2014_CBS_01774 - Beleids- en beheerscyclus - Kwartaalrapportering. Aanpak en timing 2014 - Goedkeuring

Het college keurde op 18 januari 2013 (jaarnummer 209) goed om via de aanpak van strategische coördinatie het meerjarenplan 2014-2019 op te maken, uit te voeren, op te volgen en bij te sturen.

Het managementteam nam op 17 september 2013 (jaarnummer 306) kennis van de presentatie 'strategische coördinatie 2013-2018'.

Het managementteam keurde op 22 januari 2014 (jaarnummer 25) de aanpak en timing van de kwartaalrapportering(en) 2014 goed.

De bestuursakkoorden van de stad Antwerpen en districten worden gerealiseerd door doelstellingen te halen. Tussentijds rapporteren toont de stand van zaken, geeft de kans om tijdig bij te sturen, en maximaliseert op die manier de kans om de doelstellingen te halen. De periodieke rapportage maakt ook een verantwoording van middelen mogelijk.

De kwartaalrapportering gebeurt voor alle doelstellingen op dezelfde manier, zonder onderscheid naar prioritair of niet.

Opzet kwartaalrapportering
Ook in deze legislatuur hanteren we een driemaandelijkse rapporteringscyclus, wat een evenwicht mogelijk maakt tussen relevante rapportering enerzijds en rapporteringslast anderzijds. De kwartaalrapportering blijft bestaan uit indicatoren en projectrapportering, een managementsamenvatting met toelichting van de belangrijkste resultaten en de lijst van sleutelkwesties. Deze informatie wordt aangevuld met een financiële rapportering. Al deze gegevens zijn raadpleegbaar via het interactief operationeel plan (iOP).

In de planning (zie onderstaand) wordt de rapporteringscyclus voortaan sneller afgerond na het afsluiten van het kwartaal zodat de kwartaalrapportering sneller op het college kan worden gebracht. Op die manier wordt vermeden achterhaalde sleutelkwesties op het college te bespreken. Voortaan wordt ook speciale aandacht gevestigd op de releases die gepland waren in het voorbije kwartaal.

Continue aandacht voor rapportering
De voorbije jaren werd het interactief operationeel plan (iOP) ontwikkeld. Dat vormt het portaal voor alle statusinformatie over de doelstellingen. De projectrapportering, indicatoren en financiële rapportering kunnen steeds geraadpleegd worden langs het iOP. Op die manier zijn de data permanent beschikbaar. De kabinetten zijn opgeleid voor het gebruik van het iOP, en worden gestimuleerd om hier actief gebruik van te maken. We vragen dan ook een continue aandacht voor de kwaliteit van de beschikbare informatie, doorheen gans de organisatie.

Trapsgewijze kwartaalrapportering
De kwartaalrapportering is een trapsgewijs proces, met volgende opeenvolgende stappen:

1. projectleiders en leidinggevenden rapporteren over hun projecten en/of producten, lossen knelpunten op en bereiden sleutelkwesties voor ter bespreking met de programmaleider. Op dit niveau worden signalen uit de frontlijn meegegeven;
2. de programmaleider verzamelt input over resultaatsindicatoren, zowel naar output als outcome (onder andere AMON-indicatoren). Op een stuurgroep met de leidinggevenden uit alle projecten en producten binnen de doelstelling worden de resultaten en sleutelkwesties besproken;
3. de bedrijfsdirecteur roept als regisseur alle programmaleiders samen van de doelstellingen die hij/zij regisseert. Ook hier worden de stand van zaken en de sleutelkwesties per doelstelling besproken. De schepen of kabinetsmedewerker kan hierop aanwezig zijn. Hier wordt ook de medewerking vanuit alle entiteiten besproken;
4. op het managementteam (alle regisserend directeurs) wordt gefocust op de stand van zaken van de verschillende releases en de sleutelkwesties. Elke lid  kan indicatoren toelichten die belangrijk zijn voor  het managementteam, maar kan ook vragen stellen over de rapportering van andere doelstellingen. Op het managementteam wordt kennis genomen van de gebundelde managementsamenvattingen en de lijst van sleutelkwesties ter agendering van het politieke overleg; het iOP is steeds beschikbaar;
5. op het overleg van kabinetschefs wordt de stand van zaken van de releases en de sleutelkwesties besproken;
6. het college neemt kennis van de kwartaalrapportering, en bespreekt de sleutelkwesties. Het college kan volgende beslissingen nemen:

• het college keurt concrete opdrachten aan het managementteam goed;
• het college neemt, waar mogelijk, zelf beslissingen over te ondernemen acties of bijsturingen;
• het college kan beslissen om, op voorstel van de strategisch coördinator en de vakschepen, een sleutelkwestie af te voeren in geval van interne of externe blokkering.

Financiële doelstellingenrealisatie
Na afsluit van de kwartaalrapportering van kwartaal 4 en het opleveren van de financiële doelstellingenrealisatie, wordt één maal per jaar een groepsoverleg - in aanwezigheid van het college - georganiseerd waar de stand van de realisatie van de doelstellingen en de financiële doelstellingenrealisaties van de groep worden toegelicht. Dit gebeurt in principe vóór de opmaak van het budget van het volgende jaar. De financiële doelstellingenrealisatie bevat het overzicht van de gebudgetteerde versus gerealiseerde uitgaven en ontvangsten per doelstelling, tot en met het niveau van de operationele doelstelling (actie).

De managementsamenvattingen van kwartaal 4 dienen als tekstuele toelichting bij de financiële doelstellingenrealisatie. Ze worden opgemaakt voor zowel de prioritaire als de niet-prioritaire doelstellingen.

Hiervoor streven we naar onderstaande timing:

• maart: verzamelen financiële doelstellingenrealisaties;
• april: analyse van de financiële doelstellingenrealisaties;
  
• mei: groepsoverleg.

Top-down-terugkoppeling
Het rapporteren gebeurt om te kunnen (bij)sturen en zo de kansen te maximaliseren om de doelstellingen te halen. Naast het rapporteren naar het hogere niveau en het oplossen of escaleren van sleutelkwesties op het juiste niveau is het even belangrijk dat na de rapporteringsmomenten wordt teruggekoppeld binnen de doelstellingen op de verschillende niveaus. Dit verhoogt het draagvlak en de snelheid van bijsturing. De directeurs, programmaleiders, projectleiders en leidinggevenden vervullen een essentiële rol.

Timing
Zoals eerder aangehaald wordt de rapporteringscyclus korter na het afsluiten van het kwartaal afgerond, op uitdrukkelijk verzoek van het college. Onderstaand wordt de timing voor 2014 weergegeven.

Districten:
Voor de kwartaalrapportering van de districten zal een aangepaste flow en timing opgemaakt worden, per district, in overleg tussen de strategische coördinator en de bedrijfseenheid districts- en loketwerking. De districten blijven sleutelkwesties doorgeven ter bespreking in de kwartaalrapportering van de stad Antwerpen.