2013_GR_00672 - Retributiereglement - Kopieën en reproducties - Goedkeuring

Op verschillende diensten binnen de stad worden kopieën, op papier of digitaal en reproducties afgeleverd. Om de kosten van deze kopieën en reproducties te kunnen aanrekenen aan de aanvrager is er een retributiereglement nodig.

Bij invoering van dit retributiereglement staat het principe van digitaal werken centraal. De stad werkt hoofdzakelijk en bij voorkeur digitaal. Waar mogelijk wordt het digitaal aanleveren van documenten gestimuleerd. Het afleveren van een kopie op papier blijft mogelijk, maar wordt niet gepromoot.
De stad is geen concurrent voor de commerciële kopiecentra. Tarieven mogen dus niet concurrerend werken voor het commerciële circuit.
Voor interbibliothecair leenverkeer tussen Vlaamse openbare bibliotheken en musea bestaat er hogere regelgeving met vastgelegde tarieven. Kopieën in dit verband vallen dus niet onder het voorliggend retributiereglement.
Bij het maken van elke kopie van werken van derden moeten uiteraard de auteursrechten gerespecteerd worden. Dit staat los van het betalen van een retributie voor het maken van een kopie op zich.

Papieren kopieën
Het tarief voor één losse kopie (zwart/wit) wordt vastgesteld op 0,12 EUR. Voor een kopiekaart van 10, 25 en 100 stuks wordt het tarief evenredig verhoogd. Er wordt geen schaalvoordeel toegekend voor kopiekaarten omdat de stad het kopiëren op grote schaal niet wil promoten. Hiervoor kan de burger zich richten tot het commerciële circuit. Bovendien is het technisch niet op elke dienst mogelijk om met kopiekaarten te werken. De klant heeft dus niet op elke plaats een alternatief. Een hoger tarief voor een losse kopie zou daarom in strijd zijn met het gelijkheidsprincipe.

Scans
Het maken van scans in plaats van papieren kopieën wordt gepromoot. Daarom is een scan die de burger zelf kan maken (eventueel mits beperkte assistentie van personeel) gratis. Dit gebeurt op toestellen toegankelijk voor de burger in de frontoffice.

Voor het maken van een scan in hoge resolutie worden de kosten doorgerekend. Het gaat hier om kosten van opzoekwerk, afstellen apparatuur om een hoogwaardige scan te maken, opslaan en bezorgen van het digitale document. Een scan in hoge resolutie wordt gemaakt door het personeel in de backoffice.
Voor een duplicatie van een bestaande opname in hoge resolutie wordt hetzelfde tarief doorgerekend als voor de scan. Indien dit niet het geval zou zijn, draagt de eerste aanvrager van het document alle kosten voor digitaliseren.

In geval er voor het afprinten eerst een hoogwaardige scan gemaakt moet worden, is zowel het tarief voor de scan als het tarief voor de print verschuldigd. Om de kwaliteit te garanderen van een (kleuren)print zal in de meeste gevallen eerst een scan in hoge resolutie gemaakt worden. Hierbij worden reeds de nodige instellingen gebruikt om nadien een kwaliteitsvolle afdruk te kunnen garanderen. Een papieren kopie is ook in dat geval dus duurder dan een digitale kopie.

Digitale opnamen met eigen apparatuur
Burgers die met eigen apparatuur, bijvoorbeeld een fototoestel, een opname maken van beschikbare documenten moeten hiervoor geen retributie betalen. Hieraan zijn immers geen kosten verbonden voor de stad.

Andere diensten
Opzoekwerk:
De eerste 30 minuten zijn vrijgesteld van retributie. Dit hoort immers bij de algemene dienstverlening van een stadsdienst, zoals een bibliotheek, archief of leeszaal. Indien er langer dan 30 minuten opzoekwerk is door stadspersoneel, worden deze kosten doorgerekend volgens de vastgestelde uurlonen aan te rekenen aan derden, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad.
Uitlening materiaal voor tentoonstelling: 
Het Felixarchief leent sporadisch materiaal uit voor tentoonstellingen. Dit brengt administratieve kosten met zich mee. Per inventarisnummer dat uitgeleend wordt, wordt een dossier opgemaakt. Hiervoor wordt 100,00 EUR gevraagd per inventarisnummer. De gebruiker mag het materiaal maximum drie maanden uitlenen.

De gecoördineerde Grondwet verleent bij artikels 41, 162/2°, 170/paragraaf 4 en 173 aan de gemeenten fiscale autonomie.
Artikel 42 paragraaf 3 van het Gemeentedecreet bepaalt dat de gemeenteraad bevoegd is voor de gemeentelijke belastingen en retributies.
Artikel 43 paragraaf 2, 15° van het Gemeentedecreet bepaalt dat deze bevoegdheid niet aan het college van burgemeester en schepenen kan worden toevertrouwd.
Artikel 186 van het Gemeentedecreet bepaalt de wijze van bekendmaking van de reglementen.