Tijdens de zitting van de districtsraad van 16 december 2013 werd een voorstel tot advies aan het college behandeld (jaarnummer 42). Het district stuurde hierover een brief naar het college (onze referentie ubo20130524).
Het districtssecretariaat registreert alle inkomende en uitgaande briefwisseling van het district. De bestuurscoördinator/districtssecretaris zorgt voor een correcte opvolging en beantwoording van de briefwisseling. De brief met als onderwerp advies stembureaus wordt ter kennisneming aan het districtscollege voorgelegd.
Artikel 189 van het Gemeentedecreet bepaalt dat alle briefwisseling aan de gemeente wordt geacht te zijn gericht aan het college. Behalve bij andersluidende beslissing van de gemeenteraad wordt de briefwisseling verstuurd naar het gemeentehuis. Er wordt een register aangelegd van alle ingaande en uitgaande briefwisseling, van welke aard ook. Dit artikel is ook van toepassing op de districten.
Het districtscollege neemt kennis van de brief met als onderwerp advies stembureaus. Deze werd verstuurd aan het college.