Artikel 246 §4 van het Gemeentedecreet bepaalt dat de gemeenteraad steminstructies moet geven aan de vertegenwoordiger van de stad Antwerpen in de algemene vergadering.
De gemeenteraad keurde op 16 december 2013 (jaarnummer 801), de juridisch-technische statutenwijziging en omvorming goed van vzw Musea en Erfgoed Antwerpen, om deze vzw in overeenstemming te brengen met de bepalingen van het Gemeentedecreet.
Op de gemeenteraad van 27 januari 2014 (jaarnummer 54) werd door de gemeenteraad voor vzw Musea en Erfgoed Antwerpen de afgevaardigde namens de stad in de algemene vergadering goedgekeurd.
De bestuursorganen in vzw Musea en Erfgoed Antwerpen moeten momenteel worden geïnstalleerd.
Een algemene vergadering moet worden samengeroepen, met onder meer als agendapunt de installatie van een nieuwe raad van bestuur.
Het Gemeentedecreet bevat strikte instructies voor de werking van de algemene vergadering van een vzw georganiseerd in de vorm van een extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm.
De afgevaardigden namens de stad Antwerpen in de algemene vergadering moeten steeds handelen volgens de instructies van de gemeenteraad.
Er werd beslist om slechts één afgevaardigde te voorzien in de algemene vergadering. Die afgevaardigde moet op voorhand steminstructies krijgen van de gemeenteraad.
Voor de organisatie van de eerste algemene vergadering van vzw Musea en Erfgoed Antwerpen zou dit een vreemde werkwijze betekenen. De vzw heeft tot op heden als enige lid de stad Antwerpen. De betrokken vzw zal op de eerste algemene vergadering beslissen over de toetreding van externe leden, maar op dit moment bestaat de algemene vergadering uit slechts één lid, namelijk de stad Antwerpen, die één afgevaardigd gemeenteraadslid heeft aangesteld om de stad te vertegenwoordigen in de algemene vergadering.
In de praktijk zou dit betekenen dat het afgevaardigde gemeenteraadslid als enige op de algemene vergadering aanwezig zou zijn, moet stemmen volgens de instructies van de gemeenteraad, en dit met een geheime stemming.
Om zulke formalistische en overbodige werkwijze te vermijden, wordt voorgesteld om het ontwerpverslag van de algemene vergadering zelf ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad. Na goedkeuring hiervan zal het afgevaardigde gemeenteraadslid digitaal zijn goedkeuring geven en kan een finaal verslag van de algemene vergadering worden opgemaakt.
Op die manier wordt op een vlotte, weinig tijdrovende manier gehandeld, en wordt tegelijkertijd voldaan aan de vereisten van het Gemeentedecreet, door goedkeuring van het ontwerpverslag geeft de gemeenteraad immers tegelijkertijd (impliciet) steminstructies aan de vertegenwoordiger van de stad Antwerpen in de algemene vergadering.
Op de eerste algemene vergadering van de vzw worden volgende beslissingen genomen:
Artikel 246 §2 van het Gemeentedecreet bepaalt dat de vertegenwoordigers van de gemeente in de algemene vergadering van de gemeentelijke vennootschap en vereniging door de gemeenteraad uit zijn leden worden gekozen. De vertegenwoordigers van de gemeente in de algemene vergadering handelen overeenkomstig de instructies van de gemeenteraad.
De gemeenteraad keurt eenparig het volgende besluit goed.
De gemeenteraad keurt het ontwerpverslag van de algemene vergadering van vzw Musea en Erfgoed Antwerpen goed, en geeft hiermee opdracht aan de afgevaardigde in de algemene vergadering van vzw Musea en Erfgoed Antwerpen om dit verslag goed te keuren.