De kosten voor het optreden van de Antwerpse stadstrommelaars worden geraamd op 446,00 EUR. Deze worden uitbetaald door de vzw Promotie stad Antwerpen.
Voor het voorzien van een hulppost werd offerte gevraagd bij Falck Ambuce N.V., het Rode Kruis en het Vlaamse Kruis. Falck Ambuce N.V. zond de meest voordelige offerte in (1.192,00 EUR).
Voor het voorzien van doventolken wordt een beroep gedaan op vzw SignUp. Zij zijn een unieke leverancier (775,00 EUR).
Voor het plaatsen van lichtkranten werden offertes gevraagd aan de firma's Promobiel, Tekstkar bvba en Impressiveled. De bestelling werd geplaatst bij de firma Tekstkar bvba, zij bezorgde de gunstigste offerte (1.022,45 EUR).
Voor de kindermutsen werden er offertes gevraagd aan Special Things bvba, Rivanco en Result bvba. De firma Result bvba voldoet aan de gestelde eisen (4.000,01 EUR).
Voor het inhuren van de hostessen werden er offertes gevraagd aan Fashion - Hostess bvba, Hands4events, Agence C, The Frontline Company, AAA en Hostess select. De firma Fashion - Hostess bvba deed de gunstigste offerte (807,09 EUR).
In zitting van 22 mei 2013 (jaarnummer 00303) keurde de gemeenteraad de samenwerkingsovereenkomst met de VRT goed om de Sinterklaasintredes te organiseren van 2013 tot en met 2018.
In zitting van 5 juli 2013 (jaarnummer 06942) nam het college kennis van de vastlegging van de datum van de Sintintrede 2013.
Dit jaar komt de Sint op zaterdag 16 november 2013 aan in Antwerpen. Aangezien dit jaar het ponton niet kan gebruikt worden omwille van veiligheidsredenen, moet er dit jaar gezocht worden naar een geschikte aanmeerplaats voor de boot. Hierdoor wordt ook het scenario van de Sintintrede aangepast. De effectieve aankomst is voorzien om 13.50 uur.
Na aankomst van de boot wordt de Sint door middel van een schaarlift op het zuidelijkste wandelterras gehesen. Daarna wandelt de Sint via de helling van het zuiderterras richting Steenplein om uiteindelijk over het Steenplein zelf te wandelen. De officiële ontvangst en begroeting door de burgemeester gebeurt op het wandelterras. Hierna wordt de gebruikelijke stoet gevormd. De parade start naast het Steen en gaat over de Ernest Van Dijckkaai en Suikerrui naar de Grote Markt. Tot slot is er de speech op het balkon van het stadhuis.
Dit jaar is er een samenwerking tussen VRT/Ketnet en Antwerpen Europese Sporthoofdstad. Er worden door Hugo Matthysen 2 nieuwe 'sportpersonages', de 'sportivo's, in het scenario gecreëerd. Tijdens de intrede zullen er extra sportpieten aanwezig zijn. Zij zullen elk verschillende sportdisciplines beoefenen op het Steenplein, op het parcours en op de Grote Markt. Het Steen zal beklommen worden door acrobatische zwarte pieten.
Om de veiligheid van het publiek te waarborgen worden er extra trappen geplaatst over de waterkeringsmuur. Om het publiek zo goed mogelijk te informeren wordt de weg van het Steenplein naar de Grote Markt aangeduid door pijlen en infoborden. Deze route zal zowel op de website van VRT als van de stad Antwerpen vermeld worden.
Op de Grote Markt wordt een scherm geplaatst om iedereen de mogelijkheid te bieden de aankomst van de Sint goed te volgen. Er staat eveneens een podium waar de kinderen reeds vanaf 13.00 uur kunnen genieten van een optreden van de KetnetBand. De beelden op de Grote Markt zijn zonder geluid aangezien op dat moment de KetnetBand daar optreedt. Er zullen ook 2 tolken Vlaamse gebarentaal aanwezig zijn op de Grote Markt die instaan voor een simultane vertaling van zowel de liedjes van de KetnetBand als van de speech van de Sint.
Programma:
| uur | programma |
| 13.00 uur | de wachtende kinderen genieten van een optreden van de KetnetBand op de Grote Markt |
| 13.35 uur | start van de live uitzending |
| 13.50 uur | aankomst van de Sint per boot aan het Steenplein en vorming van de Sinterklaasstoet |
| 14.05 uur | de stoet vertrekt over de Suikerrui naar de Grote Markt |
| 14.45 uur | aankomst op de Grote Markt en begroeting van op het balkon van het stadhuis |
| 15.00 uur | einde van de live uitzending |
De intrede van de Sint wordt op zaterdag 16 november 2013 live uitgezonden op één vanaf 13.35 uur. Er zijn herhaling uitzendingen op zaterdag 17, zondag 18 en woensdag 21 november 2012, deze laatste uitzending wordt getolkt voor doven en slechthorenden.
Een volledig veiligheidsdossier wordt opgesteld door de firma To B-Seen in overleg met politie en brandweer. VRT biedt aan een aantal genodigden na afloop van de Sintintrede een receptie aan in het stadhuis. De verdeling van de kaarten die voor de stad Antwerpen ter beschikking worden gesteld, gebeurt via de wedstrijdlijn.
De stad Antwerpen verleent haar medewerking door :
Verkeersmaatregelen
Parkeerverbod:
Algemeen rijverbod:
Ondernemen & Stadsmarketing/evenementen & film ondersteunt de organisatie van de Sinterklaasintrede. Het evenement heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een grote uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen. Het is ondertussen een vaste waarde op de Antwerpse evenementenkalender geworden en bracht de voorbije jaren telkens meer dan 15.000 bezoekers (gezinnen met jonge kinderen) naar Antwerpen. Het was telkens weer een kwalitatief sterk, familie-gericht evenement. Door dit evenement en zijn rechtstreekse uitzending is onze stad ondertussen alom gelinkt aan de jaarlijkse intrede van Sinterklaas. De uitzending heeft een breed bereik en brengt gedurende 2 uur het historisch hart van de stad Antwerpen op een heel mooie en gezinsvriendelijke manier op de buis.
Op 26 april 2010 (jaarnummer 504) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
In toepassing van artikel 7,5 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 14 december 2009 (jaarnummer 2125) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluitvan 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Gunstig mits voorwaarden. Het advies van dierenwelzijn dient integraal te worden opgenomen in het collegebesluit.
De stedelijke dienst dierenwelzijn heeft kennis genomen van het evenement ‘Sintintrede 2013’ dat plaatsvindt op 16 november 2013 in Antwerpen en verleent positief advies op voorwaarde dat volgende richtlijnen strikt worden nageleefd:
• De koetsier moet volgende documenten bij zich hebben tijdens het evenement: een bewijs dat de burgerlijke aansprakelijkheid van de exploitant en de koetsiers gedekt zijn tijdens het evenement, een kopie van het paspoort en een gezondheidsattest van de in te zetten paarden. Dit attest moet afgeleverd worden door een dierenarts en mag maximum 1 maand oud zijn. Het attest moet volgende gegevens bevatten: de paarden verkeren in goede gezondheid, de paarden zijn vrij van parasieten of hebben recent een antiparasitaire behandeling ondergaan, de paarden zijn gevaccineerd tegen griep en zijn geschikt om te worden ingezet.
• De paarden moeten volgende verzorging krijgen: 10 minuten rust na een werktijd van 60 minuten, de paarden moeten tijdens de rust voldoende beschermd zijn tegen extreme weersomstandigheden en moeten voldoende drinkwater krijgen.
• De aanwezige dieren worden niet blootgesteld aan luide muziek of ander lawaai.
• De aanwezige dieren worden na het evenement terug gebracht naar hun vertrouwde omgeving.
• De organisator zorgt zelf voor het verwijderen van uitwerpselen van de paarden en eventueel ander afval tijdens de gehele rondrit.
• De organisator zorgt ervoor dat de veiligheid en het welzijn van de aanwezige dieren niet in het gevaar komt. .
• Geblokstaarte paarden mogen niet ingezet worden.
Indien aan bovenvermelde verplichtingen niet wordt voldaan of een inbreuk wordt vastgesteld op het vlak van dierenwelzijn, behoudt de stad Antwerpen zich het recht voor de vergunning in te trekken.
Het dossier werd besproken op het overleg van 15 oktober 2013. De organisator dient de opgelegde voorwaarden na te leven.
De locaties liggen buiten de bevoegdheid van het Havenbedrijf. Belangrijk: het ponton aan het Steenplein is buiten dienst voor alle scheepvaart en publiek voor onbepaalde duur.
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
• er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
• alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;
• alle eventuele schade wordt vergoed.
Stadsreiniging kuist de site / parcours na het evenement op. Verdere afspraken worden gemaakt met organisatie.
PARKING CRUISETERMINAL: de organisatie dient steeds een doorgang te voorzien zodat autocars, hulpdiensten en andere bevoegde personen de kaaizone kunnen bereiken. Als de voorkaai (5m-zone langsheen de kaaimuur) gebruikt wordt, dan moet het Gemeentelijk Havenbedrijf toelating geven. In het belang van de veiligheid van de deelnemers zal die met hekkens afgesloten moeten worden. Het is verboden om te parkeren of te leveren op de houten hellingen aan de ingang van de cruiseterminal. Alle schade aan het gebouw van de cruiseterminal en aan de parking zal verhaald worden op de organisatie. De opkuis dient onmiddellijk en grondig te gebeuren aangezien dit een toeristische kernzone is en op 17 november om 08.00 uur het cruiseschip Boudicca verwacht wordt.Tijdens het evenement dient de organisatie toezicht te houden om beschadigingen aan de openbare weg en/of private eigendommen te voorkomen.
De organisatie dient rekening te houden met het feit dat de manifestatie wordt georganiseerd in een zone waar overstromingsgevaar bestaat, de organisatie kan geen enkele schadevergoeding eisen bij een eventuele overstroming.
Indien de parking van de cruiseterminal wordt gebruikt dan dient de organisatie Flandria (uitbater van de cruiseterminal) op de hoogte te brengen van het evenement via info@flandria.nu.
Indien de parking van de cruiseterminal wordt gebruikt dan dient de organisatie steeds afspraken te maken om voldoende doorgang te voorzien voor de gebruikers van de bagageruimte van de cruiseterminal: Het Werkend Trekpaard (werkendtrekpaard@telenet.be) en Touristram (verhuur@touristram.be).
STEENPLEIN: de organisator dient Flandria op de hoogte te brengen van het evenement en de nodige afspraken te maken zodat hun werking niet gehinderd wordt. De beide toegangen naar het ponton dienen vrijgehouden te worden zodat de passagiers vlot de rondvaartboten kunnen bereiken.
GROTE MARKT: de zichtbaarheid van het toeristisch informatiebord vanop de Grote Markt moet verzekerd blijven.
De ingang van de toerismebalie moet gevrijwaard worden en vermijd installaties (kraampjes, containers,...) ter hoogte van Grote Markt 13. Geen containers plaatsen in de Wisselstraat tot aan huisnummer 11. De organisator dient in contact te treden met de volgende partijen Trolley/Touristram: verhuur@touristram.be, Paardentram: werkendtrekpaard@telenet.be, koetsen Vervoort: info@koetsen-vervoort.be, koets mischa: micha.nizovets@skynet.be
Alternatieve standplaatsen zijn er op het Steenplein, Suikerrui of Kaasrui (afhankelijk van het evenement en opstelling van de Grote Markt). Er wordt wel een inspanning van de organisator gevraagd om constructief tot een alternatief te komen met deze partijen, zeker wanneer niet de hele markt nodig is voor het evenement.
Gelieve tijdig de horeca op de Suikerrui te informeren over dit event en over de opstelling van hun terrassen.
Het dossier werd besproken op de adviesgroep evenementen veiligheid van 15 oktober 2013. Er wordt verder overleg gepleegd tussen de veiligheidsdiensten en de organisatie. De organisatie dient de opgelegde veiligeheidsvoorwaarden na te leven.
Op basis van het order B305193 van 18 oktober 2013.
Het college keurt de effectieve organisatie van de Sintintrede, zoals hierboven beschreven, op 16 november 2013 in Antwerpen goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven. De organisatie dient daarenboven nog een gunstig advies te bekomen van de brandweer en dient daarbij ook de voorwaarden die nog gesteld zullen worden door de brandweer na te leven. Deze maken integraal deel uit van deze goedkeuring.
Het college keurt de deelname van de Antwerpse stadstrommelaars aan de Sintintrede goed.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| PO/BOF | voor het leveren en plaatsen van de gevraagde materialen volgens dossier B305193 |
| LP/OO/EV | parkeer- en verkeersvrij houden van de straten op het parcours zoals hierboven beschreven en toezicht houden tijdens het evenement. |
| SB/GB | ter beschikking stellen van 2 chauffeurs voor het besturen van de tractors. |
De financieel beheerder verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
|
vzw SignUp en Co. |
775,00 EUR
|
Budgetplaats: 5182500000 |
4005080824 |
|
Falck Benelux N.V. |
1.192,00 EUR |
Budgetplaats: 5182500000 |
4005081300 |
|
Tekstkar bvba |
1.022,45 EUR |
Budgetplaats: 5182500000 |
4005081298 |
|
Fashion Hostess bvba |
807,09 EUR |
Budgetplaats: 5182500000 |
4005080929 |
|
Result ebvba |
4.000,01 EUR |
Budgetplaats: 5182500000 |
4005080195 |