door de bedrijven of diensten. Het college keurt als budgethouder deze lijsten goed.

Als hoofdpartner van het DNA-project is de stad Antwerpen verantwoordelijk voor de organisatie van de slotconferentie. Deze zal plaatsvinden op 23 september 2014 in de Zoo van Antwerpen.

Programma:
Om 8.30 uur verwelkoming  gasten uit Antwerpen, Kortrijk, Medway en  Breda verwacht  (DNA-medewerkers, vrijwilligers uit het project, veldwerkers en beleidsmedewerkers uit de lokale politiek van alle partners).
Officiële opening van de slotconferentie en de voorstelling van de resultaten van het project. Lezing door professor Driessens over sociale inclusie en sociale cohesie, organisatie van een DNA-markt zodat de vrijwilligers kunnen tonen wat ze tijdens  het project verwezenlijkt hebben.
Na de lunch worden de winnaars van de European Ownership Award met hun project voorgesteld.
Voorstelling van de manual over het DNA-project door de redacteurs.
In de latere namiddag zal nog een debat plaatsvinden met als thema, SWOT-analyse van bottom-up projecten.
Afsluiting met een receptie en de mogelijkheid tot een bezoek aan de Zoo.

Deze activiteiten zullen plaatsvinden in de verschillende zalen van de KMDA. In de totaalprijs zijn inbegrepen: huur van de zalen (Foyer, Marmeren Zaal, Verlatzaal met wintertuin, Darwinzaal), technische voorzieningen en ondersteuning, twee tolken, koffieservice, lunch en receptie. Enkel de moderator (657,20 EUR) en de vier sprekers (onkostenvergoeding) moeten nog betaald worden.