2013_CBS_11279 - WK 2014 - Algemeen concept voor supportersdorpen, grote schermen en evenemententerrassen. - Goedkeuring

Door de uitstekende resultaten van de Rode Duivels en de kwalificatie voor het WK voetbal in 2014 ontstaan er in de stad Antwerpen steeds meer initiatieven, ideeën en vragen om tijdens de periode van het WK (12 juni 2014 tot en met 13 juli 2014) iets te organiseren in de stad en haar verschillende districten.

De stad Antwerpen juicht de vele ideeën en initiatieven van lokale horeca-handelaars om in hun zaak tv-schermen te plaatsen toe en wil zeker de mogelijkheden creëren om op deze manier het WK mee te doen beleven in de verschillende Antwerpse zaken. Het is wel wenselijk om hierrond in samenwerking met horeca-management een éénduidig kader te creëren, zodat de afspraken hieromtrent voor alle horecazaken in de hele stad dezelfde zijn.

Tegelijkertijd wil de stad Antwerpen vermijden dat er een wildgroei ontstaat van grote tv-schermen en WK-dorpen. Teveel gelijkaardige initiatieven zijn niet alleen destructief voor elkaars succes en kwaliteit, maar scheppen vooral ook een veiligheidssituatie die niet beheersbaar is voor de lokale veiligheidsdiensten.

Daarom hebben het evenemententeam van de bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing, vzw Antwerpen Sportstad en de lokale politie/openbare orde/evenementen samen een kader uitgewerkt voor een maximale beleving van het WK in de stad Antwerpen die samen kan gaan met een beheersing van de veiligheidssituatie.

Schermen op terrassen van horecazaken

De stad Antwerpen wil horeca-ondernemers de kans geven een tv-scherm te plaatsen op hun vergund terras om hun bezoekers de kans te geven om de matchen mee te volgen. Het is daarbij van belang dat de beleving proportioneel blijft en gefocust op de beleving van de matchen van het WK. Daarom:

• horeca-ondernemers zullen gevraagd worden om voorafgaand een “melding” te doen bij de stad, wanneer zij een tv-scherm zullen plaatsen op hun vergund terras. Zo weten de veiligheidsdiensten waar het WK kan gevolgd worden. De melding volstaat, er dient geen evenementenaanvraag te worden ingevuld;

• het scherm en het geluidsniveau dienen proportioneel te zijn in functie van de grootte van het terras. Het tv-scherm richt zich op de gebruikers van het terras. Er mag geen overlast ontstaan voor naburige panden of handelszaken;

• het is niet de bedoeling dat de terrassen uitgebreid worden, de vertoning wordt beperkt tot het bestaande vergund terras;

• de uitzending wordt beperkt tot de matchen. De duurtijd van de vertoning start ten vroegste een half uur voor de match en duurt tot een half uur na de match.

Grote schermen en WK dorpen

Het is de bedoeling om zoveel mogelijk Antwerpenaren mee laten genieten van de unieke sfeer van het wereldkampioenschap voetbal. Het samenkomen op de Antwerpse pleinen om deze matchen samen te beleven, versterkt bovendien de samenhorigheid in de stad en zorgt ook voor heel wat extra bezoekers voor de plaatselijke horeca- en handelszaken. Tegelijkertijd houdt elk voetbalevenement een bepaald veiligheidsrisico in. De stad wil een beleving bieden voor jong en oud, voor families en individuen. Het is dan ook van groot belang dat deze evenementen beheersbaar blijven voor de veiligheidsdiensten. Deze evenementen zorgen ook steeds voor een grote hoeveelheid afval, ook dit dient beheersbaar te blijven.

De lokale politie geeft aan dat, indien aan een reeks veiligheids- en kwaliteitscriteria wordt voldaan, er ruimte is voor maximaal 10 simultane grote WK-schermen in de stad. De bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing, evenementen en film en vzw Antwerpen Sportstad willen in eerste instantie elk van de districten de mogelijkheid geven een lokaal initiatief uit te werken met de partners die door het district gekozen worden of zich lokaal aanbieden. Indien de initiatieven niet worden uitgewerkt door of samen met de betrokken districten, worden de overblijvende mogelijkheden aangeboden aan private initiatieven. Aan elk van de districten wordt gevraagd voor 15 december 2013 te kennen te geven of men een lokaal initiatief wil organiseren of ondersteunen.

De volgende ondersteuning wordt geboden:

• “Samenhuur” van de schermen
  
  Vzw Antwerpen Sportstad stelt voor om 1 gezamenlijke aanbesteding te organiseren voor de huur van de grote schermen voor de volledige periode van het WK, voor die districten die daarin geïnteresseerd zijn. Op deze manier kunnen wellicht voordelige tarieven worden onderhandeld. De districten zijn wel verantwoordelijk voor het betalen van de schermen en de organisatie of ondersteuning van de lokale projecten.
  

• Logistieke ondersteuning
  
  Elk van de lokale projecten kan rekenen op een vast “pakket” logistieke ondersteuning, bij de organisatie of ondersteuning van deze evenementen. Dit pakket zal bestaan uit elektriciteitsaansluitingen en een vast pakket van nadars, herashekken, enzovoort, dat voor alle organisaties hetzelfde is. De plaatselijke organisatoren zullen ook zelf voor een belangrijk deel van de logistiek moeten instaan.

• Ondersteuning inzake properheid van het openbaar domein
  
  Indien aan de kwaliteits- en veiligheidsvoorwaarden wordt voldaan, levert de dienst stadsreiniging voldoende afvalcontainers voor op het terrein. De dienst stadsreiniging komt deze ook elke dag ledigen. De organisatoren zijn zelf verantwoordelijk voor het proper houden van het openbaar domein. Indien dit niet behoorlijk gebeurt, wordt de gevraagde waarborg (zie verder) aangesproken.
  

• Animatieve ondersteuning
  
  Het is de bedoeling om in elk dorp niet alleen voetbal te komen kijken maar ook voetbal te beleven. Dit kan door voor de nodige omkadering te zorgen. Bijvoorbeeld: mini-tornooi, penalty trappen, spelconsoles, interactieve voetbalmuur, snelheidsmeter, kicker, voetbaltentoonstelling, schminken, nagellak, … Vzw Antwerpen Sportstad wil een overkoepelende animatieronde op poten zetten waarmee de verschillende districten worden aangedaan en tijdens dewelke bepaalde elementen van de hierboven genoemde opsomming aan bod komen. Vanzelfsprekend gebeurt dit alles in nauw overleg met de verschillende districten. Antwerpen Sportstad trekt hier ook een budget voor uit.
  

• Communicatieve ondersteuning
  
  De stad Antwerpen zal de (maximaal) 10 initiatieven samen in de kijker zetten, via de verschillende beschikbare communicatiekanalen; met name het digitaal platform, het seniorenmagazine, de sociale media en de pers.
  
  Op elk van de sites komen een week voor het WK enkele breugelbakken die het evenement aankondigen en het ganse WK blijven staan.
  
  Voor al deze initiatieven geldt een koepel van kwaliteits- en veiligheidsvoorwaarden. Zo wordt gezorgd voor een professionele en veilige organisatie en een maximale beleving voor iedereen. Concreet worden volgende zaken verwacht van de organisatoren:

• De lokale organisatie neemt de volle verantwoordelijkheid voor het evenement op zich en legt het bewijs voor dat zij op het vlak van burgerlijke aansprakelijkheid hiervoor voldoende verzekerd is.

• De organisatie dient een evenementenaanvraag in. Deze evenementenaanvragen worden centraal behandeld bij het evenemententeam van ondernemen en stadsmarketing. De algemene voorwaarden inzake evenementen zijn standaard van toepassing.

• De organisatie zorgt voor een omheinde evenementensite (herashekken met doeken)

• De evenementensite binnen de herashekken is volledig glasvrij. Ook eigen drank, scherpe voorwerpen en open vuur, vuurwerk of Bengaals vuur zijn verboden binnen de site. Aan de ingangen van de site wordt dit duidelijk gecommuniceerd.

• De evenementensite heeft enkele duidelijke ingangen. Lokale politie zal op basis van de kalender een reeks van “risico-matchen” definiëren. Tijdens deze risico-matchen zorgt de organisatie voor een systematische controle aan de ingang van de site waarbij bezoekers worden gecontroleerd op het bezit van de hier boven opgesomde verboden voorwerpen. Deze controle gebeurt door een erkende veiligheidsfirma.

• De organisatie zet stewards in op het terrein. Zij zijn volledig gebrieft inzake alle veiligheidsaspecten en bewaken de nooduitgangen. Op basis van de verwachte bezoekersaantallen zal lokale politie bepalen hoeveel stewards noodzakelijk zijn per site.

• De organisatie zorgt voor voldoende EHBO en toiletten. Op basis van het concrete evenementendossier zullen de concrete getallen hiervoor gedefinieerd worden.

• Alle nodige voorziening (catering en toiletten) worden voorzien binnen de site. De plaatselijke horeca wordt via de lokale handelsverenigingen eerst aangesproken voor het verzorgen van de catering binnen de site. Enkel indien zij hier niet kunnen of willen op ingaan, wordt met externe cateraars gewerkt.

• De organisatie voorziet de mogelijkheid om naast het scherm mobiele camera’s te plaatsen van de lokale politie. Hiertoe worden voldoende hoge palen voorzien en elektriciteitsaansluiting.

• De plaatselijke organisatie is zelf verantwoordelijk voor de opkuis van het terrein. Voor de toelating van het evenement, zal hiertoe aan de organisatie een waarborg worden gevraagd door de dienst stadsreiniging. De organisatie zorgt ervoor dat het terrein elke dag wordt opgekuist, ofwel via eigen personeel of vrijwilligers, ofwel via een contract met een reinigingsbedrijf.
  Stadsreiniging zorgt voor een dagelijkse lediging van alle aanwezige afvalcontainers. Het algemeen reglement dat de gebruiksvoorwaarden en de kostprijs van deze containers regelt, is hierbij van toepassing. Organisaties die een plan voorleggen dat leidt tot een substantiële reductie van het afval op de evenementensite (bijvoorbeeld door gebruik van herbruikbare bekers) kunnen een vrijstelling of reductie van deze kostprijs krijgen.
  

• Voor elk evenement zullen geluidsnormen gelden, die een essentieel deel zullen uitmaken van de toelating. Deze geluidsnormen zullen rekening houden met:

• het uur van de uitzending – heel wat WK matchen vinden ’s avonds na 22.00 uur of zelfs ’s nachts plaats;

• de omgeving waar het tv-scherm staat;

• het verwachte aantal bezoekers.

• De plaatselijke organisatie vraagt een licentie voor “public viewing” aan bij de F.I.F.A.

• Het voetbalevenement start ten vroegste 2 uur voor de eerste match en eindigt ten laatste 1 uur na de laatste match. Deze uren kunnen nog verder verfijnd worden in functie van de concrete uren van de matchen. De animatie die rond het voetbalevenement wordt georganiseerd, mag er niet toe leiden dat er éxtra politietoezicht nodig is.
  

• Mogelijke extra “samenaankopen”
  Alle organisaties hebben nood aan herashekken, toiletten, security en eventueel een opkuisfirma. Ze kunnen zelf instaan voor deze zaken, of zich aanbieden voor een gezamenlijke offerte-aanvraag die vanuit de centrale evenementencel of vzw Antwerpen Sporstad kan gedaan worden. De organisatoren hebben daarin zelf de vrije keuze, zij staan echter steeds in voor de uiteindelijke betaling van deze producten of diensten.