In het meerjarenbudget 2014-2019 van het AG Stedelijk Onderwijs, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad van 16 december 2013 (jaarnummer 825), werd een investeringsbedrag van 520.000,00 euro voorzien voor dit project. Ook de exploitatiekosten (130.000,00 euro contractkosten en Life Cycle Management) zijn voorzien in het meerjarenbudget 2014-2019. Beide zijn mee opgenomen in de stadsdotatie aan het AG Stedelijk Onderwijs, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad op 19 november 2013 (jaarnummer 655).
Strategisch kader
Dit besluit past in de realisatie van:
Doelstellingen:
SD - 1SLW03 - Door het organiseren en aanbieden van kwalitatief onderwijs biedt het Stedelijk Onderwijs eerlijke ontplooiingskansen, die elke lerende grijpt om talenten en competenties te ontwikkelen en door te groeien tot een verantwoordelijke wereldburger.
ND - 1SLW0309 – Een klantgericht financieel beleid verhoogt de transparantie en kostenefficiëntie.
ND - 1SLW0311 – Een organisatiebrede geharmoniseerde ICT-dienstverlening zorgt voor planmatige, optimale en kostenefficiënte ondersteuning van alle bedrijfsprocessen en ICT gerelateerde projecten, zowel administratief, technisch als pedagogisch.
Op 26 oktober 2009 (jaarnummer 1660) keurde de gemeenteraad de oprichting van het Autonoom Gemeentebedrijf (AG) Stedelijk Onderwijs Antwerpen goed. De Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur, Geert Bourgeois, heeft de verzelfstandiging van het Stedelijk Onderwijs per ministerieel besluit goedgekeurd op 27 januari 2010. Op 20 september 2010 (jaarnummer 1025) keurde de gemeenteraad de statuten van het AG Stedelijk Onderwijs goed.
Het college besliste op 4 december 2013 (jaarnummer 12746) dat de juridische structuur van het AG Stedelijk Onderwijs behouden blijft. De autonomie van de structuur van het AG Stedelijk Onderwijs blijft in de nieuwe groepsarchitectuur integraal behouden.
Op 19 november 2013 (jaarnummer 655) keurde de gemeenteraad het budget en de meerjarenplanning van de stad Antwerpen goed. Op 29 november 2013 keurde de raad van bestuur het meerjarenbudget 2014-2019 van het AG Stedelijk Onderwijs goed. De gemeenteraad keurde het meerjarenbudget 2014-2019 van het AG Stedelijk Onderwijs goed op 16 december 2013 (jaarnummer 825).
De Vlaamse regering heeft op 29 juni 2012 beslist dat de BBC-reglementering vanaf 1 januari 2014 wordt toegepast op de autonome gemeentebedrijven van publiek recht. Deze verplichting maakt het onder andere noodzakelijk te werken met een boekhoudpakket dat aan de wettelijke BBC-verplichtingen kan voldoen. AG Stedelijk Onderwijs heeft uitstel gekregen van minister Bourgeois tot 1 januari 2015.
Met het huidige boekhoudpakket waarmee AG Stedelijk Onderwijs werkt, Count-e, kan dit niet. Het AG Stedelijk Onderwijs werkt wel volgens de principes van de BBC maar kan niet digitaal rapporteren naar Vlaanderen toe. Dat is ook de reden waarom AG Stedelijk Onderwijs, net als een aantal andere AG’s, uitstel hebben gevraagd voor het instappen op de BBC.
Digipolis heeft samen met AG Stedelijk Onderwijs, de behoeften op financieel vlak in kaart gebracht. Vervolgens zijn deze behoeften afgetoetst met de huidige opzet van SAP voor Stad, OCMW, KOP, Zorgbedrijf. Deze opzet is gekend onder de benaming GFP. Uit deze haalbaarheidsstudie is gebleken dat er een aantal GAP’s zijn tussen de huidige werkwijze van AG Stedelijk Onderwijs en de opzet van GFP.
Het AG Stedelijk Onderwijs is dus op zoek naar een aangepast financieel platform op maat om aan de wettelijk BBC-vereisten te voldoen. Ter voorbereiding werd in 2013 een informele marktbevraging georganiseerd (begeleid door Deloitte) bij vijf leveranciers van BBC-software. Twee leveranciers hebben op de marktbevraging gereageerd. De resultaten van deze marktbevraging zijn gebruikt als basis voor het in de markt zetten van een bestek. De prijsindicatie die door beide leveranciers werd aangegeven in de marktbevraging maakt een Europese aanbesteding noodzakelijk. Op de raad van bestuur van AG Stedelijk Onderwijs van 30 september 2013 is beslist over te gaan tot aanbesteding van een nieuw financieel platform, zodat het AG Stedelijk Onderwijs maximaal aan de BBC regelgeving kan voldoen.
Door de technische IT-impact zal Digipolis optreden als aanbestedende overheid, in opdracht van het AG Stedelijk Onderwijs.
Een eerste fase in het gunningsproces is de publicatie van selectiecriteria, op basis waarvan maximum 5 leveranciers weerhouden worden. Deze selectiecriteria werden, na goedkeuring door het directiecomité van het AG Stedelijk Onderwijs en het managementteam van Digipolis gepubliceerd door Digipolis op 5 november 2013. Op 25 november 2013 werd de kandidaatstelling afgesloten.
Vijf leveranciers hebben ingeschreven: AXI, CEVI, CIPAL NV, D24D (tijdelijke handelsvennootschap van Deloitte en Delaware) en Unit 4. De juridische situatie werd beoordeeld op basis van een verklaring op erewoord dat de inschrijver zich niet in één van de gevallen bevindt zoals opgegeven in art. 61 van het KB 15 juli 2011 (KB plaatsing) en op basis van een RSZ attest om te bewijzen dat voldaan te hebben aan de RSZ-verplichtingen. De economische en financiële draagkracht werd beoordeeld op basis van een bewijs van verzekering tegen gebruikelijke beroepsrisico’s en een analyse van de laatste 2 neergelegde jaarrekeningen. De technische bekwaamheid werd beoordeeld op basis van een verbintenis dat alle communicatie in het Nederlands verloopt, de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting en het organogram, 4 relevant geachte referenties en een verklaring in verband met de eventuele intentie tot onderaanneming. Op basis van deze criteria moeten geen kandidaat leveranciers uitgesloten worden van deelname aan de verdere procedure. Aangezien er niet meer dan de maximaal weerhouden leveranciers hebben ingeschreven, is een bijkomende selectie niet noodzakelijk. Toch werden alle kandidaturen doorgenomen en beoordeeld op basis van de kwalitatieve selectiecriteria : personeelsbestand, financieel gezond en (BBC) referenties.
De conclusie van deze selectieprocedure is dat Digipolis, als aanbestedende overheid in opdracht van AG Stedelijk Onderwijs, aan de 5 kandidaat-leveranciers het bestek zal overmaken.
Een tweede fase in het gunningsproces is de verzending van het bestek (CDA002233 – voor het toewijzen van een overheidsopdracht voor de aanneming van diensten met betrekking tot de aankoop van een BBC conform financieel platform voor AG Stedelijk Onderwijs met mogelijke uitbreiding naar entiteiten van de groep Antwerpen)aan deze leveranciers. Dit bestek en zijn bijlagen werden goedgekeurd door het directiecomité van het AG Stedelijk Onderwijs en op het managementteam van Digipolis. Het gaat om een onderhandelingsprocedure met Belgische en Europese bekendmaking. Na goedkeuring wordt het bestek verzonden aan de kandidaat leveranciers.
In het bestek wordt aan de kandidaat leveranciers meegegeven dat AG Stedelijk Onderwijs een voorstel verwacht voor een geïntegreerd financieel platform dat BBC compliant is, een voorstel verwacht voor analyse en implementatie van het platform en een voorstel verwacht voor producten- en dienstencatalogus. Deze catalogus moet het mogelijk maken dat ook andere entiteiten van de groep Stad Antwerpen kunnen intekenen.
Digipolis zal de eerste offerte en de BAFO in eerste instantie beoordelen op hun volledigheid. Tegelijk zal Digipolis verifiëren of deze voldoen aan de formeel gestelde eisen (regelmatigheid zoals bijvoorbeeld tijdige indiening, ondertekening door bevoegd persoon, enz.). Digipolis kan beoordelen of er wijzigingen zijn aan de (gegevens verstrekt in de) offertes en of de inschrijvers nog steeds voldoen aan de in het bestek bepaalde selectievoorwaarden. In geval van een onvolledige offerte of een offerte die niet aan de formeel gestelde eisen en voorschriften voldoet, kan Digipolis aanvullende gegevens opvragen of de offerte weren.
De inschrijver(s) waarvan de financiële, economische en technische draagkracht bewezen werd, en die zich niet in één van de gevallen bevinden van uitsluiting van deelname aan de opdracht, komen voor verdere evaluatie in aanmerking. De opdracht zal toegewezen worden aan de inschrijver met de economisch meest voordelige offerte, rekening houdend met onderstaande gunningcriteria : 40% prijs en 60% kwaliteit.
De kostprijs zal beoordeeld worden aan de hand van de opgegeven prijzen en het ingevulde kostensjabloon, waarbij wordt uitgegaan van de kostprijs voor de implementatie overeenkomstig de opgegeven prijzen in het kader van de raamovereenkomst licenties en de raamovereenkomst diensten. Het gaat om de kostprijs van de implementatie de totalcost of ownership (TCO) en omvat dus zowel de prijzen van de inschrijver (licenties, implementatie en onderhoud) als de kostprijs van de door de klant te voorziene mandagen en de aankopen. Kostprijselementen mbt prestaties van onbepaalde duur (onderhoud, SLA,…) worden berekend voor 4 jaar.
De kwaliteit zal beoordeeld worden aan de hand van volgende elementen : een demo van de aangeboden standaardoplossing op basis van de proof of concept, de aangeboden functionaliteiten op basis van de functionele vragenlijst, het ingediende projectplan, de ingediende SLA voor ondersteuning en onderhoud en de ingediende technische vragenlijst.
Het college keurt het selectieverslag en het bestek CDA002233 goed en geeft opdracht aan Digipolis om het bestek te versturen naar de vijf kandidaat leveranciers.