|
Nr.
|
Naam
|
Motivering
|
Score
|
|
Gunningscriterium nr. 1: Prijs
Beoordeling op 40 punten
Regel van drie; score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs
|
|
1
|
KPMG Advisory
|
34,13
|
|
2
|
Deloitte Bedrijfsrevisoren
|
40
|
|
3
|
RebelGroup Advisory Belgium
|
23,63
|
|
Gunningscriterium nr. 2: Methodologie en plan van aanpak
Beoordeling op 50 punten
Algemene aanpak en methodologie van de opdracht de wijze van samenwerken tussen de kandidaat en het aanspreekpunt binnen de brandweer Antwerpen De wijze van rapporteren, zowel de tussentijdse als de eindrapportering De snelheid van reactie en behandeling bij vragen van de korpsleiding De waarborgen: welke waarborgen kan de dienstverlener geven om de resultaatsaspecten te garanderen
|
|
1
|
KPMG Advisory
|
1. Inhoudelijk (12/15 punten)
a) 'As is' bedrijfsvoeringsprocessen stad en brandweer Antwerpen + kostenplaatje per domein
Analyse huidige situatie bedrijfsvoering brandweer en stad Antwerpen:
- per domein de organisatie;
- welke processen;
- activiteiten en taken;
- kosten;
- personeelsinzet;
- rollen en verantwoordelijkheden;
- samenwerking;
- nagaan waar bedrijfsvoering brandweer verweven is met stad.
b) Inhoudelijke analyse
Analyseren van de personeels- en financiële impact van verzelfstandiging op bedrijfsvoering: hoe ziet de bedrijfsvoering van brandweer Antwerpen er uit na verzelfstandiging.
Analyse toekomstige personeelsbehoeften, rekening houdend met mogelijke samenwerkingsovereenkomsten.
Kostenanalyse van de mogelijke samenwerkingsovereenkomsten.
Impact toetreding gemeente, waarbij voornamelijk gekeken wordt hoe een door de zone groter af te dekken gebied een impact kan hebben op operationele processen. Dit valt buiten de scope van deze opdracht.
c) Timing project verzelfstandiging
Indicatieve timing voor project verzelfstandiging op basis van adviesrapport. Hot spot matrix en dienstverleningsmodel vormen essentiële input.
2. Methodologie: manier van samenwerken/overlegmomenten (8/10 punten)
a) Start
Afbakenen draagwijdte van de opdracht; bewerkstelligen van een goede samenwerking; tot stand brengen van een doelmatige projectorganisatie, structuur, planning en communicatie.
b) 'As is' bedrijfsvoeringsprocessen stad en brandweer Antwerpen+ kostenplaatje per domein
Interviews met verantwoordelijken bedrijfsvoeringsdomeinen en indien nodig met andere potentiële betrokkenen. Municipal Reference Model met alle processen van een typische gemeente.
c) Inhoudelijke analyse
Interactieve werksessie en validatiesessie met relevante belanghebbenden, gesprekken met verantwoordelijken per domein. Impactanalyse op basis van dienstverleningsmodel (eindstaat).
3. Tussentijdse rapporten (4/5 punten)
Tussentijds rapport met identificatie domeinen bedrijfsvoering, analyse processen per domein en raming kosten, analyse huidige personeelsbehoeften, analyse bestaande samenwerkingsovereenkomsten. Hot spot matrix: afhankelijkheden ordenen naar complexiteit om te ontkoppelen en mate kritiek aspect. Dienstverleningsmodel: hoe ziet bedrijfsvoering er uit na verzelfstandiging = eindstaat.
4. Eindrapport (4/5 punten)
Beknopt rapport: korte situering opdracht, overzicht aanpak en planning, bevindingen vorige fasen, impactanalyse en advies.
5. Tool om na afloop project te gebruiken (0/5 punten)
Geen tool.
6. Waarborgen om de resultaatsaspecten te garanderen (4/5 punten)
Eindrapport wordt ter validatie voorgelegd.
7. Snelheid van reactie en behandeling bij vragen van de korpsleiding (4/5 punten)
De firma zal in nauw contact staan met projectgroep, korpsleiding en coördinator, zodat vragen of reacties meteen opgevolgd kunnen worden.
|
36
|
|
2
|
Deloitte Bedrijfsrevisoren
|
1. Inhoudelijk (13/15 punten)
a) 'As is' bedrijfsvoeringsprocessen stad en brandweer Antwerpen + kostenplaatje per domein
- High level in kaart brengen huidige bedrijfsprocessen.
- Evaluatie mogelijke optimalisatie bedrijfsvoeringsprocessen.
- Analyse huidige personeelsbehoefte in het licht van de overdracht van ondersteunende processen (van voornamelijk staddiensten naar Prezone), op basis van normprestaties.
- Op basis van jaarrekening 2012 wordt een financiële analyse gemaakt voor de huidige bedrijfsvoeringsprocessen met bijhorende personeelsbehoefte.
- Onderscheid operationele werkingskosten en personeelskosten.
b) Inhoudelijke analyse
Inventarisatie van mogelijke samenwerkingsovereenkomsten en bekijkt vervolgens de betrokken partijen, de kostprijs en de voor- en nadelen. Opstellen modelscenario om enkele overeenkomsten te weerhouden voor bepalen toekomstige personeelsbehoefte. Evaluatie haalbaarheid.
Toekomstige personeelsbehoefte op basis van gekozen scenario. Op basis van toekomstige personeelsbehoefte kosten voor toekomstige processen berekenen.
Sensitiviteitsanalyse om de mogelijke impact van toetreding gemeente op bedrijfsvoeringsprocessen te bepalen. Onderscheid per domein tussen impact op operationele kosten en personeelsbehoefte. Hoe worden kostendrijvers beïnvloed door schaalvergroting. Onderlinge afhankelijkheid kostendrijvers.
c) Timing project verzelfstandiging
Stappenplan: in kaart brengen processen en personeelsbehoefte (deze studie), toekomstige personeelsbehoefte (deze studie), organigram, logistiek plan, communicatieplan. Voorstel plan van aanpak veranderingsbeheer.
2. Methodologie: manier van samenwerken/overlegmomenten (8/10 punten)
a) Start
In overleg met projectsponsor en projectteam de doelstellingen en concrete modaliteiten in detail bespreken. Afstemming verwachtingen: uitwerken en valideren PVA op maat van projectteam, zone en stad; samenstellen projectteam; vastleggen werkvergaderingen en overlegmomenten en wijze van communiceren; vastleggen van timing; vastleggen van de bedrijfsvoeringsprocessen die in de scope zitten.
b) 'As is' bedrijfsvoeringsprocessen stad en brandweer Antwerpen + kostenplaatje per domein
Interviews en documentstudie. Overlegmoment ter bespreking voorlopige resultaten. Personeelsbehoefte: documentstudie, vragenlijst, gerichte interviews, panelgesprekken en workshops.
c) Inhoudelijke analyse
Werkvergadering voor schematische voorstelling samenwerkingsovereenkomsten. SWOT-analyse voor- en nadelen samenwerkingsovereenkomsten. Werkvergadering voor keuze modelscenario: dit betekent dat de projectgroep een duidelijke keuze zal moeten maken over welke processen ze intern zal doen en welke via (externe) samenwerkingsovereenkomsten. Dit is een belangrijke randvoorwaarde die aan de zonecoördinator wordt opgelegd! Toekomstige personeelsbehoefte: resultaten voorleggen aan stuurgroep.
Impact op kosten en personeel: eigen benchmarks voor operationele kosten. Assumpties doornemen met stuurgroep en impact assumpties voorleggen.
d) Timing verzelfstandiging
Werkvergadering
3. Tussentijdse rapporten (4/5 punten)
Voorstellen procesoptimalisaties. Kostprijsberekening huidige processen op basis van huidige personeelsbehoefte in Excel. Huidige processen via stroomschema’s in Visio. Mogelijke verbeteringen woordelijk beschreven.
Inventarisatie mogelijke samenwerkingsovereenkomsten en keuze en motivatie modelscenario in Word.
Personeelsbehoefte in Word. Financiële analyse in Excel.
Werkvergaderingen in PowerPoint, nadien verslag.
Timing verzelfstandiging op tijdslijn met beschrijving in Word. Voorstel plan van aanpak veranderingsbeheer in Word.
4. Eindrapport (4/5 punten)
Ontwerpeindrapport en eindrapport in Word. Analyses in Excel als bijlage bij rapport. De analyses zijn erop gericht om de projectgroep reeds een ‘beslissing’ te laten nemen. Er wordt één TO BE uitgewerkt op basis van de keuzes die de projectgroep maakt.
5. Tool om na afloop project te gebruiken (5/5 punten)
Excel model waarbij variabelen (assumpties) kunnen wijzigen, geeft zicht op financiële impact. Beschrijving impactanalyse in Word.
6. Waarborgen om de resultaatsaspecten te garanderen (4/5 punten)
Ontwerprapport wordt aan stuurgroep voorgelegd. Bemerkingen bezorgen aan Deloitte. Daarna wordt eindrapport opgemaakt.
7. Snelheid van reactie en behandeling bij vragen van de korpsleiding (4/5 punten)
Wijze van communiceren zal worden vastgelegd tijdens de startvergadering. Deloitte kan één aanspreekpunt aanbieden en garanderen voor alle vragen gerelateerd aan de opdracht.
|
42
|
|
3
|
RebelGroup Advisory Belgium
|
1. Inhoudelijk (10/15 punten)
a) 'As is' bedrijfsvoeringsprocessen stad en brandweer Antwerpen + kostenplaatje per domein
Definiëren van verschillende werkdomeinen. Vervolgens procesanalyse: eerst worden de hoofdprocessen beschreven, vervolgens wordt dit afgetoetst, daarna worden deze definitief beschreven.
Daarna worden de detailprocessen beschreven, en daarna of parallel de ondersteunende processen. Er wordt onderzoek gedaan naar verbetermogelijkheden. Inschatting tijdsbesteding per proces. Identificatie middelen en kosten per taak of werkdomein om scenario’s te kunnen opbouwen. Identificatie externe factoren en partijen.
b) Inhoudelijke analyse
Per domein en per proces: zelfstandig of samenwerking met publieke of private partij (voornamelijk kosten, efficiëntie, ook bestuurbaarheid en draagvlak). Maximum 3 voorkeursscenario’s over samenwerking met externe partners.
Analyse effecten toetreding nieuwe gemeenten op bedrijfsvoeringsprocessen. Maximum 3 voorkeursscenario’s over toetreding gemeenten. Analyse personeelsbehoeften per scenario (operationeel en voor bedrijfsvoering). In kaart brengen van kosten per scenario.
Definitie analysekader voor evaluatie diverse scenario’s: niveau van zeggenschap, niveau controle op uitvoering, kostprijs, niveau draagvlak.
c) Timing project verzelfstandiging
Ondersteuning bij besluitvorming over hoe om te gaan met de daadwerkelijke uitvoering van de verzelfstandiging.
2. Methodologie: manier van samenwerken/overlegmomenten (8/10 punten)
a) Start
Intensieve vergadering met volledige projectgroep: voorstelling betrokkenen, bespreking structuur projectgroep (samenstelling werkgroepen per onderdeel), projectplanning (bijeenkomsten projectgroep en werkgroepen), bespreking te betrekken documentatie en te betrekken personen bij analyses, maken van vervolgafspraken.
Nadien: planning gehele opdracht, logistieke activiteiten (toegang gebouw, werkplek, documentstudie voor volgende fasen, communicatie met sleutelpersonen over uitvoer project en hun rol daarin.
b) 'As is' bedrijfsvoeringsprocessen stad en brandweer Antwerpen + kostenplaatje per domein
Business model canvas, matrix voor kosteninformatie, werksessies en diepte-interviews.
c) Inhoudelijke analyse
Aparte werkgroepen voor scenario’s, personeelsbehoeften. Interviews met interne deskundigen en externe stakeholders. Praktijkgericht onderzoek. Willen voor operationele personeelsbehoeften kijken naar gegevens laatste 3-5 jaar en lineaire projectie maken. De processen worden met kosten ingebracht in een rekentool en er wordt een budgettaire impact scenario opgemaakt.
3. Tussentijdse rapporten (4/5 punten)
Beschrijving van de huidige situatie en ter goedkeuring aanbieden aan projectgroep. 3 notities met aanbevelingen (samenwerking, personeel, impact toetreding). Notities bespreken met werkgroep en definitieve notities aanbieden aan projectgroep.
4. Eindrapport (4/5 punten)
Alle verschillende analyses (onder de vorm van een notitie van aanbeveling). Geeft antwoord op de vraag hoe de huidige bedrijfsvoeringsprocessen eruit zien + kostenplaatje, welke samenwerkingsmogelijkheden tegen welke prijs, welke personele ontwikkelingen denkbaar optreden, effecten van toetreding gemeenten. Gemotiveerd en gefundeerd besluiten welke koers te varen en welke timing te hanteren. Beschrijving randvoorwaarden die van belang zijn bij implementatie.
5. Tool om na afloop project te gebruiken (5/5 punten)
Financieel rekenmodel in Excel om optimale organisatie te bepalen. Kan na afloop van opdracht gebruikt worden bij veranderende omstandigheden. Impact van samenwerking en al dan niet aansluiten gemeente op kostenparameters. Training + handleiding.
6. Waarborgen om de resultaatsaspecten te garanderen (4/5 punten)
Werken zo transparant mogelijk en dragen zoveel mogelijk kennis over. Cockpit en gevraagde output worden samen met opdrachtgever opgesteld. De resultaten worden met de projectgroep besproken.
7. Snelheid van reactie en behandeling bij vragen van de korpsleiding (5/5 punten)
Reactiesnelheid is hoog. Goede telefonische bereikbaarheid. Ev. teleconferentie. Zoveel mogelijk de werkzaamheden op locatie opdrachtgever uitvoeren.
|
40
|
|
Gunningscriterium nr. 3: De kwaliteit van de voorgestelde consultant
Beoordeling op 30 punten
• beoordeling op basis van de kwaliteit van het CV van de consultant belast met de opdracht. Het bestuur geeft uitdrukkelijk aan dat de uitvoering van de opdracht in hoofde gebeurt door de consultant(s) van wie het cv wordt overgemaakt. Vervanging van de voorgestelde consultant(s) kan enkel na uitdrukkelijke toestemming van het opdrachtgevend bestuur.
• beoordeling op basis van het interview met de voorgestelde consultant.
|
|
1
|
KPMG Advisory
|
Voorstelling projectteam (16/20 punten)
Bestaat uit 3 mensen + een kwaliteitsverantwoordelijke.
De kwaliteitsverantwoordelijke, heeft volgens cv slechts 1 relevante ervaring betreffende verzelfstandigingen (stedelijk afvalbedrijf stad Antwerpen).
De projectleider, heeft ervaring met 2 verzelfstandigingen binnen niet nader genoemde bank- en verzekeringsinstellingen.
2 personen ter ondersteuning: persoon 1 heeft ervaring opgedaan met een opdracht voor BVV. We kunnen op basis van het cv echter niet stellen dat persoon 1 ervaring heeft met verzelfstandigingen. Persoon 2 heeft ervaring met het uitvoeren van een HR-haalbaarheidsstudie in het kader van een verzelfstandiging voor een niet nader genoemd Vlaams provinciebestuur.
Daarnaast biedt KPMG nog 2 experten aan die als klankbord fungeren. Expert 1 heeft volgens cv 1 relevante ervaring betreffende verzelfstandigingen (stedelijk afvalbedrijf stad Antwerpen). Expert 2 heeft volgens cv geen ervaring met verzelfstandigingen.
Interview (5/10 punten)
De projectleider was niet altijd even gelukkig in het bijsturen op basis van de gegeven feedback.
De projectleider gaf een heel zenuwachtige indruk in de communicatie. Dit heeft een potentiële negatieve impact voor het single point of contact.
|
21
|
|
2
|
Deloitte Bedrijfsrevisoren
|
Voorstelling projectteam (16/20 punten)
Bestaat uit 2 mensen + een kwaliteitsverantwoordelijke + een niet nader vernoemde consultant, die we dan ook niet kunnen meenemen in de beoordeling.
Er wordt ook melding gemaakt van 2 ondersteunende consultants die indien nodig ondersteuning kunnen bieden, mits goedkeuring van brandweer Antwerpen.
Een van de voorgestelde consultants binnen Deloitte met de meeste relevante ervaring treedt slechts op als kwaliteitsverantwoordelijke van het project.
De voorgestelde projectleider, heeft voornamelijk financiële expertise. Hij wordt bijgestaan door een expert organisatie en personeelsbehoeften. Zijn meest relevante ervaring is een audit en aanbeveling betreffende de toekomstige zonale organisatiestructuur van de brandweer als gevolg van de brandweerhervorming, voor stad Leuven en de operationele Prezone Vlaams Brabant Oost.
Interview (8/10 punten)
Professionele bijsturing op basis van gegeven feedback.
|
24
|
|
3
|
RebelGroup Advisory Belgium
|
Voorstelling projectteam (12/20 punten)
Kernteam 4 mensen + 2 mensen als back-up (schaduwteam).
Persoon A wordt ingeschakeld als projectleider en aanspreekpunt. Deze persoon heeft ervaring met 2 verzelfstandigingen: oprichting autonoom gemeentebedrijf (Beveren), verzelfstandiging AG GAPA.
Persoon B wordt ingeschakeld als analist kosten en maakt de beleidstool op. Deze persoon heeft volgens cv nog geen relevante ervaring met verzelfstandigingen.
Persoon C wordt voorgesteld als expert doorheen het project. Uit het cv blijkt echter geen relevante ervaring over verzelfstandigingen.
Persoon D is expert organisatie en transitietrajecten. Uit cv blijkt geen relevante ervaring met verzelfstandigingen.
Interview (9/10 punten)
Gestructureerde presentatie, duidelijk en interactief interview. Sterk communicatief. Op basis van interview lijkt projectleider zeer geschikt om in de opdracht als single point of contact te fungeren.
|
21
|
|
Gunningscriterium nr. 4: Levertermijn
Beoordeling op 20 punten
Levertermijn (door middel van een time sheet geeft de inschrijver aan binnen welke tijdsspanne de inschrijver de opdracht kan uitvoeren).
|
|
1
|
KPMG Advisory
|
Oplevering gevalideerd rapport 30 september 2014 (30 weken)
|
9,3
|
|
2
|
Deloitte Bedrijfsrevisoren
|
Oplevering gevalideerd rapport 10 juni 2014 (14 weken)
|
20
|
|
3
|
RebelGroup Advisory Belgium
|
Oplevering gevalideerd rapport 29 augustus 2014 (25 weken)
|
11,2
|