2013_CBS_11021 - Bestek GAC/2013/1450. Raamcontract voor het onderhouden, herstellen, leveren en plaatsen van zonwering, vliegenramen, rolluiken, poorten, deuren en slagbomen. - Gunning - perceel 2 : poorten - perceel 1 : zonwering - onderhandelingsprocedure met bekendmaking - GAC/2013/2162 - Goedkeuring

Artikel 57 § 3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Voor het raamcontract leveren, plaatsen, herstellen, vervangen en onderhouden van bestaande installaties :
perceel 1 : binnen- en buitenzonweringen, vliegenramen en rolluiken 
perceel 2 : leveren, plaatsen, herstellen, vervangen en onderhouden van poorten, buiten- en binnendeuren en slagbomen/barelen werd een onderhandelingsprocedure met bekendmaking uitgeschreven GAC/2013/1450.

Volgende firma's werden geselecteerd voor de tweede fase :

- Bernardon M. bvba, Rode Kruisstraat 55, 2200 Herentals

- Assa Abloy Entrance Systems Belux, Gontrode Heirweg 192, 9090 Melle.

Op 10 september 2013 om 10.30 uur diende de volgende firma een offerte in voor perceel 2 :

• Assa Abloy Entrance Systems Belux, Gontrode Heirweg 192, 9090 Melle, met ondernemingsnummer BE 0408.352.281

De offerte van de firma Bernardon kan niet aanvaard worden aangezien ze laattijdig werd ingediend.

Inzake de kwalitatieve selectie werd volgende inschrijver uitgesloten:

• Bernardon M bvba : wegens laattijdig indienen van de offerte

De offerte van de firma Assa Abloy Entrance Systems Belux werd door de gemeenschappelijke aankoopcentrale administratief nagezien. De offerte van deze inschrijver voor perceel 2 werd regelmatig bevonden.

Samenvatting administratief nazicht (vereisten waaraan de offertes moeten voldoen)

 ¹ Ondertekend

² Offerte tijdig ingediend

 Technisch nazicht van de offertes

 Geen opmerkingen.

De Gemeenschappelijke Aankoopcentrale onderhandelde op 24 september, 2 oktober en 11 oktober 2013 met de firma Assa Abloy.

Deze onderhandelingen resulteerden in afspraken en prijszettingen als volgt :

- gedetailleerde prijsopgave per type poort met nieuwe prijszetting voor de rolluiken

- preventief onderhoud :gedetailleerde opgave van de posten die binnen het preventief onderhoud verrekend worden en die geen aanleiding geven tot meerprijs.  Afspraak dat, tot een bedrag van 500,-€ per installatie (excl. btw en incl. kortingen), zonder voorafgaand akkoord onmiddellijk materiaal mag vervangen worden.

- bij prestaties binnen contract, de kortingen die, als commerciële tegemoetkoming, van toepassing zijn op de te vervangen/aangeleverde materialen.

- bij prestaties buiten contract, de kortingen die van toepassing zijn op de te vervangen/aangeleverde materialen.

- geen meerprijs voor herstellingen binnen contract die buiten de kantooruren vallen

- de herstellingen buiten contract en binnen de kantooruren :
werkuren : regieprijs van 55,78 €,
verplaatsingsvergoeding : 55,78 €.

- korting op hoogtewerker voor werken 'buiten contract' : 40%

- volumekorting : is gebaseerd op de som van volgende nieuw bestelde en geplaatste installaties : sectionaalpoorten, draaideuren, schuifdeuren, kantelpoorten, rolluiken, slagbomen, en bedraagt : van 20 k€ tot 50 k€ : 1% en van 50 k€ tot 100 k€ : 1,5%, meer dan 100 k€ : 2%  -  de volumekorting zal op de jaarlijkse vervaldag van het contract toegekend worden.

- kortingen zijn niet overdraagbaar bij vervreemding van de eigendom door Stad Antwerpen.

- het inzetten van 2 techniekers voor het preventief onderhoud zal geen aanleiding kunnen geven tot een meerprijs.

Op basis van de ingediende BAFO's werden volgende punten toegekend :

1. Gunningscriterium 1a : prijs van de korfproducten : 50/50
2. Gunningscriterium 1b : de aangeboden korting op niet-korfproducten en vervangingsmaterialen - prijslijst : 30/50
3. Gunningscriterium 1c : regieprijs (prijs per uur) : 20/20
4. Gunningscriterium 1d : voorgestelde prijsherzieningsformule : 10/10
5. Gunningscriterium 2 : plan van aanpak - dienstverlening : 48/50
6. Gunningscriterium 3 : het aangeboden gamma : 37/40
7. Gunningscriterium 4 : de wijze van leveren en leverings- plaatsings- en interventietermijn : 29/30
8. Gunningscriterium 5 : de beschikbaarheid van een cataloog en zijn gebruiksvriendelijkheid : 14/20
9. Gunningscriterium 6 : maatschappelijk verantwoord ondernemen - duurzaam aankopen : 14/20
10. Gunningscriterium 7 : waarborgtermijn op de uitgevoerde werken, herstellingen en vervangingen : 9/10

De regelmatige inschrijving worden ten gevolge van bovenstaande argumentatie als volgt definitief gerangschikt voor perceel 2 :

1. Firma Assa Abloy Entrance Systems Belux, Gontrode Heirweg 192, 9090 Melle

DEEL I: GUNNINGSWIJZE

In toepassing van artikel 26, §2 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, geschiedt de overheidsopdracht bij onderhandelingsprocedure met bekendmaking wanneer de aanbestedende overheid meerdere aannemers raadpleegt en over de voorwaarden van de opdracht onderhandelt met één of meer van hen.

Voor perceel 1 : zonwering zal een nieuwe onderhandelingsprocedure met bekendmaking opgestart worden, omdat geen offerte werd ingediend.  Dit zal gebeuren op grond van artikel 26, §2 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten.

Keuze van de procedure - motivering onderhandelingsprocedure met bekendmaking

Het afsluiten van een contract met een aannemer voor het leveren en plaatsen van nieuwe installaties, en het herstellen, vervangen en onderhouden van bestaande installatie met betrekking tot zonnewering, vliegenramen, rolluiken, is een contract met heel wat maatwerk, gelet op de verschillende klanten, de verschillende merken van producten, het behouden van de operationaliteit van de diensten en de opportuniteiten naar het innovatief aanbesteden.

In de huidige setting zijn er verschillende merken van goederen elk met hun specifieke kenmerken, maar zijn er ook verschillende soorten diensten elk met hun eigen eisen naar operationaliteit en continuïteit.

Voor dit dossier zijn er verschillende elementen die een rol spelen in de prijssetting en het niveau van dienstverlening. We moeten hierbij rekening houden met de diversiteit aan klanten, hun specifieke bekommernissen, de operationaliteit van elk van deze klanten. Om een juiste verhouding te krijgen tussen de dienstverlening en de geoffreerde prijs is het aangewezen om samen met de inschrijver(s) naar de juiste optimalisatie te zoeken.

De complexiteit van dit dossier is gelegen in het feit dat we nu één leverancier zoeken voor het uitvoeren van een totaalconcept, terwijl we vroeger voor elk verschillend merk een aparte leverancier hadden. Elk merk van materiaal heeft zijn eigen kenmerken en we wensen af te toetsen hoe ver de verschillende leveranciers willen gaan om alles uit te voeren binnen een complex geheel. Vragen als invullen van verantwoordelijkheden, aansprakelijkheden, het meedenken hoe we efficiënter kunnen omgaan met de herstellingen en het onderhoud, kan enkel via een onderhandelingsprocedure.

Verder wenst de Stad Antwerpen een aantal items in dit dossier te bundelen in een totaalconcept in plaats van het uitschrijven van verschillende prijsvragen. Het bundelen naar een totaalconcept kan enkele optimaal verlopen indien we met de inschrijvers kunnen onderhandelen.

Verder heeft elke firma zijn eigen onderhoudscontracten met hun bijhorende prijs. Om te voorkomen dat deze contracten, bij te grote verschillen, niet te vergelijken zijn, is een onderhandelingsprocedure aangewezen.

Via een onderhandelingsprocedure met bekendmaking kunnen we streven naar optimalisatie, standaardisatie, op maat van de klant en kunnen we de systemen van de aannemer optimaal afstemmen met de werkwijze /systemen die word(en)t gehanteerd door de Stad Antwerpen.

Verder wenst de aanbestedende overheid op een innovatieve wijze aan te besteden. Dit betekent dat we in het bestek ook aandacht willen hebben voor het gebruik van innovatieve processen en producten. Dit om maatschappelijke problemen mee te helpen oplossen (milieuproblematiek, CO2 voetafdruk, …), uitdagingen aan te pakken en de dienstverlening te verbeteren. We wensen te komen tot een performante dienstverlening in de ruime betekenis van het woord. Deze innovatieve wijze van aanbesteden kan er enkel komen als er een win-win samenwerking tot stand komt tussen de aanbestedende overheid en de aannemer. Het bepalen van de optimale samenwerking tussen de overheid en de leverancier kan je enkel bekomen door te onderhandelen en samen op zoek te gaan naar de ideale match van de processen en procedures van beide organisaties. Via het innovatief aanbesteden willen we ook zoeken naar oplossingen waarmee we een efficiëntieverhoging kunnen bekomen.