2013_CBS_11253 - Bevolking - Raadpleging bevolkingsregisters voor interne doeleinden - Goedkeuring

Binnen de stad en de districten is het sinds vele jaren gebruikelijk om de bevolkingsregisters te consulteren om felicitaties en uitnodigingen te sturen naar inwoners naar aanleiding van hun (huwelijks)jubileum, maar ook voor andere doeleinden zoals het versturen van brochures naar welbepaalde doelgroepen (jeugd, senioren, ...) om bepaalde initiatieven of activiteiten aan te kondigen, het versturen van uitnodigingen naar nieuwe inwoners om hen te laten kennismaken met de stedelijke dienstverlening, enzovoort. Sinds enige tijd rijst de vraag over de wettelijke mogelijkheden en beperkingen waarover de gemeenten en hun mandatarissen beschikken om de bevolkingsregisters te raadplegen.

Volgens artikel 5 van het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister is de raadpleging van het bevolkingsregister en het vreemdelingenregister door de gemeentelijke diensten en de diensten die afhankelijk zijn van het OCMW slechts toegestaan voor interne doeleinden. In het Koninklijk Besluit is aan de inhoud van het begrip 'interne doeleinden' geen sluitende definitie gegeven.

Volgens het juridisch advies van 1 maart 2011 van de federale overheidsdienst binnenlandse zaken is het begrip 'interne doeleinden' niet gedefinieerd omdat de taken die zijn toegewezen aan de gemeentelijke overheden van zo'n diverse aard en gevarieerd zijn dat het onmogelijk is het geheel van deze taken te inventariseren op exhaustieve wijze. Nog volgens dit advies behoort de vaststelling of het raadplegen van de registers al dan niet kadert in een doel van intern beheer, in eerste instantie tot de verantwoordelijkheid van de gemeentelijke overheden.

In zijn omzendbrief BB 2011/2 van 1 juli 2011 stelt de Vlaamse minister van bestuurszaken dat een al te enge interpretatie van het begrip 'interne doeleinden' de lokale besturen verhindert om een adequaat communicatie- of doelgroepenbeleid te voeren, wat niet verenigbaar is met de missie van de lokale overheden, namelijk de verwezenlijking van het lokale algemeen belang, het welzijn van de burgers en het maximaal betrekken van de inwoners bij het gemeentelijk beleid.

De raadpleging en het gebruik van de bevolkingsregisters in het kader van een specifiek doelgroepenbeleid of van specifieke communicatie met sommige bevolkingsgroepen (bijvooorbeeld om jubilarissen of nieuwe bewoners aan te schrijven), is volgens de omzendbrief toegelaten, maar enkel onder de volgende voorwaarden:

• de raadpleging moet passen in een geregeld beleid van het gemeentebestuur. Het kan niet het initiatief zijn van één of meer mandatarissen of personeelsleden;
• elke consultatie van het bevolkingsregister moet passen in de uitvoering van een regelmatige beslissing;
• de gegevens mogen enkel gebruikt worden om de doelstelling te bereiken die in de gemeenteraadsbeslissing of in het collegebesluit is aangegeven. In geen geval mag een afzonderlijk lid van het college, een raadslid of een personeelslid deze gegevens op persoonlijke titel of voor andere doeleinden gebruiken of ze ter beschikking stellen van derden die erom verzoeken.

In de aanbeveling 06/2012 van 2 mei 2012 stelt de commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer dat doeleinden als 'intern' kunnen beschouwd worden indien die kaderen binnen de reglementair toevertrouwde bevoegdheden van de gemeente uit hoofde van haar opdracht als openbaar bestuur.

Er bestond twijfel over de vraag of de districtsbesturen of diensten van het district gelijk te stellen zijn met 'gemeentelijke diensten' in de zin van het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister.

In eeste instantie werd door de toezichthoudende overheid beslist dat de mogelijkheid om de bevolkingsregisters te raadplegen voor interne doeleinden, zoals voorzien in onder andere de omzendbrief BB 2011/2 van 1 juli 2011, niet van toepassing is voor de districten omdat:

• de diensten van het district niet gelijk te stellen zijn met 'gemeentelijke diensten' in de zin van het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister;
• de raadpleging als federale bevoegheid volgens artikel 282§2, 2°-3° van het Gemeentedecreet niet delegeerbaar is naar de districten bij gebreke aan uitdrukkelijke vermelding van deze mogelijkheid in het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992 betreffende de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister.

Door het college van burgemeester en schepenen van de stad Antwerpen werd de zienswijze van de toezichthoudende overheid betwist en daarom werd aan Vlaams minister van Bestuurszaken de vraag voorgelegd (bij collegebeslissing van 26 oktober 2012, jaarnummer 11064).

Met brief van 30 september 2013 laat Vlaams minister van Bestuurszaken weten dat de federale minister van oordeel is dat de diensten van de districten als 'gemeentelijke diensten' moeten worden beschouwd in de zin van artikel 5 van het voormelde KB, gelet op het feit dat ze specifieke gemeentelijke bevoegdheden uitoefenen. Deze diensten kunnen bijgevolg de bevolkingsregisters raadplegen voor doeleinden die verband houden met de hen toegewezen specifieke bevoegdheden. In dergelijke gevallen hoeft de raadpleging van de bevolkingsregisters door de diensten van de districten niet het voorwerp uit te maken van een gemeenteraads- of een collegebeslissing.

In het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992 wordt geen definitie gegeven aan het begrip 'interne doeleinden'. De omzendbrief van 1 juli 2011 omschrijft 'interne doeleinden' als de doeleinden die passen binnen de bevoegdheid van de gemeenten als openbaar bestuur, zowel toegewezen bevoegdheden als initiatieven die de gemeente neemt op basis van haar autonomie. Het college kan de opdracht geven om het bevolkingsregister te raadplegen in het kader van die 'interne doeleinden'. Deze opdracht wordt gegeven bij een regelmatige collegebeslissing.

In zijn omzendbrief erkent de bevoegde minister dat de raadpleging en het gebruik van de bevolkingsregisters door de gemeentelijke diensten gelegitimeerd is in het kader van een specifiek doelgroepenbeleid of van specifieke communicatie met sommige bevolkingsgroepen voor zover dit past in beslist beleid van het gemeentebestuur. Om dit communicatie- en doelgroepenbeleid op een adequate manier vorm te kunnen geven, is het aangewezen dat de doeleinden waarvoor de bevolkingsregisters mogen geraadpleegd worden zo ruim mogelijk gedefinieerd worden.

Onder 'het raadplegen van de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister' wordt uitdrukkelijk verstaan het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister zonder dat de bedoelde diensten rechtstreeks toegang krijgen tot de bevolkingsregisters of het rijksregister. Deze rechtstreekse toegang blijft exclusief voorbehouden voor de gemeentelijke diensten die daartoe de nodige machtiging hebben verworven.

De toelevering van de informatie uit de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister gebeurt door de gemeentelijke diensten die gemachtigd zijn om zich toegang te verschaffen tot de bevolkingsregisters en het rijksregister.

Het college geeft opdracht aan de gemeentelijke diensten tot het raadplegen van de bevolkingsregisters telkens deze consultatie kadert in de uitvoering van beslist en geregeld beleid binnen de bevoegdheden van stad, OCMW en districten als openbaar bestuur.

Het college voorziet wel een aantal beperkingen op deze algemene regel:

• in geen enkel geval mogen de gemeentelijke diensten gevolg geven aan een vraag tot het raadplegen van de bevolkingsregisters van een individueel lid van het college, een raadslid of een personeelslid of voor andere doeleinden dan dewelke die passen binnen het beslist beleid van stad of district. Uit elke communicatie-actie moet duidelijk blijken dat dit initiatief uitgaat van het bestuur en dat het geen privé-initiatief is van de burgemeester, een schepen of raadslid;
• bij de raadpleging van de bevolkingsregisters mogen alleen die gegevens getoond worden die voor het doeleinde relevant zijn;
• er dient rekening gehouden te worden met het proportionaliteitsbeginsel: indien een doeleinde kan bewerkstelligd worden op een minder privacyschendende manier (bijvoorbeeld door het informeren van de burgers via de website, het stedelijk infoblad, huis-aan-huis bedeling van informatiebrochures, ...) dient deze wijze voorrang te krijgen.

Artikel 5 van het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit het bevolkingsregister en uit het vreemdelingenregister bepaalt dat de gemeentelijke diensten en de diensten die afhankelijk zijn van het OCMW de bevolkingsregisters alleen kunnen raadplegen voor interne doeleinden.

Omzendbrief BB 2011/2 van 1 juli 2011 van de Vlaamse minister van bestuurszaken betreffende de raadpleging van de bevolkingsregisters voor interne doeleinden.