2014_CBS_02234 - Bestek GAC/2014/2289 (P06283_80). Restauratie beiaard Onze-Lieve-Vrouwekathedraal - Gunning - Goedkeuring

De stad Antwerpen prefinanciert de werken, de sponsoring hieromtrent wordt verder uitgewerkt.

Artikel 57 § 3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Voor de opdracht 'Restauratie beiaard Onze-Lieve-Vrouwekathedraal' werd onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking GAC/2014/2289 uitgeschreven. Drie firma's werden uitgenodigd tot het indienen van een offerte. Op 12 februari 2014 dienden de volgende firma’s een offerte in:

• Clock-O-Matic nv, De Vunt 14 te 3220 Holsbeek, met ondernemingsnummer 0400.622.470;
• Koninklijke Eijsbouts Klokkengieterij en Fabriek van Torenuurwerken bv, Driehoekstraat 3 te 5721 AA Asten in Nederland, met ondernemingsnummer kvk 17036972 (verder genaamd Eijsbouts bv).

Door het enkele feit van deel te nemen aan deze gunningsprocedure, verklaarden de inschrijvers op erewoord dat ze zich niet in één van de uitsluitingsgevallen bedoeld in artikel 61 §§ 1 en 2 van het KB plaatsing bevinden. De echtheid van deze verklaring op erewoord zal onderzocht worden voor de inschrijver die voor de gunning van de opdracht in aanmerking komt (vide infra). Ingevolge het bijzonder bestek werden, behoudens de erkenning waaraan beide inschrijvers voldoen, geen kwalitatieve selectiecriteria vastgesteld.

De offertes werden door de gemeenschappelijke aankoopcentrale op hun regelmatigheid onderzocht. Beide offertes werden regelmatig bevonden. Beide firma's werden uitgenodigd om op donderdag 20 februari 2014 deel te nemen aan de onderhandelingen. Tijdens de besprekingen werd vastgesteld dat de op te geven waarborgtermijn door de firma’s beschouwd werd als garantie. Een duidelijke afbakening tussen de twee begrippen drong zich op om vergelijkbare offertes te bekomen. De aanbestedende overheid besloot de garantie als gunningscriterium toe te voegen, welke mogelijkheid ze in het oorspronkelijk bestek had voorzien.

De firma’s werden op 20 februari 2014 verzocht om uiterlijk tegen dinsdag 25 februari 2014, om 12 uur ’s middags hun Best And Final Offer (BAFO) in te dienen. In navolging van de besprekingen werd ten behoeve van deze BAFO een nieuwe versie van het bestek bezorgd, zodat de gegeven verduidelijkingen voor beide inschrijvers inzichtelijk waren. Een aangepaste meetstaat werd eveneens bezorgd.

De BAFO's van beide firma's worden op basis van de gunningscriteria als volgt beoordeeld:

Prijs (op een totaal van 50 punten)
De score voor dit criterium werd berekend volgens de regel van drie.

1. Clock-O-Matic nv: 50 punten;
2. Eijsbouts bv: 49,95 punten.

Kwaliteit van de gebruikte materialen (op een totaal van 30 punten)
In beide offertes worden beschrijvingen uit het technisch lastenboek hernomen. De offertes onderscheiden zich van elkaar als volgt:

1. Clock-O-Matic nv: 21 punten.
   Deze inschrijver specificeert dat het voetstuk van het klavier wordt bezet met leer van eerste kwaliteit of een slijtvaste kunststof naar keuze. De bezetting in leer zal door het bestuur verkozen worden boven kunststof. De firma Eijsbouts bv stelt enkel in de offerte dat een slijtvaste bekleding wordt voorzien. De vermelding van de firma Clock-O-Matic nv wordt positief gewaardeerd.
   
   De voorgestelde draadregelaars zijn minder functioneel dan die van de firma Eijsbouts bv. De regelaars van Clock-O-Matic nv moeten versteld worden door middel van twee moeren. Die van Eijsbouts bv kunnen door één handeling worden versteld.  Door bespeling van het klavier, bestaat bij de voorgestelde draadregelaars van Clock-O-Matic nv de kans dat de moeren los komen te zitten en ten gevolge daarvan een tikkend geluid voortbrengen.
   
   De firma voegt enkele technische fiches bij de offerte, die aantonen dat de aangeboden producten overeenkomen met de gevraagde technische eisen (bij voorbeeld blijkt uit de afbeelding van de rolveer dat ze zeven windingen telt). Ze vormen evenwel geen onderscheidende elementen die een hogere puntentoekenning verantwoorden.
2. Eijsbouts bv: 27 punten.
   De pedalen en toetsen van het klavier worden uitgerust met neopreen stootkussens en vilt. Deze toepassing vormt een kwalitatieve toevoeging, die de geruisloosheid ten goede komt. De toetsen worden bovendien voorzien van een regelbaar zijgeleidingssysteem, zodat eventuele speling kan worden bijgesteld.
   
   De koppeling tussen pedaal en manuaal wordt uitgevoerd met stangkoplagers om de wrijving en speling te reduceren.
   
   De voorgestelde draadregelaars zijn eenvoudiger te verstellen dan de draadregelaars van de firma Clock-O-Matic nv. Aangezien de draadregelaars voorafgaand aan elke bespeling versteld moeten worden, biedt de eenvoud van verstelling een beduidende meerwaarde.
   
   De verkleinde diepgang van de toets, zoals voorgeschreven in het bestek, wordt door deze inschrijver gerealiseerd door een aangepast frame (en voorplank) en niet door het plaatsen van een extra stuk vilt.
   
   Inzake de verbindingen van de tractuur, stelt deze inschrijver uitdrukkelijk dat alle onderdelen tussen toetsen en klepels worden nagelopen op wrijving en, waar nodig, wrijvingsvrij worden gemaakt, alvorens de bedrading aan te brengen. Deze werkwijze verhoogt de kwaliteit van de ganse tractuur.

Garantie (op een totaal van 13 punten)

1. Clock-O-Matic nv: 3 punten.
   De firma biedt een productgarantie van 4 jaar aan op onderdelen ‘die voor normaal gebruik niet de vereiste eigenschappen bezitten die daartoe blijken nodig te zijn of die in het algemeen niet compleet zijn ten gevolge van aangetoonde fabricagefouten’.
   
   De bepaling in de offerte creëert rechtsonzekerheid voor de aanbestedende overheid. Ingeval zich een gebrek zou voordoen, ontstaan vraagstellingen zoals onder meer:
   - Wat wordt verstaan onder in het algemeen niet compleet zijn? Bestaan er dan bijzondere gebreken die buiten het toepassingsgebied van deze garantie vallen? De inschrijver lijkt garantie te verlenen voor het niet compleet zijn van een product, i.e. een product waaraan een element ontbreekt. De dekking lijkt de constructiefouten van een product (zonder dat er sprake is van ontbrekende elementen) niet te omvatten.
   - Welke partij is ermee belast de fabricagefouten aan te tonen? De inschrijver lijkt met betrekking tot dit aspect de verantwoordelijkheid bij de aanbestedende overheid te leggen en houdt zichzelf een beoordelingsvrijheid voor. De aanbestedende overheid lijkt er mee belast te worden een causaal verband aan te tonen tussen een mogelijk vastgesteld gebrek en een fabricagefout.
   - Welke zijn de vereiste eigenschappen waarvan sprake?
   
   De firma geeft een bijkomende ‘garantie’ van blijvende beschikbaarheid en aanmaakbaarheid van de producten en apparatuur. De inschrijver biedt hiermee de garantie dat de gebruikte producten nog tot 20 jaar na de datum van voorlopige oplevering verkrijgbaar zullen zijn. De vraag is of de inschrijver zich hiertoe (gezien de lange termijn en de mogelijke productie-evoluties) kan verbinden. Deze garantie biedt geen toegevoegde waarde aan de geboden productgarantie van 4 jaar. Immers, na het verstrijken van de opgegeven garantietermijn van 4 jaar, zullen de producten misschien nog verkrijgbaar zijn, maar zal de gebeurlijke herstelling of vervanging niet meer aan de inschrijver kunnen worden tegengeworpen.
   
   De aanbestedende overheid beslist om deze garantie met de waarde ‘slecht’ aan te merken. Enerzijds omdat de termijn van 4 jaar korter is dan de bieding van de firma Eijsbouts bv en anderzijds omwille van de geschetste onduidelijkheden en daaraan gekoppelde onzekerheid voor de aanbestedende overheid inzake het inroepen van de garantie.
   
   Overeenkomstig de bepalingen van het bestek aangaande dit gunningscriterium, worden bijgevolg 3 punten toegekend.
2. Eijsbouts bv: 13 punten.
   De firma biedt een productgarantie van 7 jaar aan voor alle mechanische onderdelen van zowel de tractuur als het klavier. De geboden garantie bevat geen voorwaarden die vreemd zijn aan het bestek, noch onduidelijkheden. De aanbestedende overheid beoordeelt deze garantie als zijnde zeer goed.
   
   Overeenkomstig de bepalingen van het bestek aangaande dit gunningscriterium, worden bijgevolg 13 punten toegekend.

Waarborgtermijn (op een totaal van 7 punten)
De score voor dit criterium werd berekend volgens de regel van drie.

1. Clock-O-Matic nv: 7 punten op basis van een waarborgtermijn van 48 maanden;
2. Eijsbouts bv: 5,25 punten op basis van een waarborgtermijn van 36 maanden.

De regelmatige inschrijvingen worden ten gevolge van bovenstaande argumentatie als volgt definitief gerangschikt:

1. Eijsbouts bv, met een totaal van 95,2 op 100 punten;
2. Clock-O-Matic nv, met een totaal van 81 op 100 punten. 

Op basis van de gevoerde onderhandelingen kan de opdracht gegund worden tegen betere voorwaarden, zijnde een langere garantietermijn en een minder uitgave van 1.887,60 euro inclusief btw (3 procent) ten opzichte van de oorspronkelijk voordeligste regelmatige offerte.

Inzake het onderzoek van het toegangsrecht, bevindt de firma Eijsbouts bv zich niet in de uitsluitingsgevallen van artikel 61 §§ 1 en 2 van het Koninklijk Besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011. De opdracht kan aan de firma gegund worden.

Het agentschap Onroerend Erfgoed verleende op 28 januari 2014 machtiging voor deze restauratieopdracht.

In toepassing van artikel 107 van het Koninklijk Besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (verder het KB plaatsing), wordt de opdracht bij een onderhandelingsprocedure (in casu) gegund aan de inschrijver die de offerte heeft ingediend die de economisch voordeligste is vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid.