2013_CBS_11042 - Gemeenschappelijk financieel platform (GFP). Bestelbons - Normale bestellingen op investeringsbudget voor een bedrag tot en met 5.500,00 EUR zonder btw per bestelbon. Lijst bestelbons. - Goedkeuring

Artikel 57 §3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Op 21 augustus 1997 (jaarnummer 11150) gaf het college aan de centrale aankoopdienst toelating om bestellingen tussen 200.000 BEF tot 800.000 BEF op de gewone dienst en bestellingen op de buitengewone dienst onder 200.000 BEF gebundeld per wekelijkse lijst door het college te laten goedkeuren.
Op 26 januari 2011 (jaarnummer 28) keurde het managementteam goed dat de collegebesluiten met lijsten met normale bestellingen of raambestellingen op het exploitatiebudget groter dan 5.500,00 EUR en kleiner dan 22.000,00 EUR en op het investeringsbudget kleiner dan 5.500,00 EUR, met uitzondering van correctiebestellingen, voortaan door de bestellende bedrijfseenheden en diensten worden opgemaakt en ter goedkeuring aan het college worden voorgelegd.
De bedrijven en diensten van de stad zijn sturend voor het volledige proces van de opvolging en goedkeuring van de bestellingen via de contracten. Indien een bestelling via een gekend contract in GFP aanleiding geeft tot het aanmaken van een collegebesluit ter goedkeuring, zal dit ook door het bestellende bedrijf of de bestellende dienst dienen te gebeuren. Enkel wanneer een bestek moet opgemaakt worden, komt de gemeenschappelijke aankoopcentrale tussen.

Dienstnota “Bestellen en betalen binnen de stad” bepaalt dat voor normale bestellingen tot en met 5.500,00 EUR exclusief btw op het investeringsbudget de betreffende bestelbons - met uitzondering van correctiebestellingen - op lijst mogen worden verzameld door de bedrijven of diensten. Het college keurt als budgethouder deze lijsten goed.

Het is een wettelijke verplichting om de stoep sneeuw- en ijzelvrij te houden. Daarnaast hebben we als stad ook een voorbeeldfunctie.

Voor Den Bell neemt de facilitaire dienst deze opdracht op. Zij volgen de stadsbrede richtlijn: ruimen en strooien tussen 8 en 14 uur bij wintertype rood waarbij:

• prioriteit 1 (wettelijke verplichting) gaat naar openbaar domein (stoep), doorgangen voor prioritaire voertuigen, toegangen in het weekend toegankelijk voor burgers/bezoekers en;
• Prioriteit 2 naar personeelsingangen, toegangswegen tijdens kantooruren, parking. Voor Den Bell gaat dit om ongeveer 1000 tot 1500m².

In de winter 2012-2013 is er vijf dagen sneeuw en ijsvrij gehouden. Sommige van deze dagen werd meermaals de hele rondgang gemaakt. Een paar maal is ook preventief gestrooid. Per volledige beurt wordt ongeveer 120 kg zout gebruikt. Eén totale beurt komt neer op ongeveer 8 werkuren (afhankelijk van aard van de sneeuwconditie). Veelvuldig zout strooien is schadelijk voor milieu en infrastructuur (straatmeubilair, kolken maar ook ramen, hekken, deuren…). De loonkost van het ruimen zelf is niet onaanzienlijk. Op sluitingsdagen wordt ruimen volgens prioriteit 1 opgenomen door de bewakingsfirma. Het buitenwerk in winterse condities kent een zekere fysieke belasting en wordt mee opgenomen door alle medewerkers. Vanuit hun reguliere job hebben zij niet allemaal de juiste uitrusting ter beschikking. Het gestrooide zout zorgt ook voor extra poetswerk in het gebouw.

Er bestaan op de markt veegapparaten die mee kunnen helpen om het sneeuwruimen met mechanische hulp uit te voeren. Hierbij wordt de sneeuw opzij geveegd. Dit heeft een directer resultaat en vergt minder zout. Zulke apparaten worden nu al ingezet bij de lokale politie (Oudaan) en aan het districtshuis Hoboken. Om zoutver- en gebruik te reduceren en de personeelsinzet onder controle te houden wordt, gezien de te ruimen oppervlakte, een apparaat aangekocht. Dit kan ook ingezet worden bij onkruidbestrijding en vegen van het plein (steentjs uit plantvakken). Om geen brandstof te moeten opslaan, mechanisch onderhoud te moeten organiseren en om lawaaihinder te voorkomen is geopteerd voor een elektrisch apparaat (piloot/ test). De aankoopprocedure en ervaring wordt gedeeld met andere grote sites als MAS en MaWi, de aankoopcentrale en klantbegeleiding binnen de bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud.

Met dit besluit keurt het college bestelbon 4005081649 goed voor de aankoop van een sneeuwruimmachine voor het gebouw Den Bell.