2013_CBS_12042 - Sportevenementen 2013 - Veldrijden. Scheldecross. Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

Dit besluit heeft voor de stad geen financiële gevolgen. 

De toelage waarvan sprake in dit besluit wordt betaald door vzw Antwerpen Sportstad.

Het evenementenbureau Golazo vraagt voor de editie 2013 van de Scheldecross de toelating van de stad Antwerpen om op zaterdag 7 december 2013 deze veldrit te mogen organiseren en vraagt tevens logistieke en financiële ondersteuning.

De Scheldecross ontvangt van de vzw Antwerpen Sportstad een toelage van 20.000,00 EUR.

Het parcours van ongeveer 3,5 kilometer start op de Kastanjedreef richting Gloriantlaan en loopt langs de wandeldijk naar het Sint-Annastrand om vervolgens via de Kastanjedreef, over de ligweide opnieuw op de Kastanjedreef te arriveren.  

Het programma op zaterdag 7 december 2013 ziet er als volgt uit:

• 10.00 uur: Jeugdinitiatie;
• 11.00 uur: Nieuwelingen;
• 12.00 uur: Juniores;
• 13.45 uur: Elite Dames;
• 15.00 uur: Elite mannen en Beloften mannen.

De wedstrijd van 15.00 uur wordt live uitgezonden op televisiezender VIER.

Er worden een aantal parkeerzones gecreëerd in de onmiddellijke omgeving van het parcours zodat de verkeersdruk op de buurt tot een minimum beperkt blijft.

Met rederij Flandria werd geregeld dat er een gratis pendeldienst wordt voorzien tussen de aanlegsteiger aan de cruiseterminal op rechteroever en de aanlegsteiger aan het Sint-Annastrand op linkeroever.

De organisatie voorziet tevens voldoende signalisatie op de belangrijkste invalswegen, niet alleen voor de toeschouwers maar ook voor de renners, officials en de pers.

De organisatie vraagt concreet aan de stad Antwerpen:

• goedkeuring van het parcours;
• gratis gebruik van de ligweide (deel van het parcours) van zwembad De Molen en gratis gebruik van de parking;
• verwijderen van de nodige afsluitingshekken van zwembad De Molen (zodat de renners over de ligweide kunnen fietsen);
• logistieke ondersteuning van de bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud/bijzondere opdrachten en feestmateriaal:
• inzet van de bedrijfseenheid stadsontwikkeling/beheer en onderhoud/midden wegen 1 voor het tijdelijk verwijderen van een aantal paaltjes, hekken, banken en vuilnisbakken (voor veiligheid renners en parcours);
• inzet van de bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing voor het verspreiden van bewonersbrief, bekendmaking van het evenement via de stedelijke communicatiekanalen en verspreiden van affiches en flyers in de stedelijke instellingen;
• inzet van de lokale politie voor de noodzakelijke straatafsluitingen, politiebewaking en politiebegeleiding, het ter beschikking stellen van de gevraagde parkings zoals opgenomen in het advies van de politie en de melding aan horeca Wandeldijk dat terrasuitbreiding of plaatsen van extra togen of kraampjes op de dag van het evenement niet toegestaan is. Dit wordt gecontroleerd op de dag van het evenement;
• inzet van de bedrijfseenheid stads- en buurtonderhoud/stadsreiniging voor het reinigen van de organisatiesite voor het evenement (Wandeldijk, start- en aankomstzone Kastanjedreef, grasweide Kastanjedreef, Thonetlaan, Gloriantlaan), controle van het terrein (en mogelijke opkuis) na het evenement (eigenlijke opkuis is voor de organisator), het gratis ter beschikking stellen van de nodige vuilniscontainers; en de mogelijke inzet van een strooidienst;
• afvaardiging van de burgemeester en/of de schepen voor sport voor de prijsuitreiking op zaterdag 7 december 2013 rond 16.15 uur.

De plaatselijke horeca werd ingelicht over het evenement middels een directe mailing. 

De Scheldecross is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie- en mediawaarde.

Bovendien krijgt de stad Antwerpen, in ruil voor de ondersteuning, een uitgebreide return:

• opname van het logo van de stad Antwerpen in alle publicaties en communicatie;
• opname van het logo en link (naar www.antwerpen.be) op de officiële website;
• gratis vip- en publiektickets;
• rolschermen in VIP;
• de nodige zichtbaarheid op het terrein (publiboog, spandoeken, promotiestand, vlaggen, beachflags, ...).

Het project kadert in het bestuursakkoord en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid  cultuur, sport, jeugd en onderwijs. De vzw Antwerpen Sportstad wil deze aantrekkelijke sportvorm actief promoten. De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De organisatie is verantwoordelijk voor de bewaking van deze constructies en materialen. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 7 december 2013, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• maximum één maand na het evenement, de financiële afrekening bezorgt met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 3 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (gemeenteraadszitting van 14 december 2009, jaarnummer 2103) geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 4 van het 'Retributiereglement voor tijdelijke terbeschikkingstelling en occasionele innamen van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties' (gemeenteraadsbeslissing van 14 december 2009, jaarnummer 2125) geen retributierecht aangerekend te worden.

De nieuwe beheersovereenkomst 2011-2013 tussen de stad Antwerpen en vzw Antwerpen Sportstad, goedgekeurd door de gemeenteraad op 30 mei 2011 (jaarnummer 746) vermeldt in artikel 33: Ondersteuning bij manifestaties. In afwachting van stadsbrede afspraken zal de stad, in de mate van het mogelijke, bij sportevenementen ingericht of ondersteund door de vzw Antwerpen Sportstad, gratis medewerking verlenen voor onder andere ter beschikking stellen van sportinfrastructuur, veiligheid op de weg, ter beschikking stellen van feestmateriaal, aanvragen van de nodige vergunningen, het gebruik van canvassen, …. De gemeenteraad heeft zich aldus principieel akkoord verklaard met deze ondersteuning. De concrete uitwerking van deze ondersteuning in een samenwerkingsovereenkomst behoort tot de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen.

Het gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 26 april 2010 (jaarnummer 504).

Het collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afval bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).

Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.