2014_CBS_02083 - Sportevenementen 2014 - Antwerp Urban Trail (stadsloop). Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

De vzw Antwerpen Sportstad voorziet de gevraagde toelage.

In het college van 11 januari 2013 (jaarnummer 185) nam het college kennis van het Antwerp Urban Trailconcept.

Golazo Sports organiseert op zondag 16 maart 2014 de tweede editie van de Antwerp Urban Trail. Deze unieke stadsloop van 12 km start en komt aan in park Spoor Noord. Er zal ook door volgende bijzondere locaties gelopen worden:

• Centraal Station;
• Stadspark;
• Blauwtorentunnel (tunnel onder de leien ter hoogte van de oude nationale bank);
• Rubenshuis (tuin);
• Paleis op de Meir;
• Stadhuis;
• Steen;
• Sint-Pauluskerk (tuin);
• Begijnhof;
• Felix Pakhuis;
• MAS;
• Shelter (park Spoor Noord).

Voor de ingang van de bijzondere locaties zal de organisatie in samenwerking met de Gazet van Antwerpen een infobord plaatsen met de naam van de bijzondere locate in kwestie. Het ontwerp zal worden afgetoetst met de communicatiedienst van de vzw Antwerpen Sportstad, in afspraak met de bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing.

De 8.000 deelnemers (verdubbeling ten opzichte van de editie in 2013) starten in vier aparte reeksen. Deze maatregel is bevorderlijk voor het loopcomfort van de deelnemers en voor de mobiliteit rond het parcours omwille van gecoördineerde oversteken. De eerste reeks start om 9.30 uur, reeks 2 om 10.02 uur, reeks 3 om 10.34 uur en reeks 4 om 11.06 uur.  De laatste loper komt aan om 13.00 uur.

Het parcours werd in samenwerking met vzw Antwerpen Sportstad, de Lokale Politie, De Lijn en brandweer uitgewerkt waarbij de veiligheid van de deelnemers en de impact voor de stad steeds kritisch werden afgewogen. Om de doortocht bij de bijzondere locaties vast te leggen zijn er ook steeds duidelijke afspraken gemaakt met de beheerder of verantwoordelijke per locatie.

Voor dit evenement vraagt de organisator, Golazo Sports, het volgende aan de stad Antwerpen:

• een toelage van 8.500,00 EUR van de vzw Antwerpen Sportstad;
• gebruik park Spoor Noord (inclusief Shelter) als start- en aankomstzone;
• gebruik buurtsporthal als registratiezone;
• gebruik Artesis topsporthal voor stockage sporttassen;
• de toelating voor het plaatsen van wegwijzers;
• gebruik van het beschikbare feestmateriaal, nadarbarelen en vlaggenmasten met vlag van de dienst stadsbeheer/logistiek/bijzondere opdrachten en feestmateriaal alsook het gratis ter beschikking stellen van stroom- en watervoorziening en de op- en afbouw van de technische aansluitingen;
• reinigen van de bevoorradingsposten en de aankomstzone na afloop van het evenement. Eveneens het gratis ter beschikking stellen van de nodige vuilniscontainers;
• bewonersinformatie voor de bewoners langs het loopparcours.

Een veiligheidsdossier wordt opgemaakt volgens de richtlijnen van Lokale Politie en brandweer, zoals besproken tijdens het werkgroepoverleg.

Advies brandweer kan nog niet opgenomen worden wegens onvolledig dossier. Van zodra het advies van de brandweer er is wordt het overgemaakt aan de organisator.

De Urban Trail 2014 is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie– en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en “hospitality”).

Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 11 maart 2014, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• maximum één maand na het evenement, de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006, jaarnummer 2730) zijn van toepassing.

Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 5 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (gemeenteraadszitting van 19 november 2013, jaarnummer 00677) geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 3 van het “Retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties” (gemeenteraadsbeslissing van 19 november 2013, jaarnummer 00673) geen retributierecht aangerekend te worden.

Nieuwe beheersovereenkomst 2011-2013 tussen de stad Antwerpen en vzw Antwerpen Sportstad, goedgekeurd door de gemeenteraad op 30 mei 2011 (jaarnummer 746) vermeldt in artikel 33: Ondersteuning bij manifestaties: In afwachting van stadsbrede afspraken zal de stad, in de mate van het mogelijke, bij sportevenementen ingericht of ondersteund door de vzw Antwerpen Sportstad, gratis medewerking verlenen voor onder andere ter beschikking stellen van sportinfrastructuur, veiligheid op de weg, ter beschikking stellen van feestmateriaal, aanvragen van de nodige vergunningen, het gebruik van canvassen,… De gemeenteraad heeft zich aldus principieel akkoord verklaard met deze ondersteuning. De concrete uitwerking van deze ondersteuning in een samenwerkingsovereenkomst behoort tot de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen.

Gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 16 december 2013 (jaarnummer 760).

Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).

Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.