2014_CBS_02085 - Cultuurcentra - Samenwerkingsovereenkomsten - Toelagen 2014. Uitbetaling werkingstoelage De Roma vzw - Goedkeuring

De financieel beheerder verleent zijn visum, conform artikels 94 en 160 §2 van het Gemeentedecreet.

In het budget 2014 werd voor de vzw deRoma een bedrag van 650.000,00 EUR voorzien.
Uitbetaling van de toelage op basis van de vereiste documenten.

Aangezien de toelage aan vzw De Roma een uitgave op het exploitatiebudget betreft, is de procedure voor het uitbetalen van toelagekredieten op het exploitatiebudget, zoals jaarlijks goedgekeurd door het college, van toepassing. Aan de vzw De Roma zal telkens op de eerste dag van de maand één twaalfde van het totaalbedrag uitbetaald worden, tenzij een financiële planning aan de financieel beheerder wordt voorgelegd waarin de noodzaak aangetoond wordt om van deze procedure af te wijken.

De Roma vzw bezorgt als bijkomende informatie een saneringsplan waaruit blijkt op welke manier het gecumuleerd verlies wordt weggewerkt en de begroting van 2014 sluitend wordt gemaakt.

Conform het algemeen reglement op de toelagen, goedgekeurd in de gemeenteraad van 18 december 2006 (jaarnummer 2730), beslist het college over de toekenning van een toelage.

De gemeenteraad keurde op 19 november 2013 (jaarnummer 655) de beleids- en beheerscyclus stad-meerjarenplan 2014-2019 en budget 2014 goed.
Op 20 december 2013 (jaarnummer 12928) legde het college de procedure voor de uitbetaling van toelagekredieten op het exploitatiebudget 2014 vast.
In dit budget werd een toelage voor een totaalbedrag van 650.000,00 EUR voor de vzw De Roma ingeschreven.

Het decreet lokaal cultuurbeleid van 6 juli 2012 bepaalt dat het door de stad Antwerpen gevoerde lokaal cultuurbeleid dient uitgewerkt te worden in de meerjarenplanning van de stad Antwerpen.
Het decreet bepaalt de prioriteiten die uitgewerkt dienen te worden in de meerjarenplanning als volgt:

1. Het voeren van een kwalitatief en duurzaam lokaal cultuurbeleid;
2. Het organiseren van een laagdrempelige bibliotheek, aangepast aan de hedendaagse behoeften;
3. Het organiseren van een cultuurcentrum.

Het uitvoeringsbesluit van 26 oktober 2012 ter uitvoering van het decreet van 6 juli 2012 betreffende het lokaal cultuurbeleid voegt voor Antwerpen volgende specifieke beleidsprioriteiten toe:

1. vertrekken vanuit de demografische samenstelling van de stad met het oog op de participatie van alle mogelijke doelgroepen in de stad;
2. een beleid ontwikkelen op het vlak van cultuureducatie dat minstens inzet op levenslang leren, mediageletterdheid en de bevordering van de culturele competentie;
3. een kunstenbeleid ontwikkelen dat inzet op het brede spectrum van amateurkunstenaars, individuele kunstenaars en professionele kunsteninstellingen op het grondgebied.

Het planlastendecreet van 15 juli 2011 bepaalt dat de stad Antwerpen voor 15 januari 2014 een door de gemeenteraad goedgekeurde strategische meerjarenplanning dient te bezorgen waarin wordt aangegeven hoe de Vlaamse beleidsprioriteiten worden uitgewerkt. Deze strategische meerjarenplanning vervangt de vroegere sectorale plannen, waaronder het vroegere cultuurbeleidsplan en het convenant tussen de stad Antwerpen en de Vlaamse overheid met betrekking tot de werking van de cultuurcentra en de culturele ontmoetingscentra.

Het convenant, goedgekeurd door de gemeenteraad op 28 april 2008 (jaarnummer 801), vermeldt vzw De Roma als een niet-stedelijke instelling die deel uitmaakt van het Antwerpse netwerk van cultuurcentra en mee instaat voor de realisatie van de doelstellingen lokaal cultuurbeleid.

In uitvoering van dit convenant is de vzw De Roma sinds 2008 onderdeel van het netwerk van cultuurcentra en werd met de vzw een samenwerkingsovereenkomst afgesloten die op 28 april 2008 (jaarnummer 802) door de gemeenteraad werd goedgekeurd.

In uitvoering van de nieuwe meerjarenplanning 2014-2019 wordt een nieuwe samenwerkingsovereenkomst met de vzw De Roma afgesloten. Een ontwerpovereenkomst werd aan de raad van bestuur van vzw De Roma het district Borgerhout voorgelegd. Na goedkeuring door het districtscollege wordt de overeenkomst in april aan de gemeenteraad voorgelegd. 

De vzw De Roma heeft de jaarrekening 2012, de balans 2012, de resultatenrekening 2012, een financieel en werkingsverslag over 2012 en de begroting 2014 ingestuurd. Dit zijn de laatst goedgekeurde documenten zoals vereist in het reglement op de toelagen.

Ter verantwoording van de aanwending van de toelage, zal de culturele organisatie of instelling uiterlijk op 1 juli 2015 de volgende verantwoordingsstukken voorleggen:

• een vooraf door de raad van bestuur goedgekeurde jaarrekening 2014;
• een activiteitenverslag waarin in het bijzonder zal aangetoond worden in welke mate  de beoogde resultaten als fundamentele bijdrage ter realisatie van de doelstellingen van de meerjarenplanning van de stad Antwerpen al dan niet behaald werden. In dit jaarverslag zal tevens duidelijk gesteld worden hoe groot en wat de inbreng van de stad geweest is bij de realisatie van de activiteiten. Alle bewijsstukken van deze resultaten zullen ter beschikking van de stad Antwerpen liggen.

Jaarlijks worden de betoelaagde organisaties en instellingen gevraagd een aantal gegevens aan te leveren voor de opmaak van de buurtmonitor 'Stad Antwerpen in cijfers'. Aan de organisaties die de gevraagde gegevens niet tijdig aanleveren, zal de laatste schijf van de toelage niet uitbetaald worden. Bij instellingen die de toelage in één schijf uitbetaald krijgen, wordt er sterk op aangedrongen toch ook deze gegevens aan te reiken.

Uit de door de subsidiecel cultuur, sport, jeugd en onderwijs uitgevoerde eerstelijnscontrole op de aanwending van de toelage 2012 blijkt dat de vereniging alle ter verantwoording gevraagde documenten heeft aangeleverd. In de begroting 2014 staat de toelage van de stad Antwerpen vermeld. Uit het werkingsverslag blijkt dat de organisatie de toelage heeft aangewend voor het mee verwezenlijken van de door de stad nagestreefde doelstellingen. Uit het financieel verslag 2012 blijkt een gecumuleerd verlies dat op 31 december 2012 -338.117,22 EUR bedraagt. De vzw De Roma sluit het boekjaar af met een negatief resultaat van -1.767,45 EUR.

In een schrijven van 6 december 2013 liet de bedrijfsdirecteur van cultuur, sport, jeugd en onderwijs aan De Roma vzw weten dat werk moet gemaakt worden van een saneringsplan en dat minstens een voor 2014 sluitende begroting moet voorgelegd worden om tot uitbetaling van de voorziene toelage in 2014 te kunnen overgaan.  

De Roma vzw bezorgt een saneringsplan dat als bijlage wordt toegevoegd aan dit besluit. 

De wet betreffende de controle op de toekenning en de aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006, jaarnummer 2730) zijn van toepassing.